Voltar ao mapaFatura eletrônica e e-Reporting em Polônia
A Polônia implementará o faturamento eletrônico B2B obrigatório em uma base gradual em 2026 por meio do Sistema Nacional de Faturamento Eletrônico (KSeF). Em 8 de maio de 2025, o Ministério das Finanças publicou a minuta do esquema FA(3), que substituirá o FA(2) a partir de janeiro de 2026. No B2G, as administrações públicas têm recebido faturas eletrônicas desde 2019 e o envio pelos fornecedores é voluntário.
Características da fatura eletrônica na Polônia
O modelo polonês baseia-se na liberação para B2B: as faturas estruturadas são enviadas à KSeF para validação e obtenção de um identificador exclusivo (KSeF ID). No contexto B2G, a troca ocorre conforme a UBL 2.1/Peppol BIS 3.0 por meio da plataforma pública relevante.
Obrigatoriedade
- B2G: A partir de 2019, as administrações públicas devem ser capazes de receber e gerenciar faturas eletrônicas, enquanto o envio por parte dos fornecedores continua voluntário.
- B2B: Obrigatório em duas fases via KSeF:
- 1º de fevereiro de 2026: grandes contribuintes (>200 milhões de PLN/ano).
- 1º de abril de 2026: todos os outros contribuintes.
Formato da fatura
- B2B (KSeF): Fatura estruturada em XML conforme FA(2) (atual) e transição para FA(3) (minuta publicada em maio de 2025, aplicável a partir de janeiro de 2026).
- B2G: UBL 2.1 e Peppol BIS 3.0.
Assinatura eletrônica
A assinatura eletrônica não é obrigatória para faturas estruturadas enviadas via KSeF. Entretanto, as mensagens e declarações fiscais vinculadas a outros processos podem exigir assinaturas qualificadas, conforme apropriado.
Armazenamento
O KSeF funciona como um repositório e permite que você consulte e faça download de faturas por 10 anos. Além disso, os contribuintes devem reter a documentação conforme as normas contábeis e fiscais; o período mínimo geral é de 5 anos.
Procedimentos administrativos necessários
- Registro e configuração de credenciais para acesso ao KSeF (API ou aplicativo de contribuinte).
- Adaptação dos sistemas de emissão/recepção ao esquema FA(3) e à API KSeF 2.0.
- Procedimentos internos para operação de contingência (modo off-line) e gerenciamento de reconhecimento.
Controle fiscal
O KSeF valida cada fatura e emite confirmações (atribuição de ID do KSeF e registro de data e hora, rejeição, indisponibilidade). O controle contínuo melhora a rastreabilidade e reduz os riscos de erros e fraudes.
Próximas datas em Polônia
Sistema Nacional de Faturamento Eletrônico - KSeF
O KSeF é a plataforma central para envio e recebimento de faturas estruturadas. As empresas enviam suas faturas para o KSeF, que atribui um ID KSeF e torna os documentos disponíveis para consulta ou para baixar (original ou PDF). O sistema inclui confirmações automáticas de recebimento, rejeição ou indisponibilidade.
FA(3) e KSeF 2.0: marcos e cronograma
- 8 de maio de 2025: rascunho do esquema de FA(3).
- Junho de 2025: documentação do KSeF 2.0 (esquema FA(3), API atualizada, cronograma de testes).
- 30 de setembro de 2025: abertura do ambiente de teste da API do KSeF 2.0.
- Novembro de 2025: versão de teste do aplicativo KSeF 2.0 para contribuintes.
- Janeiro de 2026: entrada em vigor do esquema FA(3) (substitui o FA(2)).
- 1º de fevereiro e 1º de abril de 2026: início escalonado da obrigação B2B.
Mudanças regulatórias anunciadas
- Uso voluntário do modo off-line até o final de 2026.
- Possibilidade opcional de emitir faturas B2C via KSeF.
- Inclusão de anexos às faturas no KSeF, sem restrições setoriais.
- As faturas de baixo valor (≤450 PLN por fatura ou ≤10.000 PLN/mês) podem continuar a ser emitidas no formato atual até 30 de setembro de 2026.
- Haverá diferimento até 31 de julho de 2026 da obrigação de incluir o número KSeF nos pagamentos (incluindo pagamentos divididos) e da aplicação de penalidades por não conformidade.
- Novo regulamento (substitui 27/12/2021) que abrangerá códigos QR, acesso em duas etapas e processos de certificação interna.
- Período de carência: sem multas por erros formais até o final de 2026.
- Introdução do "modo off-line24" para emitir a fatura no dia seguinte em casos específicos.
Próximas datas em Polônia
Relatórios SAF-T na Polônia (KAS)
Os arquivos SAF-T (JPK) são enviados em XML para a autoridade fiscal KAS. JPK_VAT e, gradualmente a partir de 2025, JPK_CIT são obrigatórios. Ambos devem ser assinados com uma assinatura eletrônica qualificada e mantidos por 5 anos.
JPK_VAT
- Obrigatório para todas as empresas a partir de 1º de outubro de 2018.
- Ele substitui declarações como VAT-7, VAT-7K, VAT-27, VAT-ZT, VAT-ZZ e VAT-ZD.
- Deve ser enviado até o dia 25 de cada mês.
- Duas modalidades: JPK_V7M (mensal) e JPK_V7K (trimestral).
JPK_CIT (novo)
- Isso decorre da divisão do JPK_KR em dois: JPK_KR_PD (registros PIT/CIT) e JPK_ST_KR (ativos fixos e intangíveis).
- Obrigatório anualmente, com implementação em fases a partir de 1º de janeiro de 2025.
- A partir de 31/12/2024: entidades com receitas > 50 milhões de euros e grupos fiscais (PGK).
- A partir de 31/12/2025: outros contribuintes de CIT e PIT obrigados a enviar o JPK_VAT.
- A partir de 31/12/2026: todos os outros contribuintes de CIT e PIT, independentemente do tamanho.
Outros arquivos JPK mediante solicitação (auditoria)
JPK_FA, JPK_FA_RR, JPK_MAG, JPK_KR, JPK_WB, JPK_EWB, JPK_PKPiR, entre outros, devem poder ser gerados e enviados eletronicamente quando exigido pela autoridade.
Próximas datas em Polônia
Veja as perguntas mais frequentes
A seguir, apresentamos algumas das perguntas mais frequentes sobre o sistema de faturação eletrônica na Polônia.
Quando começa a obrigação de faturamento eletrônico B2B na Polônia?
Em duas fases: 1º de fevereiro de 2026 para grandes contribuintes (>200 milhões de PLN/ano) e 1º de abril de 2026 para os demais.
Qual esquema técnico será usado para faturas B2B?
O esquema FA(3) (publicado em maio de 2025) substituirá o FA(2) a partir de janeiro de 2026.
A assinatura eletrônica é obrigatória no KSeF?
Para faturas estruturadas enviadas à KSeF, a assinatura não é obrigatória. A assinatura qualificada pode ser exigida em outros relatórios (por exemplo, SAF-T).
Por quanto tempo as faturas ficarão disponíveis no KSeF?
O KSeF mantém as faturas por 10 anos; além disso, o contribuinte deve manter seus próprios registros conforme os regulamentos (mínimo geral de 5 anos).
O que é o modo off-line e o modo off-line24?
O modo off-line permite a emissão em contingência sem conexão direta com o KSeF; o modo off-line24 permite a emissão da fatura no dia seguinte em casos específicos. Seu uso voluntário será possível até o final de 2026.
Quais são as obrigações do SAF-T aplicáveis na Polônia?
O JPK_VAT é mensal (ou trimestral no JPK_V7K) e o JPK_CIT será anual a partir de 2025, com implementação gradual conforme o tamanho do contribuinte. Ambos são enviados em XML, assinados e mantidos por um período mínimo de 5 anos.
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