Wanneer een inkomend document moet worden gevalideerd voordat het zijn cyclus kan voortzetten, maken de elektronische identificatie en handtekening die bij elke goedkeuring worden toegepast het mogelijk om te registreren wie er wanneer en op welke inhoud heeft ingewerkt.

Deze stromen kunnen eenvoudig worden geïmplementeerd via EDICOMSignADoc.

Elke inkooporder kan worden ondersteund door tijdstempels en verzend- en ontvangsttraces die aantonen wat er is verzonden, wanneer en in welke staat.

Een manier om risico's bij commerciële geschillen te verminderen en interne of externe audits te vereenvoudigen.

Contracten, claims, beëindiging van dienstverlening, enz. Er zijn situaties waarin het noodzakelijk is om over bewijzen te beschikken die de levering van gevoelige documenten bevestigen. In dergelijke situaties garandeert de dienst voor gecertificeerde elektronische levering van EDICOM, die is geaccrediteerd volgens de eIDAS-verordening, dat het document door de ontvanger is ontvangen en genereert het een onafhankelijk spoor dat dit feit ondersteunt.

Een bewijsstuk dat is afgegeven door een geaccrediteerde derde partij, dat de bewijslast bij een geschil, audit of verzoek om informatie omkeert en een extra veiligheidslaag biedt in processen waarbij de ontvangst van het document van cruciaal belang is.

Complexe transactiecycli — zoals een inkooporder met bijbehorende verzendingsberichten, facturen en bevestigingen van belastingautoriteiten — moeten als één documentenset worden bewaard.

We kunnen al deze elementen groeperen in dossiers die de relatie tussen documenten, bewijzen en antwoorden behouden, wat een solide garantie vormt bij audits of geschillen.

Dit is mogelijk dankzij onze dienst voor langdurige archivering, die permanent de integriteit van elk document en de koppelingen daartussen controleert.

Naarmate u nieuwe landen aan uw project toevoegt, garanderen de Trust Services dat alle stromen – ongeacht het land – dezelfde bewijslagen behouden: identiteit, handtekening, tijdstempel, traceerbaarheid en bewaring.

Een wereldwijde consistentie die alleen een internationaal platform kan bieden.

In sommige landen vereist de regelgeving voor elektronische facturen geen elektronische handtekening. In andere landen bestaat deze wel, maar wordt deze alleen toegepast op gegevens die bestemd zijn voor de belastingdienst, waardoor de rest van de inhoud van het document buiten de controle van de handtekening valt.

Dit betekent dat commerciële en contractuele elementen — overeengekomen prijzen, overeengekomen voorwaarden, toegepaste kortingen, servicevoorwaarden, enz. — onbeschermd blijven, ook al kunnen ze doorslaggevend zijn in een geschil.

Bij EDICOM begrijpen we dat het behoud van de integriteit en authenticiteit van de hele factuur, en niet alleen van het fiscale gedeelte, van fundamenteel belang is om veilig te kunnen werken. Daarom passen we een extra beschermingslaag toe door het volledige document te ondertekenen, ongeacht wat de regelgeving van elk land vereist.

Deze garantie wordt nog waardevoller bij internationale projecten die worden beheerd vanuit ons wereldwijde platform voor elektronische facturering, waar documentconsistentie essentieel is om operationele en contractuele risico's tussen verschillende markten te voorkomen.

Zo kunt u op elk moment aantonen dat de verzonden factuur exact dezelfde is als die u in een geschil, claim of contractuele herziening gebruikt. Een echte garantie, niet beperkt tot het wettelijke minimum.

Een erkende vertrouwensdienstverlener (QTSP of PSC) is een officieel erkende entiteit die technisch en juridisch geldig bewijsmateriaal kan genereren dat geen van de betrokken partijen zelf kan leveren.

Wanneer een EDI- of elektronische facturatieproject steunt op een platform dat diensten van een geaccrediteerde derde vertrouwenspartij integreert:

• Elke transactie wordt ondersteund door een onafhankelijke agent, niet door de systemen van de uitgever zelf.
• Het gegenereerde bewijsmateriaal is onbetwistbaar, traceerbaar en voldoet aan de strengste normen op het gebied van integriteit en authenticiteit van documenten.
• Het platform kan aantonen wat er is gebeurd, wanneer en met welke exacte inhoud, met een bewijskracht die veel groter is dan die van een intern register.
• Bij audits, geschillen of verzoeken keert dit bewijs de bewijslast om en biedt het een echte garantie.

Bij EDICOM is deze extra laag rechtstreeks in het platform geïntegreerd: ondertekening, identificatie, tijdstempel, gecertificeerde levering en langdurige opslag worden uitgevoerd onder onze accreditaties als Trusted Service Provider.

Uw project werkt niet alleen: het is gebaseerd op solide bewijzen die zijn gegenereerd door een geaccrediteerde derde partij. Een laag van garanties die u in elk land, bij elk proces en bij elke handelspartner begeleidt.

Het delegeren van de ondertekening aan EDICOM betekent dat u geen certificaten, ondertekeningsinfrastructuren of verlengingsprocessen hoeft te beheren. Wij stellen u de technologie, certificaten en beveiligde systemen ter beschikking die nodig zijn om uw documenten met volledige betrouwbaarheid te ondertekenen.

Wanneer u de ondertekening delegeert:

• Ondertekenen wij namens u met certificaten die voor dat doel aan EDICOM zijn afgegeven, voor zover het project dat toelaat.
• Garanderen wij operationele continuïteit, zelfs bij het verlopen of problemen met eigen certificaten.
• Zorgen wij ervoor dat elke handtekening wordt gegenereerd vanuit een gecontroleerde omgeving, die is geauditeerd en voldoet aan de strengste normen.
• U vermijdt technische lasten, verlengingen, het bewaren van sleutels en afhankelijkheid van lokale infrastructuur.
• U integreert de handtekening rechtstreeks in het EDICOM-platform, als een natuurlijk onderdeel van de documentstroom.

Het resultaat is een snellere, veiligere en volledig beheerde werking, zonder tijdverlies of risico's die gepaard gaan met het beheer van certificaten.

U concentreert zich op het proces; EDICOM zorgt ervoor dat elk document correct wordt ondertekend.

Een goedkeuringsworkflow wordt in EDICOMPlatform geïntegreerd als een extra stap in de natuurlijke cyclus van uw documenten.

Wanneer een inkomend of uitgaand bestand — een factuur, een rapport, een contract of een ander operationeel document — moet worden gevalideerd voordat het verder kan worden verwerkt, activeert het platform een goedkeuringscircuit op basis van:

• Elektronische identificatie van elke goedkeurder.
• Elektronische handtekening die tijdens het proces wordt aangebracht, indien nodig.
• Tijdstempels die elke actie registreren.
• Onafhankelijke bewijzen die documenteren wie wat, wanneer en over welke inhoud heeft goedgekeurd.

Na goedkeuring volgt het document zijn gebruikelijke cyclus: integratie met uw ERP, verzending naar een derde partij, EDI-overdracht of langdurige opslag.

Al deze logica kan worden geïmplementeerd met behulp van onze oplossing voor documentgoedkeuring, EDICOMSignADoc, die native in het platform is geïntegreerd en waarmee u eenvoudige of complexe workflows kunt ontwerpen zonder externe tools toe te voegen.

Het resultaat is een volledig traceerbaar, geaccrediteerd en geautomatiseerd goedkeuringsproces, zonder de natuurlijke stroom van uw activiteiten te onderbreken of afhankelijk te zijn van parallelle systemen.

De belangrijkste functie van een vertrouwde derde partij is het onafhankelijk bevestigen van wat er bij elke digitale transactie gebeurt: welk document is verzonden, wanneer, naar wie en met welke exacte inhoud. Hij interpreteert niet, reconstrueert niet en valideert niet achteraf. Hij bevestigt feiten.

Wanneer dat bewijs afkomstig is van een geaccrediteerde derde partij — en niet van de interne systemen van een van de partijen — is het niet langer ‘uw versie’ van wat er is gebeurd, maar wordt het objectief bewijs dat geldig is voor elke auditor, klant, leverancier of autoriteit.

Dat is wat de bewijslast omkeert: als er bewijs is dat is afgegeven door een onafhankelijke derde partij, is het aan degene die dit betwist om het tegendeel te bewijzen.

In de praktijk betekent dit:

• Meer zekerheid bij commerciële geschillen.
• Minder risico op rechtszaken of claims.
• Controleerbare en verdedigbare processen zonder gebruik te maken van interne reconstructies.
• Zekerheid ten opzichte van derden die een verzending, ontvangst of inhoud in twijfel kunnen trekken.

Met EDICOM wordt elk bewijs — tijdstempel, handtekening, gecertificeerde levering of langdurige opslag — gegenereerd vanuit onze positie als geaccrediteerde vertrouwensdienstverlener, wat een ondersteuning biedt die geen enkel intern systeem op zichzelf kan bieden.

Het massaal ondertekenen van documenten kan een reëel probleem zijn, vooral bij geavanceerde of gekwalificeerde handtekeningen. Deze handtekeningniveaus vereisen erkende certificaten en het gebruik van veilige apparaten voor het aanmaken van handtekeningen — zoals USB-tokens of smartcards — die niet zijn ontworpen om duizenden handtekeningen in enkele seconden te verwerken.

Dat is waar de cryptografische infrastructuur van EDICOM het verschil maakt.

Op EDICOMPlatform kunt u grote hoeveelheden documenten ondertekenen dankzij twee aanvullende diensten:

Gedelegeerde handtekening

Wanneer de regelgeving dit toestaat, kan EDICOM uw documenten namens u ondertekenen met behulp van certificaten die voor dit doel aan EDICOM zijn afgegeven.

In dit model hoeft u zich geen zorgen te maken over certificaten, apparaten, verlengingen en cryptografisch beheer. Alles wordt uitgevoerd vanuit onze geaccrediteerde infrastructuur, op een gecentraliseerde, veilige en schaalbare manier.

Remote Signing

Wanneer de handtekening niet kan worden gedelegeerd, is Remote Signing het alternatief.

Uw certificaat (uitgegeven door een derde partij of door EDICOM) wordt veilig opgeslagen in onze HSM (Hardware Security Modules) en wordt vanaf het EDICOM-platform gebruikt om documenten massaal te ondertekenen zonder afhankelijk te zijn van fysieke apparaten.

• Geen tokens.
• Geen smartcards.
• Geen operationele knelpunten.