Faça a gestão da assinatura eletrónica de documentos com segurança e validade jurídica
Digitalize qualquer fluxo de aprovação de documentos com assinatura eletrónica. Decida quem assina, quando e como. Solução compatível com todos os tipos de assinatura eletrónica, com o apoio do Prestador de Serviços de Confiança EDICOM.
Faça a gestão da assinatura eletrónica de documentos com segurança e validade jurídica
EDICOMSignADoc: Assinatura eletrónica com controlo total sobre os seus documentos
Conceba fluxos de aprovação com assinatura eletrónica adaptada aos processos da sua empresa.
Digitalize os seus processos de aprovação de documentos com uma solução segura, legal e perfeitamente integrada. Com o EDICOMSignADoc, pode definir fluxos com vários passos, estabelecer condições específicas e aplicar diferentes tipos de assinatura eletrónica, em função do tipo de documento ou do nível de risco.
Assinatura eletrónica com validade jurídica
Aplique diferentes tipos de assinatura eletrónica de acordo com o nível de segurança exigido para cada documento. O EDICOMSignADoc está integrado nos Serviços de Confiança da EDICOM.
Fluxos de assinatura eletrónica à medida
Defina os passos, os participantes e as condições de cada fluxo de assinatura. Configure desde aprovações individuais a processos complexos com assinaturas conjuntas ou solidárias, consoante as necessidades da sua empresa.
Integração direta com os seus sistemas
Integre o EDICOMSignADoc com as suas soluções de gestão (ERP, CRM, DMS) e trabalhe sem sair dos seus ambientes habituais. A nossa equipa técnica adapta a implementação para garantir uma experiência segura e sem interrupções.
Configure assinaturas eletrónicas e métodos de autenticação com o nível de segurança de que precisa
Assine documentos instantaneamente. Rápido, simples e intuitivo.
O EDICOMSignADoc adapta-se à criticidade de cada fluxo de aprovação. Desde documentos internos de baixo risco a contratos críticos com terceiros, pode aplicar o nível exato de segurança que os seus processos exigem. Como Prestador de Serviços de Confiança, a EDICOM garante a validade jurídica de cada assinatura, combinando diferentes tipos de assinatura eletrónica e métodos de autenticação seguros.
Assinatura eletrónica simples: Aplicada através de certificados eletrónicos não qualificados. Garanta a integridade do documento e a confidencialidade da transação. Recomendada para validações internas com baixo impacto jurídico.
Assinatura eletrónica avançada: Utilize certificados qualificados para autenticar o signatário. Assegure a identidade, integridade e confidencialidade. Adequada para assinar acordos comerciais ou documentos jurídicos com terceiros. Adequada para assinar acordos comerciais ou documentos jurídicos com terceiros.
Assinatura digital qualificada: Realiza-se com certificados qualificados e através de dispositivos seguros de criação de assinatura. Garanta integridade, autenticidade, confidencialidade e não repúdio. É o nível mais alto de segurança jurídica.
Autenticação de duplo fator
O EDICOMSignADoc permite incorporar métodos de autenticação como o OTP ou o envio de códigos por SMS para reforçar a segurança do acesso e da assinatura. Esta camada adicional é especialmente útil em fluxos de aprovação em que a identidade do utilizador tem de ser verificada antes de validar o documento.
- OTP (One-Time Password): Código temporário gerado por apps como o Google Authenticator.
- SMS: Envio de código de verificação para o telemóvel do signatário.
Conceba fluxos de assinatura eletrónica totalmente à medida
Crie processos simples ou complexos sem perder o controlo.
O EDICOMSignADoc permite conceber fluxos adaptados à realidade da sua empresa, desde processos simples de aprovação individual até esquemas complexos com múltiplos passos, condições e níveis de segurança. Tudo a partir de um ambiente centralizado, seguro e completamente integrado.
Configure os emissores e defina os passos
Selecione os utilizadores que podem iniciar um fluxo de autorização. Estabeleça os passos necessários, atribuindo responsáveis, níveis de autenticação e o tipo de assinatura requerida em cada um.
Escolha o tipo de assinatura eletrónica por passo
Adapte o tipo de assinatura à lógica da sua empresa, escolhendo entre a assinatura conjunta, em que todos os signatários devem assinar para que o fluxo avance, ou a assinatura solidária, em que basta que um determinado número de signatários valide o documento para que o processo prossiga.
Aplique regras condicionais
Personalize os fluxos com condições específicas. Por exemplo, ative uma assinatura adicional se o montante do contrato exceder um determinado limite ou se o documento for dirigido a um departamento concreto.
Confie na experiência e no conhecimento da EDICOM para os seus projetos globais de EDI e faturação eletrónica
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Milhões de transações geridas pela rede de comunicações EDICOM
Integração direta com os seus sistemas de gestão
Assine documentos sem sair do seu ERP, CRM ou gestor documental.
Com o EDICOMSignADoc, pode gerir fluxos de aprovação diretamente a partir do seu ERP, CRM ou gestor documental, sem sair dos seus sistemas habituais. A solução adapta-se a qualquer ambiente tecnológico, garantindo uma integração segura, estável e sem interrupções.
A nossa equipa de consultores encarrega-se de todo o processo, integrando a solução de forma personalizada de acordo com a sua infraestrutura. Garantimos total interoperabilidade para que os seus processos de assinatura eletrónica funcionem com agilidade e continuidade, independentemente da complexidade técnica dos seus sistemas.
ERP: SAP, Microsoft Dynamics, Oracle, Sage, Infor, Netsuite, JD Edwards, Epicor...
CRM: Salesforce, HubSpot, Zoho CRM, Microsoft Dynamics 365 Sales, Oracle CX, SAP Sales Cloud...
Gestores documentais: SharePoint, OpenText, Alfresco, ServiceNow, DocuWare, IBM FileNet...
RH: Workday, SuccessFactors, Talentia, Oracle HCM, Cornerstone, SAGE HR, BambooHR, Cegid Talentsoft...
Evidências eletrónicas juridicamente válidas, geradas pelo Prestador de Serviços de Confiança EDICOM
Cada vez que um documento é enviado, visualizado, aprovado ou rejeitado, a EDICOM, como Prestador de Serviços de Confiança, gera uma evidência eletrónica associada a esse evento. Esta evidência fica registada com uma validação cronológica eletrónica e é assinada digitalmente, garantindo a sua integridade, autenticidade e rastreabilidade.
Todas as evidências geradas ao longo do fluxo de aprovação são agrupadas num relatório de evidências assinado pela EDICOM, que pode ser apresentado como prova legal em caso de auditorias, requerimentos ou litígios. Este relatório proporciona uma visibilidade total sobre o que aconteceu a cada documento, dando ao emissor controlo total sobre o processo.
Valor probatório
O relatório de prova evidências constitui uma prova eletrónica válida perante terceiros, reforçada com assinatura e validação cronológica emitidos por um Prestador de Serviços de Confiança certificado.
Rastreabilidade completa
Cada evento fica registado sequencialmente e em detalhe, permitindo reconstruir com precisão o histórico completo de ações no documento.
Confiança certificada
As provas são assinadas e validadas cronologicamente pela EDICOM, entidade reconhecida como Prestador de Serviços de Confiança, em conformidade com a norma europeia eIDAS e outras regulamentações internacionais.
Controlo total do estado dos seus documentos
O EDICOMSignADoc incorpora um ambiente de gestão avançado que lhe permite monitorizar cada documento ao longo do ciclo de aprovação. Consulte em tempo real se um documento foi aberto, assinado, rejeitado ou se ainda está pendente de ação por parte de um utilizador. Defina limites de tempo, ative lembretes automáticos, cancele fluxos ativos ou force o reenvio, quando for necessário.
Seguimento em tempo real
Visualize imediatamente o estado de todos os seus documentos: quem os recebeu, se foram abertos, assinados ou rejeitados. Atue instantaneamente em caso de qualquer incidência no processo.
Rastreabilidade com valor probatório
Cada ação realizada fica registada num relatório de provas gerado pela EDICOM enquanto Prestador de Serviços de Confiança. Este documento apoia a validade jurídica de todo o fluxo.
Segurança certificada
O EDICOMSignADoc é apoiado por uma infraestrutura que cumpre normas internacionais como a ISO 27001, ISAE 3402 e TIER II, garantindo a integridade e a proteção da informação.
Autenticação reforçada
Incorpora sistemas de dupla autenticação, como OTP ou SMS, para garantir que apenas os utilizadores autorizados podem aceder, visualizar ou assinar os documentos.
Gestão avançada de utilizadores
Defina funções específicas, como emissor, supervisor ou administrador. Controle que utilizadores têm permissões para enviar, aprovar ou gerir fluxos de acordo com as suas políticas internas.
Controlo de prazos e vencimentos
Defina datas-limite para a assinatura, ative alertas automáticos e detete facilmente que documentos ultrapassaram o prazo de aprovação para tomar decisões atempadas.
Casos de uso por departamentos
Aplique assinatura eletrónica com rastreabilidade e segurança em todas as áreas.
O EDICOMSignADoc adapta-se a qualquer área funcional da sua organização, permitindo automatizar a assinatura e aprovação de documentos internamente ou com terceiros, de forma 100% digital e legal.
Departamento comercial
Contratos de venda
Propostas comerciais
Acordos de confidencialidade (NDA)
Condições comerciais e listas de preços
Departamento de compras
Ordens de compra
Contratos com fornecedores
Validação de RFP, RFQ, RFI
Aprovação de SLA
Departamento de RH
Contratos laborais
Acordos de confidencialidade
Políticas internas e normas
Entrega de recibos de vencimento
Departamento financeiro
Validação de faturas
Relatórios de auditoria
Transferência de ativos
Pedidos de financiamento
Departamento jurídico
Contratos societários
Registo de marcas e patentes
Normas internas
Transmissão de procurações e representação legal
Departamento de marketing
Cedência de direitos de imagem
Aprovação de campanhas e materiais
Contratos de prestação de serviços
Perguntas frequentes sobre o EDICOMSignADoc
Um documento aprovado ou assinado com o EDICOMSignADoc tem valor probatório?
Sim. Cada ação sobre o documento fica registada num relatório de provas assinado pela EDICOM enquanto Prestador de Serviços de Confiança. Além disso, pode guardar documentos e provas num serviço de armazenamento eletrónico a longo prazo se necessitar de custódia prolongada.
O que é o relatório de evidências?
É um relatório que compila, por ordem cronológica, todas as ações realizadas sobre um documento (envio, abertura, assinatura, rejeição, etc.). Cada evento está protegido com validação cronológica eletrónica emitida pelo PSC EDICOM e o relatório é assinado para garantir a sua integridade.
O Relatório de evidências tem valor legal?
Sim. Inclui validações cronológicas e assinatura do Prestador de Serviços de Confiança EDICOM, permitindo certificar todo o ciclo de vida do documento como prova em auditorias ou litígios.
A assinatura eletrónica do EDICOMSignADoc é válida em caso de requerimentos ou litígios?
Sim. As assinaturas eletrónicas geradas pela solução são admissíveis como prova e a sua eficácia jurídica não pode ser rejeitada com base no facto de serem eletrónicas.
Que tipos de assinatura eletrónica suporta o EDICOMSignADoc?
Suporta assinaturas simples, avançadas e qualificadas, com certificados não qualificados ou qualificados e, quando aplicável, dispositivos seguros de assinatura. Configuramos o nível de segurança adequado conforme o caso.
A EDICOM pode emitir certificados para assinar com o EDICOMSignADoc?
Sim. A EDICOM é uma Autoridade de Certificação em várias jurisdições e pode emitir os certificados necessários de acordo com os requisitos do projeto.
Quando é que as assinaturas eletrónicas são aplicadas num fluxo?
São aplicadas quando um destinatário assina ou aprova o documento, dependendo da sua configuração. O relatório de evidências é igualmente assinado no fecho do processo.
Posso conceber fluxos com características diferentes consoante o tipo de documento?
Sim. Pode criar fluxos simples ou multinível, com regras condicionais, diferentes signatários, autenticação reforçada e requisitos específicos por passo.
A quem posso enviar documentos para assinar ou aprovar?
A qualquer destinatário interno ou externo. Basta indicar o seu endereço eletrónico para ter acesso seguro ao documento.
O EDICOMSignADoc é seguro e fiável?
Sim. A solução funciona numa infraestrutura auditada de forma recorrente, com controlos de segurança, continuidade e alta disponibilidade.
Que certificações tem a EDICOM?
Entre outras, a ISO 27001 (segurança da informação), a ISO 20000 (gestão de serviços de TI), a ISAE 3402 (controlos de processos) e a TIER II (alta disponibilidade).
O EDICOMSignADoc integra-se com sistemas próprios ou herdados?
Sim. É compatível com aplicações de mercado e desenvolvimentos internos, tanto na nuvem como on premise. Adaptamos a integração ao seu ambiente.
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