Lorsqu'un document entrant nécessite une validation avant de poursuivre son cycle, l'identification électronique et la signature électronique permettent d'enregistrer l'identité des intervenants, le moment précis de l'échange et le contenu du document.

Ce type de flux peut être facilement mis en œuvre grâce à EDICOMSignADoc.

Chaque bon de commande peut être accompagné d'horodatages et de preuves relatives à l'expédition et à la réception. Celles-ci prouvent ce qui a été expédié, à quelle date et dans quel état.

Cette approche permet de réduire les risques en cas de litiges commerciaux et de simplifier les audits internes ou externes.

Contrats, réclamations, résiliation de la prestation de services, etc. Il existe des situations où il est nécessaire de disposer de preuves attestant de la réception des documents sensibles. Dans ces situations, le service EDICOM Certified Electronic Delivery, accrédité conformément au règlement eIDAS, permet de garantir que le document a bien été reçu par son destinataire. Il produit une traçabilité indépendante pour étayer cette réception.

Ces preuves émises par un tiers accrédité renversent la charge de la preuve en cas de litige, d'audit ou d'exigence. Elles apportent un niveau de sécurité supplémentaire dans les processus où la réception du document est critique.

Les cycles transactionnels complexes — tels que le bon de commande et les avis d'expédition associés, les factures et les accusés de réception émis par les autorités fiscales — doivent être conservés comme un seul et même ensemble de documents.

Nous pouvons regrouper tous ces éléments dans des dossiers préservant la relation entre les documents, les preuves et les réponses. Ces dossiers constituent une garantie solide en cas d'audit ou de litige.

Pour ce faire, nous disposons de notre service d'archivage électronique à long terme, qui vérifie en permanence l'intégrité de chaque document et de ses liens.

Lorsque vous ajoutez de nouveaux pays à votre projet, les services de confiance garantissent que tous les flux — quel que soit le pays — conservent le même niveau de confiance : identité, signature, horodatage, traçabilité et archivage.

Une cohérence globale que seule une plateforme internationale peut vous offrir.

Dans certains pays, la réglementation relative à la facturation électronique n'exige pas de signature électronique. Dans d'autres, bien qu'elle existe, elle ne s'applique qu'aux données destinées à l'administration fiscale, laissant le reste du contenu du document hors du contrôle de la signature.

Cela signifie que les éléments commerciaux et contractuels — prix convenus, conditions accordées, remises appliquées, conditions de service, etc. — ne sont pas protégés, alors qu'ils peuvent être cruciaux en cas de litige.

Chez EDICOM, nous comprenons que la préservation de l'intégrité et de l'authenticité de l'ensemble de la facture, et pas seulement de la partie fiscale, est essentielle pour opérer en toute sécurité. C'est pourquoi nous appliquons une protection supplémentaire en signant l'ensemble du document, indépendamment des exigences de la réglementation de chaque pays.

Cette garantie est d'autant plus précieuse dans le cadre de projets internationaux gérés à partir de notre plateforme internationale de facturation électronique, où la cohérence des documents est essentielle pour éviter les risques opérationnels et contractuels entre les différents marchés.

Vous pouvez ainsi démontrer à tout moment que la facture envoyée est parfaitement similaire à celle que vous détenez en cas de litige, de réclamation ou de révision contractuelle. Une véritable garantie, qui ne se limite pas au minimum légal.

Un tiers de confiance accrédité (QTSP ou PSC) est une entité reconnue officiellement capable de produire des preuves techniques et juridiques valides. Aucune des parties concernées n'est en mesure de fournir ces preuves par elle-même.

Un projet EDI ou de facturation électronique reposant sur une plateforme intégrant des services émis par un tiers de confiance accrédité présente les avantages suivants :

• Chaque transaction est prise en charge par un acteur indépendant, et non par les propres systèmes de l'émetteur.
• Les preuves générées sont irréfutables, traçables et alignées sur les normes les plus strictes en matière d'intégrité et d'authenticité des documents.
• La plateforme peut prouver ce qui s'est passé, quand et avec quel contenu exact. Elle dispose d'une valeur probante supérieure à celle de n'importe quel document interne.
• En cas d'audit, de litige ou d'assignation à comparaître, ces preuves inversent la charge de la preuve et offrent une véritable assurance.

EDICOM intègre ces fonctionnalités complémentaires directement au sein de la plateforme : signature, identification, horodatage, livraison certifiée et archivage à long terme sont réalisés dans le cadre de nos accréditations de Prestataire de Services de Confiance.

Votre projet repose sur des garanties solides générées par un tiers accrédité. Une garantie qui vous accompagne dans n'importe quel pays, dans n'importe quel processus et avec n'importe quel partenaire.

En déléguant la signature à EDICOM, vous n'avez pas besoin de gérer les certificats, les infrastructures de signature ou les processus de renouvellement. Nous vous fournissons la technologie, les certificats et les systèmes sécurisés nécessaires pour signer vos documents en toute fiabilité.

Lorsque vous déléguez la signature :

• Nous signons en votre nom avec des certificats délivrés à EDICOM à cet effet, à condition que le projet le permette.
• Nous garantissons la continuité opérationnelle, même en cas d'expiration ou de problèmes avec nos propres certificats.
• Nous nous assurons que chaque signature soit générée à partir d'un environnement contrôlé, audité et aligné sur les normes les plus exigeantes.
• Vous évitez les contraintes techniques, les renouvellements, la garde des clés et la dépendance à l'égard d'une infrastructure locale.
• Vous intégrez la signature directement au sein de la plateforme EDICOM, comme un élément naturel du flux de documents.

Le résultat est un processus rationalisé, plus fiable et entièrement pris en charge, sans perte de temps ni risques liés à la gestion des certificats.

Vous vous concentrez sur votre processus, EDICOM se charge de signer correctement chaque document.

Un workflow d'approbation peut être intégré à la plateforme EDICOM comme une étape supplémentaire dans le cycle de traitement de vos documents.

Lorsqu'un fichier entrant ou sortant — une facture, un rapport, un contrat ou tout autre document opérationnel — doit être validé, la plateforme active un circuit d'approbation basé sur :

• L'identification électronique de chaque approbateur.
• L'application d'une signature électronique au cours du processus, lorsque cela est nécessaire.
• Des horodatages qui enregistrent chaque action.
• Des preuves indépendantes documentant le processus d'approbation : approbateur, date d'approbation et contenu du document.

Une fois approuvé, le document suit son cycle habituel : intégration au sein de votre ERP, transmission à un tiers, transmission EDI ou archivage à long terme.

Toute cette logique peut être mise en œuvre à l'aide de notre solution d'approbation de documents, EDICOMSignADoc, qui est nativement intégrée à la plateforme. Elle vous permet de concevoir des workflows simples ou complexes sans avoir à ajouter d'outils externes.

Le résultat est un processus d'approbation entièrement structuré, accrédité et automatisé, sans rompre le flux traditionnel de vos opérations ou s'appuyer sur des systèmes parallèles.

Le rôle clé d'un tiers de confiance est d'attester de manière indépendante ce qui se passe lors de chaque transaction numérique : quel document a été envoyé, quand, à qui et avec quel contenu exact. Il n'interprète pas, ne reconstruit pas, ne valide pas a posteriori. Il atteste des faits.

Lorsque cette preuve provient d'un tiers accrédité — et non des systèmes internes de l'une des parties — elle cesse d'être « votre version » de ce qui s'est passé et devient une preuve objective, valable devant n'importe quel auditeur, client, fournisseur ou autorité.

C'est ce qui renverse la charge de la preuve : s'il existe une preuve émanant d'un tiers indépendant, la charge de la preuve incombe à la partie contestataire, qui doit prouver le contraire.

En pratique, cela signifie :

• Une plus grande rigueur dans les litiges commerciaux.
• Une réduction du risque de litiges ou de réclamations.
• Des processus vérifiables et défendables sans recours à des reconstitutions internes.

Avec EDICOM, chaque élément de preuve — horodatage, signature, livraison certifiée ou archivage à long terme — est généré à partir de notre position de prestataire de services de confiance qualifiés, offrant ainsi une garantie qu'aucun système interne ne peut offrir à lui seul.

La signature de documents en masse peut constituer un véritable défi, en particulier dans le cadre de signatures avancées ou qualifiées. Ces niveaux de signature nécessitent des certificats qualifiés et l'utilisation de dispositifs de création de signature sécurisés — tels que des jetons USB ou des cartes à puce — qui ne sont pas conçus pour traiter des milliers de signatures en quelques secondes.

Dans ce cas, les infrastructures cryptographiques EDICOM peuvent jouer un rôle décisif.

La plateforme EDICOM vous permet de signer de grands volumes de documents grâce à deux services complémentaires :

Délégation de signature

Lorsque la réglementation le permet, EDICOM peut signer vos documents en votre nom à l'aide de certificats délivrés à cette fin.

Dans ce modèle, vous vous affranchissez totalement des certificats, des dispositifs, des renouvellements et de la gestion cryptographique. Toutes les opérations sont effectuées à partir de notre infrastructure accréditée, de manière centralisée, sécurisée et évolutive.

Signature à distance

Lorsque la signature ne peut être déléguée, une alternative s'offre à vous : la signature à distance.

Votre certificat (émis par un tiers ou émis par EDICOM) est hébergé en toute sécurité dans notre HSM (Hardware Security Modules). Il est exploité à partir de la plateforme EDICOM pour signer massivement des documents sans dépendre d'un dispositif physique.

Pas de tokens.
Pas de cartes à puce.
Pas de contraintes opérationnelles.