Fatura eletrónica e e-Reporting em Espanha

Obrigatoriedade

Desde 2015, é obrigatória a emissão de faturas eletrónicas nas transações com as administrações públicas, em Espanha. Esta obrigação foi estabelecida na Lei 25/2013 e exige que todas as faturas dirigidas ao setor público sejam enviadas em formato eletrónico e com assinatura digital.

A partir de 2018, a regulamentação alargou esta exigência aos subcontratados e contratantes que trabalham com a Administração, que também devem faturar eletronicamente quando o montante da fatura for superior a 5000 €.

Formato da fatura

O formato eletrónico padrão obrigatório para faturas dirigidas às administrações públicas é o Facturae.

O Facturae é um formato XML estruturado definido pelo governo espanhol que contém todos os campos exigidos numa fatura e permite o seu processamento automatizado. Os fornecedores devem gerar as suas faturas neste formato para que possam ser aceites no setor público. A plataforma geral de receção de faturas das administrações públicas é o FACe, que funciona como ponto de entrada comum para as Facturae enviadas a qualquer organismo público.

Assinatura eletrónica

Todas as faturas B2G devem ter uma assinatura eletrónica avançada XAdES incorporada no próprio XML do Facturae.

Isto garante a autenticidade da origem e a integridade do conteúdo da fatura. Em Espanha, a lei exige que as faturas eletrónicas para a Administração sejam assinadas digitalmente; por conseguinte, é obrigatória a utilização de um certificado digital para assinar. A assinatura no formato XAdES (XML Advanced Electronic Signature) está em conformidade com a norma europeia e é a utilizada pelo Facturae.

Armazenamento

Os emissores de faturas B2G devem conservar as faturas eletrónicas durante um período legal mínimo de 5 anos. Durante esse período, as faturas devem ser mantidas num formato eletrónico seguro, íntegro e acessível para possíveis inspeções ou auditorias.

Funcionamento

1. Emissão e validação: Extração dos dados do ERP do fornecedor para a sua transformação no esquema XML – Facturae, estabelecido pela Agência Tributária, e aplicação de diferentes mecanismos de validação de dados para controlar que contêm a informação necessária.
2. Assinatura eletrónica: Aplicam-se os mecanismos de assinatura digital estabelecidos pela lei, que conferem integridade e autenticidade à fatura eletrónica. Trata-se da assinatura digital avançada, baseada num certificado (XAdES).
3. Envio para o PGEFe: Uma vez validada a fatura, deve ser enviada para o PGEFe (Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas) que os organismos públicos têm habilitado, ou a FACe, para os organismos adscritos ao Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas da Administração Geral do Estado.
4. Armazenamento eletrónico: Ficheiro eletrónico do formato XML - Facturae da fatura original com altas condições de segurança e acessibilidade durante os 5 anos indicados pela legislação espanhola.

O que é o SII e quando entrou em vigor?

O SII é um sistema telemático desenvolvido pela AEAT para a gestão eletrónica dos livros de registo do IVA, que exige o fornecimento digital dos registos de faturas através da sede eletrónica da Agência Tributária, em prazos muito reduzidos. Entrou em vigor a 1 de julho de 2017.

Quem é afetado pelo SII AEAT - Fornecimento Imediato de Informações em Espanha?

O SII afeta obrigatoriamente um conjunto concreto de contribuintes definidos pela Agência Tributária:

• Grandes empresas: as que têm um volume de negócios anual superior a 6 010 121,04 €, que representam um volume significativo de IVA cobrado em Espanha.
• Grupos societários para efeitos de IVA: entidades que apresentam o imposto de forma consolidada e que devem fornecer eletronicamente os registos de todas as suas operações.
• Contribuintes inscritos no regime REDEME (Regime de Reembolso Mensal do IVA): empresas que solicitam mensalmente o reembolso do IVA, o que exige um controlo exaustivo e contínuo das suas operações.

Além destes grupos obrigados, a regulamentação oferece a possibilidade a qualquer empresa ou profissional de ser voluntariamente elegível para o SII.

O que é o VeriFactu?

A modalidade VeriFactu consiste no envio imediato, seguro e automático dos registos de faturação para a sede eletrónica da AEAT, impedindo qualquer alteração posterior. Esta ação reforça a confiança e a transparência do sistema e permite uma supervisão fiscal eficaz.

Por outro lado, é importante esclarecer que um SIF (Sistema Informático de Faturação) é o programa ou a plataforma que implementa os requisitos do regulamento, garantindo a segurança dos registos de faturação. Pode funcionar em modalidade básica ou avançada, sendo o VeriFactu uma delas.

Quem é afetado pelo regulamento VeriFactu e pelos prazos de implementação?

O regulamento VeriFactu afeta a grande maioria das empresas e dos profissionais em Espanha, com a única exceção daqueles que já são obrigados a apresentar os seus livros de IVA através do Fornecimento Imediato de Informação (SII).

Na sequência da publicação do Decreto-Lei 15/2025, foi estabelecido um calendário de implementação escalonado para facilitar a adaptação:

• Os contribuintes do Imposto sobre as Sociedades terão de adaptar os seus sistemas de faturação até 1 de janeiro de 2027.
• Os trabalhadores independentes e outros contribuintes obrigados dispõem de um período adicional, tendo de cumprir o regulamento a partir de 1 de julho de 2027.

O que é o TicketBAI e porque foi criado?

O TicketBAI é um sistema conjunto implementado pelas Finanças Forais de Álava, Biscaia e Gipuzkoa, juntamente com o Governo Basco, com o objetivo de controlar eletronicamente as faturas e os tickets gerados, garantindo a sua autenticidade e evitando que sejam manipulados ou saiam do circuito fiscal.

Cada fatura ou ticket deve ser gerado através de um software certificado (com registo oficial) que incorpora um código de identificação TBAI e um código QR, e é automaticamente enviado para as respetivas Finanças Forais.

Foca-se especialmente em transações com clientes finais (sobretudo, pagamentos em numerário), permitindo um controlo mais rigoroso das receitas reais.

O que é o LROE no sistema Batuz (Biscaia)?

Na Biscaia, a implementação do TicketBAI é complementada pelo LROE (Livro de Registo de Operações Económicas) no âmbito do sistema Batuz. Isto implica que, além da emissão de faturas eletrónicas com os requisitos do TicketBAI, os contribuintes devem apresentar um registo estruturado e completo de todas as suas operações económicas.

Este livro eletrónico é apresentado através dos modelos 140 (para trabalhadores independentes) e 240 (para empresas), e proporciona às Finanças Forais informações detalhadas e atualizadas sobre a atividade de cada contribuinte. Graças a isso, o LROE facilita a geração automática de esboços de declarações de IVA, IRC e IRS, reduzindo encargos administrativos e simplificando o cumprimento fiscal.