Facturation électronique au Kenya

Utilisation obligatoire

À partir du 30 novembre 2022, tous les assujettis à la TVA devront se conformer à l'obligation d'émettre des factures électroniques via le système TIMS. Cette mesure est obligatoire pour toutes les entreprises assujetties à la TVA au Kenya. 

Format de la facture

Au Kenya, les factures électroniques doivent être générées au format JSON (JavaScript Object Notation), une norme largement utilisée pour la transmission de données structurées.

L'utilisation de JSON permet un traitement rapide et efficace des factures dans le système de gestion des factures fiscales (TIMS), ce qui garantit une interprétation correcte des données par la Kenya Revenue Authority (KRA)

Signature électronique

L'application d'une signature électronique sur les factures est obligatoire, ce qui garantit l'authenticité et l'intégrité du document. 
Pour répondre à cette exigence, les factures générées par le biais de TIMS doivent être validées et signées numériquement par une unité de contrôle, un dispositif qui est responsable de :

• Signer électroniquement chaque facture au moment de son émission.
• Crypter les informations pour garantir leur sécurité et leur confidentialité.
• Transmettre la facture à la KRA en temps réel ou lorsque la connectivité le permet.

Les entreprises doivent s'assurer que leurs solutions de facturation comprennent un module de signature électronique compatible avec les réglementations de la KRA afin d'éviter les problèmes de conformité.

Archivage électronique

Les entreprises doivent conserver les factures électroniques pendant une période de 5 ans, conformément aux règles établies par la KRA. Il est essentiel que les factures soient conservées en toute sécurité et qu'elles puissent être consultées en cas d'audit ou de contrôle fiscal. 

Contrôle fiscal

Les factures électroniques doivent être envoyées à la KRA par l'intermédiaire d'un dispositif appelé unité de contrôle, qui remplit les fonctions suivantes :
Validation des données de la facture au moment de l'émission, création d'un numéro de facture unique pour chaque facture ou reçu, transmission de la facture électronique à la KRA en temps réel ou presque, et création de notes de crédit et de débit pour corriger ou modifier une facture.