Voltar ao mapaFatura eletrónica na Colômbia
A faturação eletrónica na Colômbia evoluiu significativamente desde a sua introdução em 1995, quando foi equiparada à fatura em papel como documento de venda. Em 2013, a Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) iniciou um projeto de massificação da fatura eletrónica, seguindo modelos implementados na América Latina, com o objetivo de facilitar a interoperabilidade entre contribuintes e reduzir a evasão fiscal.
Características da fatura eletrónica na Colômbia
Desde 2019, a fatura eletrónica é obrigatória para todas as empresas com presença no país. Nos últimos anos, a DIAN continuou a modernizar o sistema com a introdução de novos documentos obrigatórios e a evolução de outros processos.
Estas alterações incluem a inclusão da fatura eletrónica como Título de Valor com novos tipos de eventos e a implementação do documento eletrónico equivalente à Fatura Eletrónica de Venda, obrigatório para determinados setores desde 2023.
Obrigatoriedade
Desde 2019, a faturação eletrónica é um requisito obrigatório para todas as empresas colombianas. Isto implica que todas as faturas de venda devem ser geradas, validadas e autorizadas pela DIAN antes de serem emitidas ao cliente.
Qualquer empresa que opere no país deve qualificar-se como emissora de faturas eletrónicas para cumprir este regulamento.
Formato da fatura
O formato normalizado utilizado para a emissão de faturas eletrónicas na Colômbia é XML, baseado na UBL V2.1 (Universal Business Language), adotada pela DIAN.
Outros formatos normalizados relacionados com o processo de faturação são as notas de débito e de crédito através das quais são feitos ajustes às faturas emitidas; estes formatos XML também são obrigatórios.
Este formato permite que as empresas operem de forma mais eficiente e cumpram as normas de comércio eletrónico global.
Assinatura eletrónica
A assinatura eletrónica é um requisito obrigatório para a faturação eletrónica na Colômbia e garante a autenticidade e integridade do documento desde a sua emissão até ao seu armazenamento.
Como funciona a assinatura eletrónica na faturação eletrónica?
- É gerada a partir de um certificado digital emitido por uma autoridade de certificação certificada pelo Organismo Nacional de Certificação da Colômbia (ONAC, Organismo Nacional de Acreditación de Colombia).
- A assinatura eletrónica protege o documento contra alterações não autorizadas.
- Garante a validade jurídica e probatória da fatura eletrónica.
Os certificados digitais devem ser renovados periodicamente para manter a sua validade.
Armazenamento
O armazenamento de faturas eletrónicas na Colômbia é um requisito obrigatório tanto para os emissores como para os recetores, tal como estabelecido no Estatuto Fiscal da Colômbia. Este regulamento exige que as faturas sejam armazenadas durante o período estipulado pela DIAN, garantindo a sua disponibilidade para futuras auditorias ou verificações fiscais.
Para cumprir esta obrigação, as empresas devem assegurar que os seus documentos eletrónicos são armazenados de forma segura, em formatos que garantam a sua integridade e acessibilidade. A preservação destes ficheiros significa que devem ser mantidos protegidos contra modificações, alterações ou perda de informação. Além disso, é fundamental que o sistema de armazenamento permita a consulta e recuperação imediata das faturas, caso sejam exigidas pela autoridade fiscal.
O incumprimento destas disposições pode resultar em sanções financeiras e afetar a operacionalidade das empresas. Por isso, é aconselhável dispor de uma solução de armazenamento certificada que ofereça as garantias necessárias para a preservação dos documentos eletrónicos em ambientes seguros e em conformidade com a legislação em vigor.
Trâmites administrativos
Para operar como emissor de faturas eletrónicas na Colômbia, as empresas devem cumprir os seguintes procedimentos administrativos:
1. Registro e qualificação na DIAN: Processo obrigatório para todas as empresas
- Registrar-se no website da DIAN e obter a autorização como emissor de faturas eletrônicas.
- Obter a certificação como Prestador de Serviços Tecnológicos (PST) se atuar como fornecedor de soluções.
2. Atribuição de um identificador do software: Chave única para a geração de faturas eletrónicas
- Durante o processo de certificação, a DIAN atribui um identificador de software único.
A partir deste identificador, é gerado o “Código de Segurança do Software”, que é obrigatório em cada fatura eletrônica.
Controle fiscal
O controlo fiscal na faturação eletrónica na Colômbia é realizado através de um sistema de numeração consecutiva, atribuído pela DIAN após a autorização do contribuinte como emissor de faturas eletrónicas.
A DIAN outorga as categorias de numeração e a chave técnica de controlo. Com estes elementos, gera-se o Código Único de Fatura Eletrónica (CUFE).
É encriptado com um algoritmo SHA384, combinando dados da fatura com a chave técnica. O CUFE permite identificar cada fatura de forma única e garante a integridade da informação contida no documento.
Consultar as perguntas mais frequentes
A seguir, apresentamos algumas das perguntas mais frequentes sobre o sistema de faturação eletrónica em Colômbia.
O que é o código CUFE?
Este código permite identificar a fatura de forma unívoca e, além disso, assegurar a integridade da informação. O CUFE é encriptado com um algoritmo SHA384 e é formado por dados concatenados da fatura mais a chave técnica.
Onde se devem refletir os descontos em XML ou PDF?
O documento legal suportado é o XML, todas as informações nele contidas devem refletir exatamente a informação publicada na representação gráfica, o PDF da fatura.
Qual é o período de tempo máximo para que a DIAN aprove ou rejeite a fatura?
Com o novo modelo de validação prévia não se trata de tempos máximos. A DIAN deve responder em tempo real (modelo síncrono).
O que sucede à fatura de contingência?
A fatura de contingência continuará a existir e será utilizada perante problemas tecnológicos atribuíveis à Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales - DIAN ou a um fornecedor autorizado.
Quando o sujeito obrigado a faturar eletronicamente se deparar com inconvenientes de tipo tecnológico ou comercial que impeçam a emissão da fatura eletrónica, como deve faturar?
Nesses casos, o sujeito obrigado a faturar eletronicamente poderá emitir faturas e/ou documentos equivalentes utilizando, entre outros:
- Fatura de talões ou de papel.
- Fatura por computador.
- Recibo de máquina registadora P.O.S.
É necessário ter vigente a autorização de numeração de faturação do sistema utilizado. Superado o inconveniente, deve-se começar a faturar eletronicamente e transmitir as faturas e/ou documentos equivalentes emitidos na contingência para a DIAN, no formato de geração. (Resoluções 0019, 0055 de 2016 e 000002 de 3 de janeiro de 2019).
Tratando-se de inconvenientes de tipo comercial, o sujeito obrigado a faturar eletronicamente deve informar a DIAN sobre o motivo comercial que impede a emissão da fatura eletrónica, utilizando para isso o sistema de pedidos, queixas e reclamações através da página WEB da referida Entidade.
Como se devem transmitir as faturas eletrónicas emitidas durante a contingência do sistema informático da DIAN?
Normalizada a operação, o faturador eletrónico deve transmitir as faturas eletrónicas emitidas no formato de geração nas 48 horas seguintes ao levantamento do estado de contingência.
O que sucede se a validação não se realizar devido a falha técnica?
Se existir um problema de comunicação no Web Service da DIAN, esta publicará uma mensagem de erro 500, que dará a entender que o serviço está suspenso. Nesse momento, habilita-se automaticamente a opção de poder enviar a fatura ao adquirente sem validação prévia.
Deve-se solicitar numeração para a fatura eletrónica?
Sim, é necessário solicitar numeração.
Nos casos de contingência em que não seja possível emitir a fatura eletrónica por inconvenientes tecnológicos e/ou comerciais do faturador, também deverá contar com autorização de numeração para faturar em papel ou talão, computador e POS.
Fatura eletrónica de venda como Título de Valor através do RADIAN
A faturação eletrónica na Colômbia evoluiu com a implementação do RADIAN, a plataforma criada pela Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) para a gestão e rastreabilidade da Fatura Eletrónica de Venda como Título de Valor.
O sistema RADIAN é um mecanismo que permite registar e acompanhar a circulação de faturas eletrónicas que podem ser utilizadas em operações de factoring, garantindo a sua legalidade e transparência. Esta plataforma centraliza a informação dos documentos eletrónicos e os eventos associados ao seu ciclo de vida, facilitando a transferência de direitos económicos e permitindo a sua utilização como garantia em transações financeiras.
A EDICOM oferece uma solução tecnológica que automatiza a geração, transmissão, entrega e registo dos eventos no RADIAN, permitindo que as empresas cumpram a normativa vigente de forma eficiente e sem erros.
O que é o RADIAN e qual é o seu papel no Factoring Eletrónico?
O factoring é uma ferramenta financeira que permite às empresas converter faturas pendentes de cobrança em liquidez imediata, cedendo os direitos de cobrança a uma instituição financeira ou a um terceiro.
O RADIAN é a plataforma oficial da DIAN para gerir este processo, garantindo que todas as transações relacionadas com a Fatura Eletrónica de Venda como Título de Valor são transparentes, verificáveis e seguras.
As principais funções do RADIAN incluem:
- Registo de faturas eletrónicas de venda como título de valor.
- Consulta e rastreabilidade das faturas que circulam no sistema.
- Registo de eventos importantes, tais como endossos, cedências e pagamentos.
Este sistema é obrigatório para qualquer empresa que pretenda realizar operações de factoring na Colômbia.
Requisitos para que uma Fatura Eletrónica seja um Título de Valor no RADIAN
Para ser registada como um título no RADIAN, uma fatura eletrónica deve cumprir os seguintes requisitos:
- Deve ser uma Fatura Eletrónica de Venda com Validação Prévia, ou seja, deve ter sido recebida e validada pela DIAN.
- Deve incluir a menção do direito que incorpora, juntamente com a assinatura do emissor.
- Deve cumprir os requisitos fiscais e comerciais estabelecidos no Estatuto Fiscal e na Resolução 000042 de 2020.
- O emissor deve manifestar a sua vontade de colocar em circulação a fatura mediante o seu registo no RADIAN.
Além disso, a fatura deve ter os seguintes elementos: Data de vencimento, aviso de receção da fatura eletrónica de venda, confirmação da receção do bem ou serviço, aceitação expressa ou tácita da fatura e condições de pagamento, no caso de faturas a crédito.
Os eventos no RADIAN: Elemento-chave na gestão do Factoring
A gestão dos eventos no RADIAN é fundamental para o funcionamento do sistema, uma vez que permite registar as faturas como título de valor e realizar transações de factoring.
Os eventos no RADIAN correspondem a mensagens eletrónicas assinadas eletronicamente, que permitem registar as diferentes operações que podem ocorrer no ciclo de vida de uma fatura eletrónica de venda.
Que tipo de eventos podem ser registados no RADIAN?
- Registo da Fatura Eletrónica de Venda como Título de Valor.
- Endosso (transferência de propriedade da fatura).
- Aval (garantia sobre a fatura).
- Mandato (autorização para realizar ações em nome do proprietário).
- Relatório para o pagamento (notificação da obrigação de pagamento).
- Pagamento da fatura eletrónica como título de valor.
- Limitações à circulação da fatura.
- Protesto (impugnação da fatura).
- Transferência de direitos económicos.
Para operar no RADIAN, os utilizadores devem indicar o tipo de software que irão utilizar para a geração, validação e transmissão dos eventos associados às faturas eletrónicas. Além disso, se o software for fornecido por um terceiro, deve estar previamente autorizado pela DIAN.
Características do Modelo Funcional do RADIAN
O modelo de funcionamento do RADIAN baseia-se em normas tecnológicas que garantem a segurança e rastreabilidade dos documentos eletrónicos.
Principais características do sistema:
- Utiliza a norma XML UBL 2.1 para a estruturação de documentos.
- Atribui um CUDE RADIAN (Código Único de Documento Eletrónico) para cada evento registado.
- Implementa um Recipiente Eletrónico (Attached Document) para garantir a rastreabilidade.
- Exige a aplicação de assinatura eletrónica nos eventos para garantir a sua integridade.
- Permite a geração de um Certificado de Existência e Rastreabilidade da Fatura Eletrónica, documento que regista o histórico de eventos de cada fatura.
- Facilita a interoperabilidade entre servidores dos utilizadores e notificações por correio eletrónico
Recibo de vencimento eletrónico
O recibo de vencimento eletrónico na Colômbia é um requisito implementado pela Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) no âmbito do sistema de faturação eletrónica do país. A sua finalidade é melhorar o controlo fiscal, facilitar a fiscalização e garantir a transparência nos pagamentos laborais.
Este modelo é obrigatório para todas as empresas sujeitas ao pagamento do imposto sobre o rendimento e ao IVA que efetuem pagamentos ou créditos a terceiros no âmbito de uma relação laboral, legal ou regulamentar. Para cumprir este regulamento, as empresas devem emitir eletronicamente o Documento de Suporte ao Pagamento de Recibo de Vencimento Eletrónico e reportá-lo à DIAN dentro dos prazos estabelecidos.
Processo de geração e envio do Recibo de Vencimento Eletrónico
Para cumprir os regulamentos da DIAN, o processo de emissão do recibo de vencimento eletrónico deve seguir três passos fundamentais:
1. Geração do Documento e Assinatura Eletrónica: Automatização e segurança na geração de documentos
- O recibo de vencimento eletrónico e as notas de ajuste são gerados de forma integrada e automatizada a partir das informações extraídas do BPO ou do software de processamento de salários da empresa.
- São aplicados os mecanismos de assinatura eletrónica da empresa, garantindo a autenticidade do documento.
- A assinatura eletrónica é emitida pela Autoridade de Certificação da EDICOM, na Colômbia, garantindo a conformidade regulamentar e a integridade dos documentos.
2. Envio Automático para a DIAN: Conformidade regulamentar com validação eletrónica
- Depois de assinados, os documentos são transmitidos à DIAN através da solução de Global Compliance da EDICOM.
- A DIAN valida a informação e devolve uma mensagem de confirmação com o estado do documento.
- Se o documento for aprovado, a DIAN armazena-o e assina-o eletronicamente, gerando uma mensagem com o estado “Documento validado pela DIAN”.
3. Integração com o Sistema de Processamento de Salários e Distribuição aos Funcionários: Gestão eficiente e armazenamento seguro do recibo de vencimento eletrónico
- A plataforma da EDICOM integra a mensagem da DIAN no BPO da empresa, juntamente com a representação gráfica do recibo de vencimento.
- Os documentos validados pela DIAN são automaticamente enviados aos funcionários, assegurando um processo ágil e sem intervenção manual.
- A solução da EDICOM também armazena os documentos eletrónicos durante o tempo estabelecido na regulamentação, garantindo a sua integridade, rastreabilidade e confidencialidade.
EDICOM: Fornecedor Habilitado pela DIAN para o processamento de salários eletrónico
Como Fornecedor Tecnológico habilitado pela DIAN, a EDICOM desenvolveu uma solução que permite às empresas automatizar a emissão e transmissão dos documentos eletrónicos necessários no sistema de processamento de salários eletrónico.
A nossa plataforma facilita a criação dos dois documentos essenciais:
- Recibo de vencimento eletrónico: Também conhecido como Documento de Suporte ao Pagamento de Recibo de Vencimento Eletrónico, este documento reflete a remuneração recebida por um funcionário em resultado da sua relação laboral com a empresa.
- Notas de Ajuste: São documentos eletrónicos que servem para corrigir erros ou realizar modificações no recibo de vencimento eletrónico previamente enviado à DIAN.
A nossa solução integra-se diretamente com o software de gestão de salários da empresa, automatizando o ciclo completo de geração, validação e armazenamento destes documentos eletrónicos.
Fatura eletrónica no Ponto de Venda
A faturação eletrónica no ponto de venda (POS) é um requisito fundamental na Colômbia para os estabelecimentos comerciais que geram talões de caixa e necessitam de emitir faturas eletrónicas de venda a pedido dos clientes. A Resolução 001092 da DIAN estabelece que os estabelecimentos comerciais devem estar preparados para emitir faturas eletrónicas derivadas dos recibos de compra gerados em lojas físicas e online, garantindo sua validade fiscal.
Para cumprir esta obrigação de forma eficiente e sem modificar os processos de faturação nos sistemas POS, a EDICOM oferece uma solução SaaS integrada que automatiza a conversão de talões em faturas eletrónicas, garantindo o cumprimento da regulamentação e otimizando a experiência do cliente.
Portal de talões: Geração de faturas eletrónicas a partir de talões de caixa
A nossa solução de Portal de Talões permite aos estabelecimentos comerciais oferecer um sistema transparente e automatizado para que os clientes possam solicitar as suas faturas eletrónicas sem complicações.
Como funciona o Portal de Talões
- Exportação de Dados desde o POS: O sistema POS do estabelecimento comercial gera um ficheiro com as informações do talão de compra. Este ficheiro é automaticamente transformado num documento XML de acordo com as normas da DIAN.
- Introdução de Dados por parte do Cliente: O cliente acede ao Portal de Talões e introduz os dados do talão num formulário web. Preenche a informação com os dados fiscais mínimos, necessários para a geração da fatura eletrónica.
- Emissão e Validação da Fatura: A EDICOM valida os dados introduzidos pelo cliente. A fatura eletrónica é gerada em formato XML, cumprindo os requisitos exigidos pela DIAN. A fatura é validada e declarada à DIAN, garantindo a sua validade legal.
- Entrega e Integração: A fatura eletrónica é enviada ao cliente em tempo real em formato XML e representação gráfica em PDF e o documento é automaticamente integrado no sistema de gestão do estabelecimento comercial.
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