Fatura eletrónica no Quénia

Obrigatoriedade

A partir de 30 de novembro de 2022, todos os contribuintes registados para efeitos de IVA devem cumprir a obrigação de emitir faturas eletrónicas através do TIMS. Esta medida é obrigatória para todas as empresas sujeitas a IVA, no Quénia. 

Formato da fatura

As faturas eletrónicas no Quénia devem ser geradas no formato JSON (JavaScript Object Notation), uma norma amplamente utilizada na transmissão de dados estruturados.

A utilização de JSON permite que as faturas sejam processadas de forma rápida e eficiente no Tax Invoice Management System (TIMS), garantindo a interpretação correta dos dados pela Kenya Revenue Authority (KRA).

Assinatura eletrónica

A aplicação de uma assinatura eletrónica nas faturas é obrigatória, garantindo a autenticidade e a integridade do documento. 
Para cumprir este requisito, as faturas geradas através do TIMS devem ser validadas e assinadas digitalmente por uma Unidade de Controlo, um dispositivo responsável por:

• Assinar eletronicamente cada fatura aquando da sua emissão.
• Encriptar as informações para garantir a sua segurança e confidencialidade.
• Transmitir a fatura à KRA em tempo real ou quando a conectividade o permitir.

As empresas devem garantir que as suas soluções de faturação incluem um módulo de assinatura eletrónica compatível com os regulamentos da KRA para evitar problemas de cumprimento regulamentar.

Armazenamento

As empresas devem conservar as faturas eletrónicas durante um período de 5 anos, de acordo com as normas estabelecidas pela KRA. É essencial que as faturas sejam armazenadas de forma segura e estejam disponíveis para revisão em caso de auditorias ou inspeções fiscais. 

Controlo fiscal

As faturas eletrónicas devem ser enviadas à KRA através de um dispositivo denominado Unidade de Controlo, que realiza as seguintes funções:

Validação dos dados da fatura aquando da sua emissão, geração de um número de fatura único para cada fatura ou recibo, transmissão da fatura eletrónica à KRA em tempo real ou quase em tempo real e geração de notas de crédito e débito para corrigir ou emendar uma fatura.