O que são os Serviços Eletrónicos de Confiança?

A maioria das empresas só repara neles quando algo corre mal: um documento cuja autenticidade é duvidosa, uma assinatura que não pode ser comprovada, uma prova eletrónica insuficiente ou uma auditoria que revela falhas de integridade nos ficheiros.

Num ambiente em que os processos eletrónicos estão no centro das operações comerciais, a questão não é se uma organização "precisa" de serviços de confiança, mas se pode assumir o risco de trabalhar sem eles.

Os serviços de confiança proporcionam segurança, rastreabilidade e provas de todos os documentos assinados, enviados ou armazenados.

Não são um elemento decorativo nem um elemento opcional.

Permitem certificar factos.

Protegem transações eletrónicas com garantias.

E fazem-no com base em 3 pontos-chave:

• Garantem a integridade do documento ao longo do tempo.
• Fornecem provas verificáveis sobre cada ação: quem, quando e como.
• Reduzem riscos em auditorias, litígios ou revisões fiscais, pois dispõem de provas sólidas.

A digitalização só é fiável se os processos puderem ser demonstrados. Os serviços de confiança são o mecanismo que torna isto possível.

A partir daqui, podemos entrar em definições e classificações.

Vamos a isto.

O que torna um serviço de confiança (e porque é que alguns valem mais do que outros)

No mundo físico, ninguém confunde um documento certificado com uma nota manuscrita.

O mesmo se aplica ao digital: nem todas as assinaturas, carimbos ou provas oferecem o mesmo nível de fiabilidade.
Por conseguinte, existe uma distinção clara entre serviços de confiança qualificados e não qualificados.

Um serviço não qualificado pode ser útil para muitos processos internos e operacionais: agiliza tarefas, proporciona controlo e permite a gestão de documentos eletrónicos com um nível razoável de segurança.

Mas funciona com um alcance limitado quando falamos de demonstrar factos com precisão.

Um serviço qualificado, por outro lado, baseia-se em controlos mais rigorosos, infraestruturas auditadas e processos concebidos para gerar provas muito mais sólidas.

Isto torna-o uma ferramenta particularmente útil quando a rastreabilidade, a integridade e a atribuição exata de cada ação são o mais importante.

De forma direta: com serviços de confiança qualificados, as provas são tão sólidas que o ónus da prova inverte-se.

Trata-se da capacidade real de provar a existência, a origem e a integridade de qualquer dado ou documento eletrónico, mesmo anos depois de ter sido gerado.

• Não tem nada que ver com leis.
• Não tem nada que ver com formalismos.

Tem que ver com a segurança que advém de ter provas sólidas para esclarecer os compromissos documentados eletronicamente em caso de eventual litígio.

Os Serviços de Confiança regulados na Europa pelo eIDAS

Quando falamos de serviços de confiança, temos tendência para juntar conceitos muito diferentes. No entanto, cada um tem uma função específica e fornece um tipo específico de provas para proteger processos digitais críticos.
É o Regulamento eIDAS que regula este ecossistema na Europa e define quais os serviços que se enquadram efetivamente nesta categoria.

Estes são os mais relevantes para qualquer empresa que gere documentos eletrónicos em ambientes operacionais, fiscais ou de integração.

Emissão de certificados qualificados para assinatura eletrónica e carimbo eletrónico

Os certificados qualificados são a base de todo o ecossistema de confiança.
Permitem associar identidades — de pessoas e de empresas — com mecanismos seguros de assinatura ou carimbo.

Validação de assinaturas eletrónicas e carimbos eletrónicos

A validação qualificada permite verificar se o certificado era válido no momento da assinatura, se foi restringido, se foi revogado ou se o conteúdo do documento foi mantido na íntegra.

Armazenamento eletrónico de longa duração

Conserva documentos com provas que permitem demonstrar, mesmo anos mais tarde, que não sofreram alterações.

Validação cronológica qualificada

Certifica um momento exato sobre um documento ou uma transação e evita manipulações posteriores.

Entrega eletrónica certificada

Demonstra o que foi enviado, quando, a quem e o que aconteceu com esse envio.

EDICOM como Prestador de Serviços de Confiança na Europa

No ecossistema europeu, a EDICOM atua como Prestador Qualificado de Serviços de Confiança (QTSP / Qualified Trust Service Provider). Mas o que é realmente relevante não é a acreditação em si, mas a forma como estes serviços são integrados na arquitetura da EDICOM.
A EDICOM não trabalha com plataformas separadas para EDI, Fatura Eletrónica ou Reporting Fiscal.
Existe uma plataforma global única, concebida para implementar todas as soluções necessárias de acordo com as características e obrigações de cada projeto.
E nessa mesma plataforma, também estão integrados os Serviços de Confiança da EDICOM, como parte natural do funcionamento de cada processo.

Esta integração traz três vantagens claras:

• Coerência: todos os serviços funcionam segundo a mesma lógica de segurança, rastreabilidade e integridade.
• Autonomia: não dependemos de terceiros para assinar, carimbar, validar, entregar ou armazenar documentos.
• Robustez: as provas são geradas automaticamente no âmbito do processo, reforçando cada intercâmbio eletrónico sem esforço adicional para o utilizador.

Assim, quando uma empresa utiliza a EDICOM para gerir mensagens EDI, faturas eletrónicas ou declarações fiscais, está a contar com uma plataforma que incorpora assinatura eletrónica, carimbo eletrónico, validação cronológica, validação, entrega certificada e armazenamento de longa duração a partir da fonte, sem conectores externos nem peças soltas.

Se quiser aprofundar a forma como estes serviços reforçam as soluções de integração e cumprimento, pode encontrar mais informações na nossa página de Serviços de Confiança da EDICOM.

EDICOM como Prestador de Serviços de Certificação (PSC) no México

No México, a EDICOM opera como Prestador de Serviços de Certificação (PSC) certificado pelo Ministério da Economia, e o que é relevante não é a acreditação isolada, mas como esta capacidade é integrada na nossa plataforma única. A partir de um único ambiente — sem peças soltas nem dependências externas — a EDICOM implementa projetos de Faturação Eletrónica, Contabilidade Eletrónica, Receção de CFDI, EDI e cumprimento normativo, incorporando de forma nativa os serviços próprios de um PSC:

• assinatura eletrónica avançada
• validação cronológica
• conservação de mensagens de dados de acordo com a NOM-151

Tudo isto para reforçar a segurança, a rastreabilidade e a capacidade de demonstrar factos em qualquer processo que gere um CFDI.

A EDICOM foi também o primeiro PAC (Prestador Autorizado de Certificação) certificado pelo SAT no México. Esta condição reforça o nosso papel como terceiro de confiança no ecossistema fiscal do país, certificando os CFDI antes de serem carimbados, fornecendo garantias adicionais de autenticidade, integridade e valor fiscal em cada recibo eletrónico.

Se quiser saber mais sobre como a EDICOM unifica todas estas capacidades num único ambiente, pode consultar a nossa página de Serviços de Confiança da EDICOM.

Serviços de confiança da EDICOM para projetos internacionais fora da Europa e do México

A Europa e o México dispõem de quadros regulamentares sólidos para a prestação de serviços de confiança.
Na Europa, o Regulamento eIDAS articula um modelo abrangente para a estruturação de serviços como a assinatura, a validação cronológica, a entrega certificada ou o armazenamento de longa duração.

No México, o Ministério da Economia regula a prestação destes serviços através da figura do PSC, e o SAT articula o ecossistema fiscal eletrónico onde a EDICOM também opera como PAC, certificando CFDI desde a origem da fatura eletrónica no país.

Ambos os quadros — o europeu e o mexicano — são diferentes na forma, mas partilham um objetivo comum:

garantir que os documentos eletrónicos com impacto operacional ou fiscal sejam geridos com autenticidade, integridade e rastreabilidade.

No entanto, muitas empresas operam fora destes ambientes regulamentados.

Os Estados Unidos, o Canadá, a Ásia, a América Latina ou mercados da Oceânia podem não ter um esquema formal que defina como as mensagens de dados devem ser preservadas, como as ações devem ser certificadas ou que mecanismos devem apoiar a integridade de um documento.

É aqui que a plataforma global da EDICOM oferece um valor diferencial:

os nossos serviços de confiança não dependem do país, mas sim do processo.

A plataforma EDICOM incorpora — de forma nativa — mecanismos de assinatura, carimbo, validação, validação cronológica, entrega certificada e preservação, aplicando-os com o mesmo rigor em qualquer região do mundo.

Isto permite que os nossos clientes operem com garantias consistentes, inclusive quando a regulamentação não define explicitamente a forma como estas provas devem ser geridas.

Em termos simples:

A EDICOM oferece um padrão global de confiança digital para projetos internacionais de EDI, faturação eletrónica e reporting fiscal, independentemente do país em que operam.
Para ver como aplicamos estes serviços em ambientes globais, pode encontrar mais informações na nossa página de Serviços de Confiança da EDICOM.

Porque é que os Serviços de Confiança são um pilar estratégico da plataforma EDICOM

Mover documentos é fácil.

Qualquer sistema pode enviar ordens de compra, avisos de envio ou faturas eletrónicas.
O desafio surge quando é necessário fazê-lo em grande escala, em múltiplos países, com diferentes regulamentações, integrando aplicações heterogéneas e gerindo tudo em tempo real.

Neste cenário, não basta trocar informações: é necessário poder acreditar o que aconteceu em cada transação dentro de um fluxo contínuo de dados.

Gerir as provas que comprovam que uma encomenda foi recebida, uma fatura foi enviada, um documento foi validado ou um processo foi executado corretamente é uma parte essencial de qualquer projeto de integração sério.

E é aqui que os serviços de confiança se tornam um pilar fundamental.
A Plataforma EDICOM integra estes serviços desde a fase de conceção e não como acessórios. Por conseguinte, todas as transações — sejam uma mensagem EDI, uma fatura eletrónica ou uma declaração fiscal — podem incorporar:

• identidade verificada,
• integridade protegida,
• marca temporal verificável,
• rastreabilidade completa,
• e provas certificadas por um terceiro de confiança acreditado.

Isto torna o fluxo um processo demonstrável e não apenas funcional.

E o valor destas provas não está apenas na tecnologia, mas também em quem as apoia. Não são geradas pela própria empresa que opera o processo, mas por um fornecedor neutro.

Esse terceiro é a EDICOM, que, além de ser uma das principais referências internacionais no desenvolvimento de soluções de EDI e Faturação Eletrónica, é Prestador de Serviços de Certificação certificado pelo Ministério da Economia do México, Prestador Qualificado de Serviços de Confiança na União Europeia ao abrigo do Regulamento eIDAS, e uma autoridade na implementação de sistemas de verificação de identidades digitais de acordo com os requisitos em vigor em mais de 80 países e em conformidade com os mais elevados padrões internacionais.

Por outras palavras: não processa apenas documentos.

Processa documentos apoiados por um terceiro certificado que atesta de forma independente a sua existência, autenticidade e integridade.

O resultado é claro:

quando as soluções de EDI e Fatura Eletrónica são apoiadas por serviços de confiança integrados desde a origem, o processo torna-se mais consistente, mais seguro e muito mais fácil de defender perante clientes, parceiros tecnológicos ou autoridades.

FAQ: Perguntas frequentes sobre Serviços de Confiança

O que é exatamente um Serviço de Confiança?

São mecanismos que permitem verificar a identidade, a integridade e a rastreabilidade de documentos e transações eletrónicas. Permitem mostrar o que aconteceu, quem o fez e quando.

Qual é a diferença entre um serviço qualificado e um serviço não qualificado?

Um serviço não qualificado é útil para tarefas internas e operacionais.
Um serviço qualificado gera provas muito mais sólidas porque se baseia em processos auditados, controlos rigorosos e infraestruturas certificadas.

Para que servem realmente num ambiente empresarial?

Para reduzir riscos.
Para demonstrar factos.
E para proteger processos críticos — EDI, faturação eletrónica, reporting fiscal — com provas verificáveis, mesmo anos mais tarde.

Que serviços o Regulamento eIDAS regula na Europa?

Os principais são:

• certificados qualificados de assinatura e carimbo eletrónico
• validação de assinaturas e carimbos
• validação cronológica qualificada
• entrega eletrónica certificada
• armazenamento eletrónico de longa duração

Cada um fornece um tipo diferente de prova.

Como é que a EDICOM integra estes serviços nas suas soluções?

Não como peças soltas, mas no âmbito de uma única plataforma global que assina, carimba, valida, entrega e conserva automaticamente documentos ao longo de todo o seu ciclo.

Estes serviços funcionam fora da Europa ou do México?

Sim.
A EDICOM aplica o mesmo padrão de integridade, rastreabilidade e evidência em qualquer país, mesmo que não exista uma regulamentação específica.

Porque é que é importante que as provas sejam geradas por terceiros?

Porque trazem neutralidade.
"O meu sistema diz que sim" não serve.
É válido quando um terceiro certificado — como a EDICOM — atesta de forma independente a autenticidade e a integridade de cada documento.