Elektronische facturatie in Kenia

Verplichting

Vanaf 30 november 2022 moeten alle btw-plichtigen voldoen aan de verplichting om elektronische facturen uit te reiken via TIMS. Deze maatregel is verplicht voor alle bedrijven die BTW-plichtig zijn in Kenia. 

Factuurformaat

E-facturen in Kenia moeten worden gegenereerd in JSON-formaat (JavaScript Object Notation), een veelgebruikte standaard voor de overdracht van gestructureerde gegevens.

Door het gebruik van JSON kunnen facturen snel en efficiënt worden verwerkt in het Tax Invoice Management System (TIMS), waardoor de Kenya Revenue Authority (KRA) de gegevens correct kan interpreteren.

Elektronische handtekening

De toepassing van een elektronische handtekening op facturen is verplicht en garandeert de authenticiteit en integriteit van het document. 
Om aan deze eis te voldoen, moeten facturen die via TIMS zijn gegenereerd, worden gevalideerd en digitaal ondertekend door een controle-eenheid, een apparaat dat belast is met:

• Het elektronisch ondertekenen van elke factuur op het moment dat deze wordt uitgegeven.
• De informatie versleutelt om de veiligheid en vertrouwelijkheid ervan te garanderen.
• De factuur in realtime of wanneer de connectiviteit het toelaat naar de KRA stuurt.

Bedrijven moeten ervoor zorgen dat hun factuuroplossingen een module voor elektronische handtekeningen bevatten die compatibel is met de KRA-regelgeving om problemen met de naleving te voorkomen.

Archivering

Bedrijven moeten elektronische facturen gedurende 5 jaar bewaren, in overeenstemming met de voorschriften van de KRA. Het is essentieel dat facturen veilig worden opgeslagen en beschikbaar zijn voor controle in geval van audits of belastinginspecties. 

Vereisten

Elektronische facturen moeten naar de KRA worden verzonden via een apparaat dat een controle-eenheid wordt genoemd en dat de volgende functies uitvoert:
Het valideren van factuurgegevens op het moment van uitgifte, het genereren van een uniek factuurnummer voor elke factuur of kwitantie, het verzenden van de elektronische factuur naar de KRA in realtime of bijna realtime, en het genereren van credit- en debetnota's om een factuur te corrigeren of te wijzigen.