Fatura eletrônica na Costa Rica

Obrigatoriedade

Desde 2018, o faturamento eletrônico se tornou um requisito obrigatório para todos os contribuintes na Costa Rica. Essa normativa abrange tanto a emissão como o recebimento de documentos eletrônicos, o que significa que todas as empresas, independentemente do seu tamanho ou setor, devem utilizar esse sistema para garantir a rastreabilidade e o cumprimento fiscal.

Formato da fatura

Na Costa Rica, os documentos eletrônicos são emitidos em formato XML, cumprindo os padrões internacionais que permitem a interoperabilidade e a integração com outros sistemas contábeis.

Os tipos de documentos eletrônicos incluídos no sistema são: Fatura eletrônica, Fatura eletrônica de compra, Fatura eletrônica de exportação, Nota de crédito eletrônica, Nota de débito eletrônica, Talão eletrônico.
Cada documento deve conter os dados fiscais exigidos pela normativa e serem transmitidos eletronicamente para validação.

Assinatura eletrônica

A fatura eletrônica na Costa Rica deve estar assinada digitalmente pelo emissor, utilizando um certificado digital emitido por uma autoridade de certificação internacional reconhecida pelas normas do país. A assinatura digital é um dos requisitos chave para garantir a autenticidade, integridade e validade legal dos documentos eletrônicos.

O certificado digital permite identificar de forma única o emissor e garante que o conteúdo do comprovante não tenha sido alterado após a sua geração. Dessa forma, as empresas podem demonstrar a legalidade das suas transações comerciais perante qualquer solicitação da Direção Geral de Tributação (DGT) ou de outras autoridades competentes.

Armazenamento

De acordo com o Artigo 109 do Código de Normas e Procedimentos Tributários, tanto os emissores como os receptores de documentos eletrônicos estão legalmente obrigados a conservá-los durante um período mínimo de 5 anos. Este requisito aplica-se a todos os comprovativos eletrônicos gerados, incluindo faturas, notas de crédito, notas de débito e talões eletrônicos, e tem como objetivo facilitar a fiscalização e garantir o cumprimento das obrigações tributárias das empresas.

Requisitos prévios

Para iniciar o uso do faturamento eletrônico, os contribuintes devem completar certos trâmites administrativos:

• Registro na Administração Tributária Virtual (ATV): Todos os contribuintes devem se registrar no portal oficial da DGT, conhecido como ATV.

Esse registro deve ser realizado com base no papel que o contribuinte desempenhará no sistema, seja como: Emissor - receptor eletrônico, Receptor eletrônico - não emissor, Receptor manual, Receptor eletrônico - consumidor final.

• Configuração do sistema de faturamento: Os contribuintes devem implementar um sistema de faturamento compatível com os padrões definidos pela DGT.

Controle fiscal

Para garantir a validade dos comprovantes eletrônicos, o sistema de faturamento eletrônica na Costa Rica requer a transmissão de duas mensagens chave:

• Mensagem da AT: Confirmação de recebimento por parte da DGT, indicando que o comprovante foi validado corretamente.
• Mensagem do Receptor: Confirmação por parte do receptor de que recebeu o comprovante e que este cumpre com os requisitos estabelecidos.

Ambas as mensagens são essenciais para garantir a rastreabilidade e o cumprimento normativo das transações eletrônicas.

Formato de impressão

Nos casos em que o cliente o solicitar, é obrigatório entregar uma representação impressa da fatura eletrônica.

Deve ser uma versão fiel do formato XML do comprovante eletrônico e deve cumprir com os requisitos de legibilidade e precisão estabelecidos pela DGT. Esse formato físico está projetado para cumprir com os requisitos de clientes que não operam de forma eletrônica ou que precisam de um comprovante tangível por motivos específicos, como resguardo pessoal ou contábil.