Quando um documento recebido precisa de validação antes de continuar o seu ciclo, a identificação eletrónica e a assinatura aplicadas em cada aprovação permitem registar quem intervém, quando e sobre que conteúdo.

Estes fluxos podem ser implementados facilmente através do EDICOMSignADoc.

Cada ordem de compra pode ser respaldada por carimbos temporais e registos de envio e receção que comprovam o que foi enviado, quando e em que estado.

Uma forma de reduzir riscos em litígios comerciais e simplificar auditorias internas ou externas.

Contratos, reclamações, rescisões de prestação de serviços, etc. Existem situações em que é necessário dispor de evidências que comprovem a entrega de documentos sensíveis. Nesses casos, o serviço de Entrega Eletrónica Certificada da EDICOM, acreditado ao abrigo do regulamento eIDAS, garante que o documento foi recebido pelo destinatário e gera um registo independente que respalda esse facto.

Uma evidência emitida por um terceiro acreditado que transfere a carga da prova em qualquer litígio, auditoria ou exigência, oferecendo um nível adicional de segurança em processos onde a receção do documento é crítica.

Os ciclos transacionais complexos - como uma ordem de compra com os seus avisos de expedição, faturas associadas e os recibos emitidos por autoridades fiscais - precisam de ser preservados como um único conjunto documental.

Podemos agrupar todos estes elementos em processos que preservam a relação entre documentos, evidências e respostas, constituindo uma garantia sólida perante auditorias ou litígios.

Isto é possível graças ao nosso serviço de armazenamento de longa duração, que audita permanentemente a integridade de cada documento e das suas ligações.

À medida que integra novos países no seu projeto, os Serviços de Confiança garantem que todos os fluxos - independentemente do país - mantenham o mesmo nível de evidências: identidade, assinatura, carimbo temporal, rastreabilidade e preservação.

Uma consistência global que só uma plataforma internacional consegue oferecer.

Em alguns países, a legislação sobre fatura eletrónica não exige assinatura eletrónica. Noutros, embora exista, aplica-se apenas aos dados destinados à autoridade fiscal, deixando o restante conteúdo do documento fora do controlo da assinatura.

Isto significa que elementos comerciais e contratuais - preços acordados, condições pactadas, descontos aplicados, termos de serviço, etc. - ficam sem proteção, mesmo quando podem ser determinantes numa disputa.

Na EDICOM, entendemos que preservar a integridade e autenticidade de toda a fatura, e não apenas da parte fiscal, é fundamental para operar com segurança. Por isso, aplicamos uma camada adicional de proteção, assinando o documento completo, independentemente do que exija a legislação de cada país.

Esta garantia ganha ainda mais valor em projetos internacionais geridos a partir da nossa Plataforma Global de Faturação Eletrónica, onde a consistência documental é fundamental para evitar riscos operacionais e contratuais entre diferentes mercados.

Desta forma, pode demonstrar em qualquer momento que a fatura enviada é exatamente a mesma que apresenta perante um litígio, reclamação ou revisão contratual. Uma garantia real, não limitada ao mínimo legal.

Um Fornecedor de Serviços de Confiança acreditado (QTSP ou PSC) é uma entidade oficialmente reconhecida para gerar evidências com validade técnica e jurídica, que nenhuma das partes envolvidas pode fornecer por si própria.

Quando um projeto de EDI ou Faturação Eletrónica assenta numa plataforma que integra serviços emitidos por um terceiro de confiança acreditado:

• Cada transação fica respaldada por um agente independente, e não pelos sistemas do próprio emissor.
• As evidências geradas são irrefutáveis, rastreáveis e alinhadas com os padrões mais exigentes em matéria de integridade e autenticidade documental.
• A plataforma pode comprovar o que aconteceu, quando e com que conteúdo exato, oferecendo um valor probatório muito superior ao de qualquer registo interno.
• Perante auditorias, litígios ou exigências, estas evidências transferem a carga da prova e oferecem uma garantia real.

Na EDICOM, este nível adicional de proteção integra-se diretamente na plataforma, oferecendo maior segurança: assinatura, identificação, carimbo temporal, entrega certificada e armazenamento de longa duração são executados ao abrigo das nossas acreditações como Fornecedor de Serviços de Confiança.

O seu projeto não se limita apenas a funcionar: assenta em evidências sólidas geradas por um terceiro acreditado. Um nível de garantias que o acompanha em qualquer país, em qualquer processo e perante qualquer interlocutor.

Delegar a assinatura na EDICOM significa que não precisa de gerir certificados, infraestruturas de assinatura nem processos de renovação. Colocamos à sua disposição a tecnologia, os certificados e os sistemas seguros necessários para assinar os seus documentos com total fiabilidade.

Quando delega a assinatura:

• Assinamos em seu nome com certificados emitidos à EDICOM para esse fim, sempre que o projeto o permita.
• Garantimos continuidade operacional, mesmo perante expirações ou problemas com os seus próprios certificados.
• Asseguramos que cada assinatura é gerada a partir de um ambiente controlado, auditado e alinhado com os padrões mais exigentes.
• Evita encargos técnicos, renovações, guarda de chaves e dependências de infraestrutura local.
• Integra a assinatura diretamente na Plataforma EDICOM, como parte natural do fluxo de documentos.

O resultado é uma operação mais ágil, mais segura e totalmente gerida, sem perdas de tempo nem riscos associados à gestão de certificados.

Concentra-se no processo; a EDICOM garante a assinatura correta de cada documento.

Um fluxo de aprovação integra-se na EDICOMPlatform como um passo adicional dentro do ciclo natural dos seus documentos.

Quando um ficheiro, seja de entrada ou saída — uma fatura, um relatório, um contrato ou qualquer documento operativo — precisa de ser validado antes de prosseguir, a plataforma ativa um circuito de aprovação baseado em:

• Identificação eletrónica de cada aprovador.
• Assinatura eletrónica aplicada ao longo do processo, sempre que necessário.
• Carimbos temporais que registam cada ação.
• Evidências independentes que documentam quem aprovou o quê, quando e sobre que conteúdo.

Uma vez aprovado, o documento continua o seu ciclo habitual: integração com o seu ERP, envio a um terceiro, transmissão EDI ou armazenamento de longa duração.

Toda esta lógica pode ser implementada através da nossa solução de aprovação documental, EDICOMSignADoc, que se integra de forma nativa na plataforma e permite desenhar workflows simples ou complexos sem necessidade de ferramentas externas.

O resultado é um processo de aprovação totalmente rastreável, acreditado e automatizado, sem interromper o fluxo natural das suas operações nem depender de sistemas paralelos.

A função principal de um terceiro de confiança é atestar de forma independente o que ocorre em cada transação digital: qual documento foi enviado, quando, a quem e com que conteúdo exato. Não interpreta, não reconstrói, não valida posteriormente. Certifica factos.

Quando essas evidências provêm de um terceiro acreditado — e não dos sistemas internos de uma das partes — deixam de ser “a sua versão” do ocorrido e passam a constituir uma prova objetiva, válida perante qualquer auditor, cliente, fornecedor ou autoridade.

É isso que inverte a carga da prova: se existe uma evidência emitida por um terceiro independente, quem a contesta é que deve provar o contrário.

Na prática, isto significa:

• Maior robustez em litígios comerciais.
• Menor risco perante litígios ou reclamações.
• Processos auditáveis e defensáveis sem recorrer a reconstruções internas.
• Segurança face a terceiros que possam contestar um envio, uma receção ou um conteúdo.

Com a EDICOM, cada evidência — carimbo temporal, assinatura, entrega certificada ou armazenamento de longa duração — é gerada a partir da nossa posição como Fornecedor de Serviços de Confiança acreditado, oferecendo um respaldo que nenhum sistema interno pode fornecer por si só.

Assinar documentos em grande escala pode ser um problema real, especialmente em modelos de assinatura avançada ou qualificada. Estes níveis de assinatura exigem certificados reconhecidos e a utilização de dispositivos seguros de criação de assinatura — como tokens USB ou smart cards — que não foram concebidos para processar milhares de assinaturas em poucos segundos.

É aqui que a infraestrutura criptográfica da EDICOM faz a diferença.

Na EDICOMPlatform, pode assinar grandes volumes de documentos graças a dois serviços complementares:

Assinatura Delegada

Quando a legislação o permite, a EDICOM pode assinar os seus documentos em seu nome, utilizando certificados emitidos à EDICOM para esse fim.

Neste modelo, esquece-se por completo de certificados, dispositivos, renovações e gestão criptográfica. Tudo é executado a partir da nossa infraestrutura acreditada, de forma centralizada, segura e escalável.

Assinatura Remota

Quando a assinatura não pode ser delegada, a alternativa é a Assinatura Remota.

O seu certificado (emitido por um terceiro ou emitido pela EDICOM) é armazenado de forma segura nos nossos HSM (Hardware Security Modules) e utilizado a partir da Plataforma EDICOM para assinar documentos em grande escala, sem depender de dispositivos físicos.

• Sem tokens.
• Sem smart cards.
• Sem pontos de estrangulamento operacionais.