Elektronische facturatie in Slowakije

Ja. Een PDF-factuur is slechts een visueel document. Een elektronische factuur daarentegen is een gestructureerd bestand in XML-formaat dat boekhoudprogramma’s automatisch kunnen lezen en verwerken. Dit voorkomt handmatige gegevensinvoer en vermindert fouten.

Nee. Momenteel is de elektronische factuur alleen verplicht voor transacties tussen bedrijven (B2B) en tussen bedrijven en overheidsinstanties (B2G).

Elektronische facturen worden verzonden via geautoriseerde dienstverleners, ook wel “digitale postbezorgers” genoemd.

Deze diensten werken als een beveiligd digitaal postsysteem voor het verzenden en ontvangen van elektronische facturen, waardoor wordt gegarandeerd dat ze correct bij de ontvanger aankomen.

Naast het verzenden van facturen is het ook verplicht om ze te kunnen ontvangen. Dit betekent dat als een ander bedrijf wettelijk verplicht is om u een elektronische factuur te sturen, u erop voorbereid moet zijn deze te ontvangen.

Alle rechtspersonen en ondernemers die btw-plichtig zijn, moeten elektronische facturen kunnen ontvangen.

Dit omvat bijvoorbeeld:

• zelfstandigen en eenmanszaken,
• vrije beroepen zoals advocaten, notarissen, architecten of kunstenaars,
• zelfstandige landbouwers, 
• personen die onroerend goed verhuren.

Als u tot een van deze groepen behoort, moet u een “digitale postbode” inschakelen om elektronische facturen te kunnen ontvangen.

Ja, maar pas op 1 juli 2030.

Vanaf die datum wordt de factuurinformatie automatisch en bijna in realtime naar de belastingdienst gestuurd. Dit vermindert de administratieve lasten en elimineert een deel van het werk dat gepaard gaat met het indienen van rapporten en formulieren.

Het doel is om de processen te vereenvoudigen en minder tijd te besteden aan administratieve taken en meer tijd aan de bedrijfsactiviteiten.

Fouten in elektronische facturen kunnen op verschillende manieren worden afgehandeld, afhankelijk van het moment waarop ze worden ontdekt:

• Fouten vóór verzending: Veel systemen voor elektronische facturering voeren automatische controles uit voordat de factuur wordt verzonden. Als er fouten in de opmaak of onvolledige gegevens worden ontdekt, kunnen deze onmiddellijk worden gecorrigeerd.
• Afgewezen facturen: Als een factuur niet aan de vereisten voldoet, kan de ontvanger deze afwijzen en om een gecorrigeerde versie vragen. De nieuwe factuur moet verwijzen naar de oorspronkelijke factuur.
• Fouten ontdekt na verzending: Zodra de elektronische factuur correct is verzonden, kan deze doorgaans niet direct worden gewijzigd. In deze gevallen is het noodzakelijk een correctiefactuur of een creditnota uit te reiken en vervolgens een nieuwe, gecorrigeerde factuur te genereren.
• Afwijzing door de ontvanger: Als de ontvanger de factuur niet accepteert, moet hij rechtstreeks contact opnemen met de verzender, aangezien het Peppol-netwerk het niet toestaat om facturen automatisch binnen het systeem af te wijzen.

Elektronische facturering bevat verschillende mechanismen om fouten te minimaliseren:

• Gestructureerde formaten, zoals UBL, en het gebruik van het Peppol-netwerk helpen de informatie te standaardiseren en fouten te verminderen.
• Automatische validaties controleren of de factuur voldoet aan de wettelijke en technische vereisten in Slowakije voordat deze wordt verzonden.

Nee. Het is niet langer nodig om de toestemming van de ontvanger te verkrijgen voor het verzenden van elektronische facturen. Dit vergemakkelijkt en versnelt de invoering van elektronische facturering.

De wettelijke termijn blijft ongewijzigd: de factuur moet worden uitgereikt binnen 15 dagen na levering van de goederen of verrichting van de dienst.

Aan de verplichting wordt voldaan als de elektronische factuur binnen die termijn van 15 kalenderdagen wordt uitgereikt en verzonden via het betreffende systeem.

Deze termijn geldt ook voor correctiefacturen.

Op dit moment is het systeem voor elektronische facturering uitsluitend bedoeld voor de uitwisseling van facturen binnen de Slowaakse Republiek.

De verplichting om elektronische facturen op te stellen en te verzenden bij binnenlandse transacties tussen bedrijven (B2B) en tussen bedrijven en overheidsinstanties (B2G) gaat in 2027 in.

De uitwisseling van elektronische facturen tussen bedrijven uit verschillende landen van de Europese Unie zal later worden ingevoerd in het kader van het Europese ViDA-initiatief (VAT in the Digital Age).

Het doel van dit initiatief is om de regels voor elektronische facturering en btw-aangifte in de hele EU te harmoniseren. Volgens de huidige planning zullen grensoverschrijdende elektronische facturen naar verwachting vanaf 2030 beschikbaar zijn.

Via het elektronische facturatiesysteem kunnen de volgende documenten worden uitgewisseld:

• facturen,
• zelffacturen (self-billing),
• creditnota's.

Ja. Het EDIFACT-systeem kan nog steeds worden gebruikt voor de elektronische uitwisseling van factuurgegevens met klanten.

Vanaf 1 januari 2027 worden facturen in EDIFACT-formaat echter niet langer beschouwd als geldige elektronische facturen voor btw-doeleinden voor binnenlandse transacties tussen in Slowakije gevestigde entiteiten.

Nee. Er bestaat momenteel geen specifieke wettelijke verplichting om via het PEPPOL-netwerk melding te maken van de afwijzing van een ontvangen elektronische factuur.

Dit geldt bijvoorbeeld voor gevallen van formele fouten, discrepanties met bestellingen of andere validatieproblemen.

In 2026 is het gebruik van de mogelijkheid vrijwillig.

Als de ontvanger in het PEPPOL-register is geregistreerd, is het mogelijk om hem via dit netwerk elektronische facturen te sturen.

Vanaf 2027 zijn zowel het verzenden als het ontvangen van elektronische facturen via de bezorgdienst verplicht.

Als de ontvanger niet voldoet aan de verplichting om elektronische facturen te kunnen ontvangen, wordt de verplichting van de verzender eveneens als vervuld beschouwd zodra hij de factuur via de verzendservice heeft verzonden, ook al eindigt het proces met een technische fout.

Zelffacturering blijft in Slowakije toegestaan onder dezelfde voorwaarden als nu.

Dit betekent dat de klant facturen kan opstellen in naam en voor rekening van de leverancier, mits er vooraf een schriftelijke overeenkomst tussen beide partijen bestaat waarin deze procedure is vastgelegd.

De werking zal vergelijkbaar zijn met die van de normale facturering:

• de klant zal de factuur opstellen met de uitdrukkelijke vermelding dat deze namens de leverancier is opgesteld,
• de factuur zal via het Peppol-netwerk worden verzonden door de betreffende dienstverleners,
• het is niet nodig om de factuur opnieuw door te sturen tussen de verschillende partijen in het netwerk.

Bovendien wordt de rapportage aan de belastingdienst automatisch uitgevoerd door de betrokken dienstverleners. Aan de rapportageverplichting wordt geacht te zijn voldaan op het moment dat de factuur aan de officiële verzendservice wordt overgedragen.

Facturen die via zelffacturering worden uitgereikt, worden technisch geïdentificeerd met een specifieke code.

De meest gebruikelijke en eenvoudige manier om een factuur in Peppol te corrigeren is:

1. een creditnota uit te geven die betrekking heeft op de oorspronkelijke factuur,
2. en vervolgens een nieuwe, gecorrigeerde factuur te verzenden.

Het is ook mogelijk om direct een correctiefactuur uit te geven, mits deze voldoet aan alle technische vereisten van Peppol BIS Billing 3.0.

In dit geval moet de corrigerende factuur:

• de gecorrigeerde gegevens bevatten,
• voldoen aan de technische validaties van het netwerk,
• en een duidelijke verwijzing naar de oorspronkelijke factuur bevatten in het veld BT-25 (InvoiceDocumentReference).

Nee. De verplichting geldt alleen voor belastingplichtigen die zijn geregistreerd overeenkomstig bepaalde artikelen van de Slowaakse btw-wet.

Bedrijven die buiten Slowakije zijn gevestigd, zijn dus, ook al beschikken ze over een Slowaaks btw-nummer, niet onderworpen aan deze verplichting als ze zijn geregistreerd onder de regeling voor niet in het land gevestigde bedrijven.

Ja. Vanaf 1 januari 2027 moeten elektronische facturen in hun oorspronkelijke elektronische formaat worden bewaard gedurende een periode van tien jaar vanaf het einde van het kalenderjaar waarop ze betrekking hebben.

Ja, EDI-systemen, waaronder EDIFACT, mogen nog steeds worden gebruikt.
De facturen moeten echter wel voldoen aan de Europese norm EN 16931 en een van de toegestane formaten gebruiken, zoals UBL of CII XML.

Dit betekent dat, ook al blijft het bedrijf intern EDIFACT gebruiken, de factuurgegevens moeten worden geconverteerd naar een formaat dat compatibel is met de Europese regelgeving voordat ze worden verzonden.

De authenticiteit en integriteit van elektronische facturen wordt gewaarborgd door verschillende technische mechanismen van het Peppol-netwerk, waaronder:

• het beveiligde AS4-protocol,
• het gebruik van geautoriseerde dienstverleners (“digitale postbezorgers”),
• de unieke identificatie van elk document via UUID,
• het systeem voor het volgen en de status van berichten (Message Level Status - MLS),
• en de interne controles van de boekhoudsystemen.

Om deze reden is het niet nodig om op elke factuur een elektronische handtekening te gebruiken.

Nee. Het toevoegen van een visuele weergave in PDF-formaat is optioneel en hangt uitsluitend af van de overeenkomst tussen de betrokken partijen.