Terug naar de kaartElektronische facturatie in Duitsland
Duitsland bevindt zich midden in een proces van digitale transformatie van zijn fiscale en administratieve processen, en de elektronische factuur speelt in deze ontwikkeling een centrale rol. Hoewel de invoering ervan jarenlang vrijwillig was, hebben de Duitse autoriteiten stappen gezet in de richting van een steeds verder gestandaardiseerde en geautomatiseerde omgeving, in lijn met de Europese digitaliseringsstrategie en de aanstaande implementatie van de ViDA-richtlijnen (VAT in the Digital Age).
Kenmerken van elektronische facturatie B2B in Duitsland
Het Bundesministerium der Finanzen (BMF), het federale ministerie van Financiën, speelt een centrale rol bij het vaststellen en toepassen van het wettelijke kader voor elektronische facturering in Duitsland. In samenwerking met de deelstaten en de federale belastingdienst heeft het BMF technische en juridische richtlijnen opgesteld waarin de normen voor het uitgeven, ontvangen en opslaan van elektronische facturen zijn vastgelegd.
Een van de belangrijkste recente mijlpalen is de goedkeuring van de Wachstumschancengesetz (wet op groeikansen), die in maart 2024 is aangenomen. Deze wet maakt elektronische facturering verplicht voor nationale B2B-transacties en stelt de technische voorwaarden en implementatietermijnen vast.
Het BMF heeft ook plannen aangekondigd voor de oprichting van een nationale infrastructuur voor de verzending van elektronische facturen, die in de toekomst de automatische verzending van gegevens naar de belastingdienst mogelijk zal maken, naar het voorbeeld van Italië en Frankrijk.
Verplichting
De BMF heeft een implementatieschema voorgesteld dat betrekking heeft op de ontvangst, verzending en het gebruik van de verschillende formaten.
- 01/01/2025: Alle bedrijven moeten elektronische facturen kunnen ontvangen.
- 01/01/2027: Verplichte verzending van elektronische facturen voor bedrijven met een jaaromzet van meer dan 800.000 euro.
- 01/01/2028: Alle bedrijven moeten elektronische B2B-facturen versturen.
Factuurformaat
01/01/2025
- Papier
- Elektronische factuur volgens de norm EN 16931, die het semantische model definieert met betrekking tot de gegevens die in de factuur moeten worden opgenomen: Compatibele nationale formaten in Duitsland: XRechnung en ZugFeRD.
- Andere formaten (XML, EDIFACT, X12…)
01/01/2027
- Papier: toegestaan onder speciale voorwaarden
- Elektronische factuur volgens de norm EN 16931, die het semantische model definieert met betrekking tot de gegevens die in de factuur moeten worden opgenomen: compatibele nationale formaten in Duitsland: XRechnung en ZugFeRD.
- Andere formaten (XML, EDIFACT, X12...): toegestaan onder speciale voorwaarden
01/01/2028
- Elektronische factuur volgens de norm EN 16931, die het semantische model definieert met betrekking tot de gegevens die in de factuur moeten worden opgenomen: Nationale compatibele formaten in Duitsland: XRechnung en ZugFeRD.
- Andere formaten (XML, EDIFACT, X12...) mits ze compatibel zijn met het EN16931-formaat.
Elektronische handtekening
In Duitsland is een elektronische handtekening niet verplicht om een elektronische factuur geldig te maken.
Archivering
Wat de bewaring betreft, moeten elektronische facturen 8 jaar worden bewaard, plus 1 extra jaar indien dit om fiscale of boekhoudkundige redenen vereist is (8 + 1 jaar in totaal). Gedurende deze periode moeten de documenten worden bewaard in overeenstemming met de Duitse bewaarplicht GobD, waarbij de traceerbaarheid, verifieerbaarheid en integriteit van de opgeslagen documenten moet worden gewaarborgd.
Komende data in Duitsland
Kenmerken van elektronische facturatie B2B in Duitsland
Duitsland heeft elektronische facturering in de publieke sector ingevoerd volgens een tijdschema dat B2G-facturering in de deelstaten verplicht stelde. De voortgang van de invoering van elektronische facturering hangt af van het feit of elke deelstaat (Bundesland) zijn eigen wettelijk besluit uitvaardigt, waarin de normen voor communicatiesystemen, formaten en toegangspunten worden vastgelegd. De enige universele vereiste is dat elektronische facturering in alle gevallen toegankelijk moet zijn via Peppol.
De invoering van de elektronische B2G-factuur (Business to Government) in Duitsland is in fasen verlopen:
- 18 april 2019: verplichting tot ontvangst van elektronische facturen op nationaal niveau.
- 18 april 2020: verplichting tot ontvangst op regionaal en lokaal niveau.
- 27 november 2020: verplichting tot het versturen van elektronische facturen naar de federale overheid.
Verplichting
De Duitse federale wet voor e-facturatie, E-Rechnungs-Gesetz, geeft de deelstaten de bevoegdheid om hun eigen omzettingsbesluiten vast te stellen.
Het nationale proces in Duitsland verliep parallel aan dat van de 16 deelstaten, die elk de wetgevende bevoegdheid hebben om de Europese richtlijn zelf om te zetten.
Factuurformaat
Het formaat van elektronische facturen van de centrale overheid in Duitsland wordt gedefinieerd in de Basisspecificatie voor factuurgebruikers (CIUS). Er worden twee formaten geaccepteerd: het nationale ZUGFeRD en de Peppol UBL, ook wel XRechnung genoemd.
Komende data in Duitsland
Veelgestelde vragen over elektronische facturatie in Duitsland
Wat is XRechnung?
XRechnung is een van de toegestane formaten voor elektronische facturen in Duitsland. Dit formaat is verplicht voor centrale, regionale en lokale overheden. Het is een XML-document dat is aangepast aan de eisen van de Europese Unie.
Wat is ZUGFeRD?
ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forum elektronische Rechnung Deutschland) is een van de toegestane formaten voor elektronische facturen in Duitsland. Het is een hybride formaat, bestaande uit een PDF A3 met een ingebed XML-bestand dat voldoet aan de Europese norm.
Wat is OZG-RE?
Het OZG-RE-platform (Onlinezugangsgesetz-konforme Rechnungseingangsplattform) van de federale overheid is een platform dat leveranciers en dienstverleners kunnen gebruiken om elektronische facturen door te sturen naar organisaties van de indirecte federale overheid en de samenwerkende deelstaten.
Geldt de nieuwe regelgeving ook voor internationale transacties?
Niet onmiddellijk. Op dit moment geldt de verplichting tot elektronische facturering alleen voor nationale B2B-transacties tussen bedrijven die in Duitsland zijn gevestigd.
Grensoverschrijdende transacties blijven onderworpen aan de regels van de Europese btw-richtlijn en toekomstige ontwikkelingen van het ViDA-project, dat een geharmoniseerd elektronisch rapportagesysteem op EU-niveau zou kunnen invoeren.
Wat gebeurt er met papieren facturen of eenvoudige pdf-facturen?
Tijdens de overgangsperiode (2025-2027) blijft de uitwisseling van facturen in pdf of andere ongestructureerde formaten alleen geaccepteerd als beide partijen daarmee akkoord gaan. Vanaf 2028 worden alleen gestructureerde elektronische facturen geaccepteerd die voldoen aan de norm EN 16931.
Aan welke eisen moet de archivering in Duitsland voldoen om GoBD-conform te zijn?
Wanneer een systeem of proces “GoBD-konform” wordt genoemd, betekent dit dat het voldoet aan deze wettelijke principes die zijn vastgesteld door het Bondsministerie van Financiën (BMF) en die ervoor zorgen dat digitale gegevens, zoals elektronische facturen, boekhoudkundige gegevens en fiscale documenten, op een veilige, integrale, traceerbare en toegankelijke manier worden beheerd en bewaard.
De GoBD heeft tot doel te garanderen dat alle fiscale en boekhoudkundige informatie:
- Authentiek en verifieerbaar zijn.
- Niet zonder achtergelaten sporen kunnen worden gewijzigd (gegevensintegriteit).
- Gedurende de gehele bewaartermijn (doorgaans 10 jaar) leesbaar en terugvindbaar zijn.
- Bij een controle volledige en snelle toegang bieden aan de belastingdienst.
Met andere woorden, “GoBD-konforme” archivering zorgt ervoor dat elektronische documenten als geldig bewijs kunnen dienen bij de Finanzamt (Duitse belastingdienst).
Komende data in Duitsland
WebinarEén platform. Oneindige oplossingen.
Neem contact op met onze specialisten en verhelder al uw twijfels over hoe u uw bedrijf kunt aanpassen aan elk EDI-, e-facturerings- en belastingrapportagesysteem.
Zelfontwikkelde SaaS-oplossingen
Internationale klantenservice
99,9% gegarandeerde beschikbaarheid
Beheerde diensten
Certificeringen en internationale normen
Onderhoud van integratiestromen
Meer informatie?
