Facturation électronique au Costa Rica

Utilisation obligatoire

Depuis 2018, la facturation électronique est devenue obligatoire pour tous les assujettis au Costa Rica. Cette réglementation couvre à la fois l'émission et la réception de documents électroniques, ce qui signifie que toutes les entreprises, quelle que soit leur taille ou leur secteur, doivent utiliser ce système pour assurer la traçabilité et la conformité fiscale de leurs processus.

Format de la facture

Au Costa Rica, les factures électroniques sont émises au format XML, conformément aux normes internationales qui permettent l'interopérabilité et l'intégration avec d'autres systèmes comptables.

Les types de documents électroniques pris en charge par ce système sont les suivants : Facture électronique, Facture d'achat électronique, Facture d'exportation électronique, Note de crédit électronique, Note de débit électronique, Ticket électronique.

Chaque document doit contenir les données fiscales requises par la réglementation et être transmis électroniquement pour validation.

Signature électronique

La facture électronique au Costa Rica doit être signée électroniquement par l'émetteur, au moyen d'un certificat électronique délivré par une autorité de certification internationale reconnue par la réglementation du pays. Cette signature électronique est l'une des conditions essentielles pour garantir l'authenticité, l'intégrité et la validité juridique des documents électroniques.

Le certificat électronique permet d'identifier l'émetteur de manière unique et garantit que le contenu du document n'a pas été modifié après sa création. Les entreprises peuvent ainsi démontrer la légalité de leurs transactions commerciales en cas de contrôle de la DGT ou d'autres autorités compétentes.

Archivage électronique

Conformément à l'article 109 du code des règles et procédures fiscales, les émetteurs et les destinataires de documents électroniques sont légalement tenus de les conserver pendant une période minimale de 5 ans. Cette obligation s'applique à toutes les pièces justificatives électroniques générées, y compris les factures, les notes de crédit, les notes de débit et les tickets électroniques, et vise à faciliter le contrôle et à garantir le respect des obligations fiscales des entreprises.

Prérequis administratifs

Pour être en mesure d'échanger des factures électroniques, les assujettis doivent accomplir certaines formalités administratives :

• Inscription sur l'Administration fiscale virtuelle (ATV) : tous les assujettis doivent s'inscrire sur le portail officiel de la DGT, connu sous le nom d'ATV.

Cet enregistrement doit être effectué en fonction du rôle que l'assujetti jouera dans le système, soit en tant que : Émetteur - récepteur électronique, Récepteur électronique - non-émetteur, Récepteur manuel, Récepteur électronique - consommateur final.

• Configuration du système de facturation : les assujettis doivent mettre en place un système de facturation compatible avec les normes définies par la DGT.

Contrôle fiscal

Pour garantir la validité des reçus électroniques, le système de facturation électronique du Costa Rica exige la transmission de deux messages clés :

• Message de l'administration fiscale : confirmation de la réception par la DGT, indiquant que la pièce justificative a été validée correctement.
• Message du destinataire : confirmation par le destinataire que le document a été reçu et qu'il est conforme aux exigences établies.

Ces deux messages sont essentiels pour assurer la traçabilité et la conformité réglementaire des transactions électroniques.

Format d'impression

Dans les cas où le client l'exige, il est obligatoire de fournir une représentation imprimée de la facture électronique.

Cette représentation doit être une version fidèle du format XML de la facture électronique et doit être dans le même format que la facture électronique.