Retour à la carteFacturation électronique et e-Reporting en Italie
Le système de facturation électronique italien, SDI, fait figure de référence en Europe. L'Italie est le premier pays de l'UE à avoir mis en œuvre l'utilisation de la facturation électronique de manière généralisée, tant dans le secteur public que dans le secteur privé. Depuis 2014, la facturation électronique avec les administrations publiques est obligatoire. Elle est connue sous le nom de FatturaPA. Depuis 2019, la facturation électronique est également obligatoire pour les transactions entre entreprises privées. En parallèle, dans le secteur de la santé publique, le gouvernement a également mis en place l'envoi et la réception de commandes électroniques au sein du système NSO.
Caractéristiques de la facturation électronique en Italie
L'Agenzia delle Entrate est l'autorité fiscale officielle en Italie. Elle est chargée de la gestion et de la mise en œuvre du système fiscal national. Elle joue un rôle central dans le contrôle du respect des lois fiscales, la collecte des impôts et la supervision des processus de facturation et de déclaration électroniques.
Le Sistema di Interscambio (SdI) est la plateforme centrale de facturation électronique en Italie. Il est gérée par l'autorité fiscale du pays, l'Agenzia delle Entrate. Le SdI joue un rôle clé dans l'écosystème italien de facturation électronique. Il agit en tant qu'intermédiaire et assure la validation, le traitement et la transmission des factures entre les fournisseurs et les destinataires.
Utilisation obligatoire
En Italie, la facturation électronique est obligatoire dans le cadre des transactions avec les administrations publiques et les entreprises privées. L’Italie dispose de l'un des systèmes les plus complets d'Europe en matière de facturation électronique. Cette obligation vise à accroître la transparence, à réduire l'évasion fiscale et à optimiser les processus financiers.
Administrations publiques (B2G)
Depuis le 31 mars 2015, la facturation électronique est obligatoire pour tous les fournisseurs de biens et de services des administrations publiques en Italie.
Les entités publiques sont tenues de rejeter les factures qui ne sont pas transmises par voie électronique ou qui ne respectent pas le format requis.
Secteur privé (B2B et B2C)
Depuis le 1er janvier 2019, la facturation électronique est devenue également obligatoire pour toutes les transactions nationales entre les entreprises privées (B2B) et pour les transactions avec les consommateurs finaux (B2C). Cette mesure inclut à la fois les entités immatriculées à la TVA et les contribuables non immatriculés à la TVA opérant sur le territoire italien.
Opérations transfrontalières (Esterometro)
Initialement les opérations transfrontalières étaient exclues du mandat de facturation électronique. Elles ont été ensuite soumises à une obligation de déclaration par le biais de l'Esterometro. Au 1er juillet 2022, cette obligation a été remplacée par la déclaration des factures électroniques pour les transactions transfrontalières, ce qui a permis d'harmoniser davantage les processus de compliance.
Exceptions
Certaines catégories de contribuables sont exemptées de l'obligation de facturation électronique :
- Les micro-entreprises dont le chiffre d'affaires annuel est inférieur à 25 000 euros.
- Les prestataires de soins de santé (pour les transactions impliquant des données sensibles).
- Les entreprises non-résidentes opérant en Italie sans établissement permanent.
Format de la facture
L'obligation de facturation électronique en Italie est basée sur le format FatturaPA. Il s’agit d’un format de facturation électronique standard développé par le gouvernement italien. Ce standard basé sur le format XML garantit l'uniformité, la conformité réglementaire et l'interopérabilité entre les entreprises et les administrations publiques.
Prérequis administratifs
Il est nécessaire de déclarer la méthode de réception des factures B2B. Le code destinataire identifie le canal de communication entre le SdI et le destinataire.
Signature électronique
Le processus d'émission des factures adressées aux administrations publiques peut inclure une signature électronique qualifiée générée à partir d'un dispositif sécurisé de génération de factures. La signature électronique n'est toutefois pas obligatoire pour les transactions B2B.
Conservazione Sostitutiva en Italie
La Conservazione sostitutiva a été créée pour fournir aux entreprises italiennes un cadre réglementaire pour la dématérialisation et l'archivage des documents papier, conformément à la loi. La validité juridique des documents dématérialisés et archivés conformément à ces exigences est garantie.
Ce cadre réglementaire impose aux entreprises d’avoir recours à des plateformes d'échange de documents qui facilitent l'archivage électronique et simplifient la transformation des documents papier vers des documents numériques. Tous les documents fiscaux doivent être dématérialisés et archivés de manière électronique conformément à ces réglementations.
La loi garantit deux conditions essentielles pour les documents archivés :
- Intégrité : certifie que le document n'a pas été altéré.
- Authenticité : identification de l'auteur du document.
Ces conditions sont garanties par des processus tels que les signatures électroniques et l'horodatage.
Bien que la Conservazione sostitutiva ait révolutionné la gestion des documents en permettant la numérisation des documents papier, le cadre réglementaire a évolué avec les lois de Conservación Digital o Archivo Electrónico, qui s'appliquent à tous les types de documents, qu'ils soient d'origine numérique ou analogique.
Application de la Conservación Digital
Les mesures de la Conservación Digital sont obligatoires pour tous les documents fiscaux, y compris les factures électroniques, les courriers électroniques certifiés (CPE), les contrats, les documents signés électroniquement et les confirmations de commande. Les principales applications sont présentées ci-dessous :
Archivage des factures électroniques
Les factures électroniques et les documents comptables doivent être archivés de manière électronique pendant 10 ans à compter de leur date d'émission, afin de garantir la conformité avec les réglementations fiscales.
Archivage des notes de frais
Les notes de frais et les pièces justificatives doivent être conservées de la même manière que les factures, avec des mesures visant à garantir leur authenticité et leur intégrité.
Archivage des workflows d'approbation
L’archivage des worflows d’approbation comprend les documents tels que les propositions commerciales, les factures des fournisseurs et les contrats sont soumis à des processus d'approbation impliquant plusieurs parties prenantes.
- Selon l'importance du document, les approbations peuvent nécessiter des fonctionnalités avancées telles que les signatures électroniques, les certificats ou l'authentification en deux étapes.
- La conservation concerne non seulement le document final, mais aussi les preuves des approbations, capturées grâce à des enregistrements horodatés qui offrent des garanties juridiques en cas de litiges.
Archivage du courrier électronique certifié (PEC)
La PEC (Posta Elettronica Certificata), le système italien de courrier électronique certifié, a une valeur juridique équivalente à celle des lettres recommandées. En raison de leur importance fiscale potentielle, les courriels PEC doivent également être archivés de manière électronique.
Outil clé : les rapports de preuve
Un rapport complet retrace toutes les étapes et les modifications apportées à un document, depuis son émission jusqu'à son approbation finale. Ce rapport, signé par un tiers de confiance, assure une traçabilité complète et renforce sa validité juridique.
Foire Aux Questions
Voici quelques-unes des questions les plus fréquemment posées sur le système de facturation électronique en Italie.
Est-ce que mon système est prêt pour la facturation électronique ?
La première question qu'une entreprise doit se poser est de savoir si son système de gestion interne et ses procédures administratives sont prêts à s'adapter aux exigences du SDI pour l’envoi de factures électroniques. Pour y parvenir, l’entreprise aura besoin d'un fournisseur de solutions capable de s’interfacer avec son ERP afin de convertir les données des factures au format structuré adapté.
EDICOM est en mesure de s'intégrer aux principaux ERP du marché (SAP, Microsoft Dynamics, Sage, etc.) et de s'adapter à tous les formats d’extraction. Notre solution est hébergée sur notre cloud, elle ne nécessite donc ni installation en local de la part du client, ni maintenance et mise à jour de l'infrastructure
Si nous envoyons déjà des factures électroniques, comment pouvons-nous adapter notre système de facturation actuel aux particularités du secteur public ou privé ?
Les entreprises qui disposent d’ores et déjà d’une solution EDI pour échanger avec leurs partenaires commerciaux ou avec l'administration publique échangent actuellement des factures dont le contenu et le format les informations ont été convenus entre les parties. Avec l'introduction de l'obligation de facturation B2B en Italie, un format XML spécifique a été imposé, son contenu et sa forme diffèrent des formats préalablement échangés dans le cadre d’échanges en B2B.
Pour adapter ce fichier, il sera nécessaire de procéder à une analyse et une comparaison entre les informations demandées par le SDI et le fichier actuellement échangé. Nous étudierons également la possibilité d'intégrer vos factures PDF au format XML, afin que les informations non contenues dans le fichier XML restent accessibles à vos destinataires.
EDICOM est en mesure de réaliser cette analyse, de traiter tout type de message structuré et de procéder à l’intégralité des validations de fichier afin de vous assurer une mise en conformité totale de vos processus de facturation via le SDI.
Est-il nécessaire d’apposer une signature électronique qualifiée et un cachet électronique pour identifier les factures ?
Conformément à la législation européenne et au règlement eIDAS relatif à l'identification électronique et aux services de confiance pour les transactions électroniques dans le marché intérieur, les factures électroniques doivent être signées électroniquement et accompagnées et horodatée afin de garantir leur authenticité, leur intégrité et leur non-répudiation.
En tant que prestataire de services de confiance qualifié, EDICOM peut offrir ces deux services certifiés conformément au règlement européen eIDAS.
Comment pouvons-nous nous connecter de manière sécurisée au SdI pour transmettre nos factures ?
À l’issue de la conversion des factures au format requis, puis de la signature électronique et de l'horodatage, les factures doivent être envoyées au SDI par le biais d’un canal sécurisé. La plateforme étatique italienne dispose de canaux de réception et d’envoi de factures B2B, pour lesquels EDICOM dispose déjà d’un accès.
Par le biais de son HUB des administrations publiques, EDICOM met en place un canal de communication sécurisé et direct avec SDI aussi bien pour l'envoi que pour la réception de factures. Ce HUB des administrations publiques, offre non seulement la possibilité de se connecter au SDI en Italie, mais également auprès d’autres organismes publics en Europe et dans le monde.
Comment pouvons-nous recevoir et intégrer les notifications transmises par le SDI et le destinataire de la facture ?
Pour assurer une gestion optimale du traitement des factures, un ensemble de notifications est consultable afin de connaitre en temps réel l’état d’acheminement des factures. À la suite de la première validation réalisée par le SDI, une première notification de validation est émise par la plateforme étatique.
Pour assurer un flux efficace et agile, la plateforme EDICOM effectue une validation syntaxique des factures avant de les envoyer au SDI, confirmant ainsi l'exactitude du format attendu et du type de signature électronique requis.
Dans le même temps, notre HUB se charge de recevoir les accusés de traitement transmis par le SDI et par le destinataire final. D'une part, le SDI enverra des notifications relatives aux différents statuts des factures, et d'autre part, le destinataire pourra transmettre ces notifications à l'expéditeur par le biais du SDI.
Grâce à la solution d'EDICOM, toutes les notifications reçues peuvent être automatiquement intégrées à votre ERP afin de fluidifier leur traitement. Si votre ERP n'est pas en mesure d’intégrer ces flux, la plateforme EDICOM vous permettra tout de même de consulter vos notifications par le biais d'une notre interface web.
Comment se conformer à la réglementation relative à l’archivage des factures et à la Conservazione Sostitutiva ?
En Italie, les entités qui envoient et reçoivent des factures électroniques doivent conserver ces documents pour une durée minimale de 5 ans. Cet archivage doit être effectué conformément aux dispositions de la procédure de la « conservazione elettronica » qui impose, entre autres, l’ajout d’une signature et d’un cachet électronique sur les documents stockés, confirmant ainsi que les documents conservés n’ont pas été altérés.
EDICOM met à la disposition des utilisateurs un service d'archivage à long terme certifié appelé EDICOMLta, grâce auquel toutes les factures peuvent être archivées ainsi que leurs accusés de réception, tout au long de leur archivage. Grâce à l’ensemble des certifications d’archivage conformes au règlement eIDAS, EDICOM garantit l'intégrité des documents stockés au sein de sa solution.
EDICOM est un prestataire de services de confiance qualifié, garantissant ainsi la conformité de vos processus d’archivage, ce qui vous permet de en cas de litige au sein de l'Union européenne.
Est-ce que mon ERP est prêt à intégrer les factures que nous recevons ?
L’obligation d’émission de factures électroniques dans le cadre de transactions en B2B a des conséquences considérables non seulement les entreprises italiennes destinataires, mais également les entreprises émettrices. Pour anticiper ces contraintes, il est nécessaire de disposer d’une solution de facturation électronique couvrant le flux intégré d’envoi et de réception de factures auprès de l’ERP. Les solutions EDICOM disposent de mécanismes de signature électronique qui garantissent l'origine, l'intégrité et l'authenticité de tous les documents reçus.
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