De Republiek Malawi is begonnen met een ingrijpende hervorming van zijn belastingstelsel met de invoering van het Electronic Invoicing System (EIS), het nieuwe overheidsplatform voor verplichte elektronische facturering. Deze verandering, onder leiding van de Malawi Revenue Authority (MRA), vervangt de oude Electronic Fiscal Devices (EFD's) door een integrale digitale oplossing.
Het ministerie van Financiën van Malawi kondigde op 23 februari 2024 het plan aan om een verplicht elektronisch facturatiesysteem in te voeren dat de traditionele EFD's zal vervangen. Dit initiatief, dat deel uitmaakt van de nationale begroting voor 2024/25, heeft tot doel fraude en btw-ontduiking tegen te gaan door middel van realtime aangifte van facturen. De instantie die verantwoordelijk is voor de uitvoering hiervan is de Malawi Revenue Authority (MRA), de belastingdienst van het land.
Regelgevend kader en belangrijke data voor de invoering van elektronische factureratie in Malawi
De implementatie van het systeem is gebaseerd op de Value Added Tax (Amendment) Act, 2024 en de Government Notice No. 73 van 1 augustus 2025, die de invoering van het nieuwe model verplicht stellen.
De initiële verplichting geldt voor alle btw-plichtige belastingplichtigen, die hun facturen via het nieuwe elektronische systeem moeten uitgeven in plaats van via de traditionele kwitanties. De belangrijkste data en kenmerken van het implementatieproces zijn:
- Februari 2024: Officiële aankondiging van het elektronische factureringssysteem door de minister van Financiën, in het kader van de begroting 2024/25. Het voornemen wordt bekendgemaakt om een overheidsportaal voor facturering in te voeren om verkopen in realtime te rapporteren, waardoor fysieke EFD's geleidelijk worden afgeschaft.
- Augustus 2025: Start van de test- en overgangsperiode. De autoriteiten stelden aanvankelijk een periode van drie maanden vast (van 2 augustus tot 1 november 2025) voor de migratie, waarin belastingplichtigen vertrouwd konden raken met het EIS-systeem. In deze periode konden traditionele en elektronische facturering naast elkaar bestaan, zonder sancties, om de aanpassing te vergemakkelijken.
- Oktober 2025: De autoriteiten hebben het tijdschema enigszins aangepast en de verplichte startdatum met enkele dagen uitgesteld om bedrijven meer tijd te geven. De laatste overgangsfase concentreerde zich op oktober 2025, waarbij de opleiding en het oplossen van incidenten vóór de definitieve verplichting werden versterkt.
- 1 februari 2026: Verplichte inwerkingtreding. Vanaf deze datum wordt het elektronische factureringssysteem van Malawi (EIS) officieel in gebruik genomen en vervangt het volledig het EFD als methode voor het uitgeven van fiscale bewijzen. Vanaf deze datum moeten alle facturen en btw-ontvangsten elektronisch worden gegenereerd via het MRA-portaal. Facturen die buiten het nieuwe systeem worden uitgegeven, worden voor fiscale doeleinden als ongeldig beschouwd,
Het EIS-systeem: technologisch platform en verantwoordelijke autoriteiten
Het Electronic Invoicing System (EIS) van Malawi is het centrale platform waarmee alle elektronische facturen in het land worden uitgegeven en gerapporteerd. De MRA is de autoriteit die verantwoordelijk is voor het beheer ervan en zorgt ervoor dat de verkoopgegevens van de belastingplichtigen in real- time naar haar servers worden verzonden.
Het EIS-platform genereert niet alleen de elektronische factuur, maar houdt ook een digitaal register bij van de transacties en de voorraad van de belastingplichtige in real-time. Elke uitgegeven factuur werkt automatisch de productvoorraad in het systeem bij, waardoor het bedrijf en de belastingdienst inzicht krijgen in de verkopen en de voorraad.
De veiligheid en wettelijke geldigheid van Malawische elektronische facturen worden gegarandeerd door de MRA. Elk via het EIS uitgegeven bewijsstuk krijgt een unieke identificatiecode en wordt opgeslagen op de servers van de belastingdienst. Op deze manier kunnen kopers de authenticiteit van de facturen controleren en voldoen verkopers aan de verplichting om deze in real-time naar de belastingdienst te sturen.
EDICOM is uw wereldwijde leverancier op het gebied van data-integratie en compliance
In een steeds digitaler en meer gereguleerde bedrijfsomgeving positioneert EDICOM zich als uw betrouwbare wereldwijde leverancier van oplossingen voor data-integratie en elektronische compliance. Met een directe aanwezigheid in Europa, Amerika en Afrika en klanten in meer dan 80 landen helpen wij multinationals om hun processen voor elektronische informatie-uitwisseling soepel te laten verlopen.
Ons internationale cloud-platform maakt het mogelijk om kritieke gegevensstromen zoals elektronische facturatie, elektronische belastingaangifte of EDI-uitwisseling te automatiseren en te beveiligen. Dit alles volgens internationale normen, met een hoge mate van beschikbaarheid en naleving van de regelgeving.
Bovendien garandeert onze meertalige technische ondersteuning 24/7 continue begeleiding in alle fasen van het project, van de juridische en technische analyse tot de implementatie en werking van het systeem. Met EDICOM krijgen bedrijven toegang tot een technologische partner die de complexiteit van internationale expansie begrijpt en reageert met schaalbare, veilige oplossingen die zijn aangepast aan elke markt.
