Fatura eletrônica no Quênia

Obrigatoriedade

A partir de 30 de novembro de 2022, todos os contribuintes registrados no IVA deverão cumprir a obrigação de emitir faturas eletrônicas por meio do TIMS. Essa medida é obrigatória para todas as empresas sujeitas ao IVA no Quênia. 

Formato da fatura

As faturas eletrônicas no Quênia devem ser geradas no formato JSON (JavaScript Object Notation), um padrão amplamente utilizado na transmissão de dados estruturados.

O uso do JSON permite que as faturas sejam processadas de forma rápida e eficiente no Sistema de Gerenciamento de Faturas Fiscais (TIMS), garantindo a interpretação correta dos dados pela Kenya Revenue Authority (KRA).

Assinatura eletrônica

A aplicação de uma assinatura eletrônica nas faturas é obrigatória, garantindo a autenticidade e a integridade do documento. 
Para atender a esse requisito, as faturas geradas por meio do TIMS devem ser validadas e assinadas digitalmente por uma Unidade de Controle, um dispositivo responsável por:

• Assinar eletronicamente cada fatura no momento da emissão.
• Criptografar informações para garantir sua segurança e confidencialidade.
• Transmitir a fatura para o KRA em tempo real ou quando a conectividade permitir.

As empresas devem garantir que suas soluções de faturamento incluam um módulo de assinatura eletrônica compatível com as normas da KRA para evitar problemas de conformidade.

Armazenamento

As empresas devem reter as faturas eletrônicas por um período de 5 anos, conforme as normas estabelecidas pela KRA. É essencial que as faturas sejam armazenadas de forma segura e estejam disponíveis para análise em caso de auditorias ou inspeções fiscais. 

Controle fiscal

Las empresas deben conservar las facturas electrónicas durante un período de 5 años, de acuerdo con las regulaciones establecidas por la KRA. Es esencial que las facturas se almacenen de manera segura y estén disponibles para su revisión en caso de auditorías o inspecciones fiscales. 

Control fiscal

As faturas eletrônicas devem ser enviadas para a KRA por meio de um dispositivo chamado Unidade de Controle, que executa as seguintes funções:

Validação dos dados da fatura no momento da emissão, geração de um número de fatura exclusivo para cada fatura ou recibo, transmissão da fatura eletrônica para a KRA em tempo real ou quase em tempo real e geração de notas de crédito e débito para corrigir ou alterar uma fatura.