Wenn ein eingehendes Dokument vor der Weiterverarbeitung validiert werden muss, können dank der elektronischen Identifizierung und der bei jeder Genehmigung geleisteten Unterschrift alle Beteiligten, der Zeitpunkt und der Inhalt der Bearbeitung erfasst werden.

Diese Abläufe lassen sich ganz einfach über EDICOMSignADoc.

Jede Bestellung kann durch Zeitstempel und Versand- und Empfangsspuren belegt werden, die belegen, was wann und in welchem Zustand versandt wurde.

Eine Möglichkeit, Risiken bei Handelsstreitigkeiten zu reduzieren und interne oder externe Audits zu vereinfachen.

Verträge, Reklamationen, Kündigung von Dienstleistungen usw. Es gibt Situationen, in denen Nachweise über die Zustellung sensibler Dokumente erforderlich sind. In solchen Fällen garantiert der Dienst für zertifizierte elektronische Zustellung von EDICOM, der gemäß der eIDAS-Verordnung akkreditiert ist, dass das Dokument beim Empfänger eingegangen ist, und erstellt einen unabhängigen Nachweis, der dies belegt.

Ein von einem akkreditierten Dritten ausgestellter Nachweis, der die Beweislast bei Streitigkeiten, Audits oder Anfragen umkehrt und eine zusätzliche Sicherheitsebene in Prozessen bietet, in denen der Empfang des Dokuments von entscheidender Bedeutung ist.

Komplexe Transaktionszyklen – wie beispielsweise eine Bestellung mit ihren Versandbenachrichtigungen, zugehörigen Rechnungen und den von den Steuerbehörden ausgestellten Bestätigungen – müssen als ein einziger Dokumentensatz aufbewahrt werden.

Wir können all diese Elemente in Akten zusammenfassen, die die Beziehung zwischen Dokumenten, Belegen und Antworten bewahren und eine solide Garantie für Audits oder Rechtsstreitigkeiten darstellen.

Dies ist dank unseres Langzeitspeicherservices, möglich, der die Integrität jedes Dokuments und seiner Verknüpfungen permanent überprüft.

Wenn Sie neue Länder in Ihr Projekt aufnehmen, gewährleisten die Vertrauensdienste, dass alle Datenflüsse – unabhängig vom Land – denselben Nachweisgrad aufweisen: Identität, Signatur, Zeitstempel, Rückverfolgbarkeit und Aufbewahrung.

Eine globale Konsistenz, die nur eine internationale Plattform bieten kann.

In einigen Ländern verlangt die Gesetzgebung für elektronische Rechnungen keine elektronische Signatur. In anderen Ländern gibt es zwar eine solche Signatur, sie gilt jedoch nur für die Daten, die an die Steuerbehörde übermittelt werden, während der Rest des Dokumentinhalts nicht durch die Signatur geschützt ist.

Das bedeutet, dass kommerzielle und vertragliche Elemente – vereinbarte Preise, vereinbarte Bedingungen, gewährte Rabatte, Leistungsbedingungen usw. – ungeschützt bleiben, obwohl sie in einem Rechtsstreit entscheidend sein können.

Wir bei EDICOM sind der Ansicht, dass die Wahrung der Integrität und Authentizität der gesamten Rechnung und nicht nur des steuerlichen Teils für einen sicheren Geschäftsbetrieb von grundlegender Bedeutung ist. Deshalb wenden wir eine zusätzliche Schutzebene an, indem wir das gesamte Dokument signieren, unabhängig von den Vorschriften des jeweiligen Landes.

Diese Garantie gewinnt noch mehr an Bedeutung bei internationalen Projekten, die über unsere globale Plattform für elektronische Rechnungsstellung abgewickelt werden, wo die Konsistenz der Dokumente entscheidend ist, um operative und vertragliche Risiken zwischen verschiedenen Märkten zu vermeiden.

So können Sie jederzeit nachweisen, dass die versendete Rechnung genau mit der übereinstimmt, die Sie im Falle eines Rechtsstreits, einer Reklamation oder einer Vertragsüberprüfung vorlegen. Eine echte Garantie, die nicht auf das gesetzliche Minimum beschränkt ist.

Ein akkreditierter vertrauenswürdiger Dienstleister (QTSP oder PSC) ist eine offiziell anerkannte Stelle, die technisch und rechtlich gültige Nachweise erstellt, die keine der beteiligten Parteien selbst erbringen kann.

Wenn ein EDI- oder elektronisches Rechnungsstellungsprojekt auf einer Plattform basiert, die Dienste eines akkreditierten vertrauenswürdigen Dritten integriert:

• Jede Transaktion wird von einem unabhängigen Agenten und nicht von den Systemen des Emittenten selbst abgesichert.
• Die generierten Nachweise sind unbestreitbar, rückverfolgbar und entsprechen den strengsten Standards in Bezug auf Integrität und Dokumentenauthentizität.
• Die Plattform kann nachweisen, was wann und mit welchem genauen Inhalt geschehen ist, wobei der Beweiswert weit über dem einer internen Aufzeichnung liegt.
• Bei Audits, Streitigkeiten oder Anforderungen kehren diese Beweise die Beweislast um und bieten eine echte Garantie.

Bei EDICOM ist diese zusätzliche Ebene direkt in die Plattform integriert: Signatur, Identifizierung, Zeitstempel, zertifizierte Zustellung und Langzeitspeicherung werden unter unseren Akkreditierungen als vertrauenswürdiger Dienstleister ausgeführt.

Ihr Projekt funktioniert nicht nur: Es stützt sich auf solide Nachweise, die von einem akkreditierten Dritten erstellt wurden. Eine Ebene von Garantien, die Sie in jedem Land, bei jedem Prozess und gegenüber jedem Gesprächspartner begleitet.

Die Übertragung der Signatur an EDICOM bedeutet, dass Sie sich nicht um Zertifikate, Signaturinfrastrukturen oder Verlängerungsprozesse kümmern müssen. Wir stellen Ihnen die Technologie, die Zertifikate und die sicheren Systeme zur Verfügung, die Sie benötigen, um Ihre Dokumente absolut zuverlässig zu signieren.

Wenn Sie die Signatur delegieren:

• Wir unterschreiben in Ihrem Namen mit Zertifikaten, die EDICOM zu diesem Zweck ausgestellt wurden, sofern das Projekt dies zulässt.
• Wir garantieren betriebliche Kontinuität, auch bei Ablauf oder Problemen mit eigenen Zertifikaten.
• Wir stellen sicher, dass jede Unterschrift in einer kontrollierten Umgebung erstellt wird, die geprüft wurde und den strengsten Standards entspricht.
• Sie vermeiden technischen Aufwand, Erneuerungen, die Verwahrung von Schlüsseln und Abhängigkeiten von der lokalen Infrastruktur.
• Sie integrieren die Signatur direkt in die EDICOM-Plattform als natürlichen Bestandteil des Dokumentenflusses.

Das Ergebnis ist ein agilerer, sicherer und vollständig verwalteter Betrieb ohne Zeitverlust und ohne Risiken im Zusammenhang mit der Verwaltung von Zertifikaten.

Sie konzentrieren sich auf den Prozess; EDICOM kümmert sich um die korrekte Unterzeichnung jedes Dokuments.

Ein Genehmigungsworkflow wird in EDICOMPlatform als weiterer Schritt im natürlichen Zyklus Ihrer Dokumente integriert.

Wenn eine eingehende oder ausgehende Datei – eine Rechnung, ein Bericht, ein Vertrag oder ein beliebiges Betriebsdokument – vor der Weiterverarbeitung validiert werden muss, aktiviert die Plattform einen Genehmigungsprozess auf der Grundlage von:

• Elektronische Identifizierung jedes Genehmigers
• Elektronische Signatur während des Verfahrens, falls erforderlich.
• Zeitstempel, die jede Aktion protokollieren.
• Unabhängige Nachweise, die dokumentieren, wer was wann und zu welchem Inhalt genehmigt hat.

Nach der Genehmigung durchläuft das Dokument seinen üblichen Zyklus: Integration in Ihr ERP-System, Versand an Dritte, EDI-Übertragung oder Langzeitspeicherung.

All dies kann mithilfe unserer Lösung zur Dokumentengenehmigung, EDICOMSignADoc, umgesetzt werden, die nativ in die Plattform integriert ist und die Gestaltung einfacher oder komplexer Workflows ohne zusätzliche externe Tools ermöglicht.

Das Ergebnis ist ein vollständig nachverfolgbarer, zertifizierter und automatisierter Genehmigungsprozess, ohne den natürlichen Ablauf Ihrer Vorgänge zu unterbrechen oder von parallelen Systemen abhängig zu sein.

Die wichtigste Funktion eines vertrauenswürdigen Dritten besteht darin, unabhängig zu bestätigen, was bei jeder digitalen Transaktion geschieht: welches Dokument wann, an wen und mit welchem genauen Inhalt versandt wurde. Er interpretiert nicht, rekonstruiert nicht und validiert nicht nachträglich. Er bestätigt Tatsachen.

Wenn diese Beweise von einer akkreditierten dritten Partei stammen – und nicht aus den internen Systemen einer der Parteien –, sind sie nicht mehr „Ihre Version” des Geschehens, sondern werden zu einem objektiven Beweis, der für jeden Prüfer, Kunden, Lieferanten oder jede Behörde gültig ist.

Dadurch kehrt sich die Beweislast um: Wenn es einen von einer unabhängigen dritten Partei ausgestellten Beweis gibt, muss derjenige, der ihn anzweifelt, das Gegenteil beweisen.

In der Praxis bedeutet dies:

• Größere Sicherheit bei Handelsstreitigkeiten.
• Geringeres Risiko bei Rechtsstreitigkeiten oder Ansprüchen.
• Überprüfbare und vertretbare Prozesse ohne interne Rekonstruktionen.
• Sicherheit gegenüber Dritten, die eine Sendung, einen Empfang oder einen Inhalt in Frage stellen könnten.

Mit EDICOM wird jeder Nachweis – Zeitstempel, Unterschrift, zertifizierte Zustellung oder Langzeitspeicherung – von uns als akkreditierter Trusted Service Provider erstellt und bietet damit eine Sicherheit, die kein internes System allein bieten kann.

Das massenhafte Unterzeichnen von Dokumenten kann ein echtes Problem darstellen, insbesondere bei fortgeschrittenen oder qualifizierten Signaturmodellen. Diese Signaturstufen erfordern anerkannte Zertifikate und die Verwendung von sicheren Signaturerstellungsgeräten – wie USB-Token oder Smartcards –, die nicht dafür ausgelegt sind, Tausende von Signaturen in wenigen Sekunden zu verarbeiten.

Hier macht die kryptografische Infrastruktur von EDICOM den Unterschied.

Auf der EDICOMPlatform können Sie dank zweier ergänzender Dienste große Mengen an Dokumenten signieren:

Delegierte Signatur

Wenn es die Vorschriften erlauben, kann EDICOM Ihre Dokumente in Ihrem Namen unter Verwendung von Zertifikaten unterzeichnen, die EDICOM zu diesem Zweck ausgestellt wurden.

Bei diesem Modell müssen Sie sich nicht mehr um Zertifikate, Geräte, Verlängerungen und kryptografische Verwaltung kümmern. Alles wird über unsere akkreditierte Infrastruktur zentral, sicher und skalierbar ausgeführt.

Fernsignatur

Wenn die Unterschrift nicht delegiert werden kann, ist die Alternative die Fernsignatur.

Ihr Zertifikat (ausgestellt von einem Dritten oder von EDICOM) wird sicher in unseren HSM (Hardware Security Modules) gespeichert und von der EDICOM-Plattform verwendet, um Dokumente massenhaft und ohne Abhängigkeit von physischen Geräten zu signieren.

• Ohne Tokens.
• Ohne Smart Cards.
• Ohne operative Engpässe.