La facturation électronique en Slovaquie

Oui. Une facture PDF n'est qu'un simple support visuel. En revanche, une facture électronique est un fichier structuré au format XML que les logiciels de comptabilité peuvent lire et traiter automatiquement. Ce mécanisme évite la saisie manuelle des données et réduit les erreurs.

Non. Actuellement, la facture électronique ne sera obligatoire que pour les transactions interentreprises (B2B) et entre les entreprises et les administrations publiques (B2G).

Les factures électroniques seront envoyées par l'intermédiaire de prestataires de services agréés, également appelés « postiers numériques ».

Ces services fonctionnent comme un système de courrier électronique sécurisé pour l'envoi et la réception de factures électroniques, ce qui garantit leur bonne réception par le destinataire.

Outre l'envoi de factures, il sera également obligatoire de pouvoir les recevoir. Cela signifie que si une autre entreprise dispose de l'obligation légale de vous envoyer une facture électronique, vous devrez être en mesure de la recevoir.

Toutes les personnes morales et les entreprises soumises à la TVA doivent être en mesure de recevoir des factures électroniques.

Cela inclut, par exemple :

• Les travailleurs indépendants et les auto-entrepreneurs,
• Les professions libérales telles que les avocats, les notaires, les architectes ou les artistes,
• Les agriculteurs indépendants,
• Les personnes qui louent des biens immobiliers.

Si vous appartenez à l'un de ces groupes, vous devrez souscrire à un service de « postier numérique » pour pouvoir recevoir des factures électroniques.

Oui, mais pas avant le 1er juillet 2030.

À compter de cette date, les informations relatives aux factures seront automatiquement transmises à l’administration fiscale en temps quasi réel. Cela réduira la charge administrative et éliminera une partie du travail lié à la soumission de déclarations et de formulaires.

L’objectif est de simplifier les processus et de consacrer moins de temps aux tâches administratives et davantage à l’activité commerciale.

Les erreurs dans les factures électroniques peuvent être gérées de différentes manières, en fonction du moment où elles sont détectées :

• Erreurs avant l'envoi : De nombreux logiciels de facturation électronique effectuent des vérifications automatiques avant l'envoi de la facture. S'ils détectent des erreurs de format ou des données incomplètes, ils permettent de les corriger immédiatement.
• Factures rejetées : Si une facture ne répond pas aux exigences requises, le destinataire peut la refuser et demander une version corrigée. La nouvelle facture devra faire référence à la facture d'origine.
• Erreurs détectées après l'envoi : Une fois la facture électronique correctement envoyée, elle ne peut généralement pas être modifiée directement. Dans ce cas, il est nécessaire d'émettre une facture rectificative ou une note de crédit, puis de générer une nouvelle facture corrigée.
• Rejet par le destinataire : Si le destinataire n'accepte pas la facture, il devra contacter directement l'émetteur, car le réseau Peppol ne permet pas de rejeter automatiquement les factures au sein dudit système.

La facturation électronique intègre plusieurs mécanismes visant à minimiser les erreurs :

• Les formats structurés, tels que l'UBL, et l'utilisation du réseau Peppol contribuent à standardiser les informations et à réduire les erreurs.
• Les validations automatiques permettent de vérifier que la facture respecte les exigences légales et techniques en vigueur en Slovaquie avant son envoi.

Non. Il n'est plus nécessaire d'obtenir le consentement du destinataire pour envoyer des factures électroniques. Cela facilite et accélère la mise en place de la facturation électronique.

Le délai légal reste inchangé : la facture doit être émise dans les 15 jours suivant la livraison des biens ou la prestation du service.

L'obligation est considérée comme étant respectée si la facture électronique est émise et envoyée via le dispositif approprié dans ce délai de 15 jours calendaires.

Ce même délai s'applique également aux factures rectificatives.

Pour l'instant, le système de facturation électronique est uniquement prévu pour assurer l'échange de factures au sein de la République slovaque.

L'obligation d'émettre et d'envoyer des factures électroniques dans le cadre des transactions nationales interentreprises (B2B) et entre les entreprises et les administrations publiques (B2G) entrera en vigueur en 2027.

L'échange de factures électroniques entre entreprises de différents pays de l'Union européenne sera mis en place ultérieurement dans le cadre de l'initiative européenne ViDA (VAT in the Digital Age).

L'objectif de cette initiative est d'harmoniser les règles de facturation électronique et de déclaration de la TVA dans toute l'UE. Selon le calendrier actuel, les factures électroniques transfrontalières devraient être disponibles à partir de 2030.

Le système de facturation électronique permettra d'échanger les documents suivants :

• Factures,
• auto factures (self-billing),
• Notes de crédit ou avoirs.

Oui. Le système EDIFACT pourra continuer à être utilisé dans le cadre de l'échange de données de facturation par voie électronique avec les clients.

Toutefois, à compter du 1er janvier 2027, les factures au format EDIFACT ne seront plus considérées comme des factures électroniques valables au regard de la TVA pour les opérations nationales entre entités établies en Slovaquie.

Non. Il n'existe actuellement aucune obligation légale spécifique de signaler, via le réseau PEPPOL, le rejet d'une facture électronique reçue.

Cela s'applique, par exemple, en cas d'erreurs avérées, de divergences relatives aux commandes ou d'autres problèmes de validation.

En 2026, l'utilisation du service de messagerie sera facultative.

Si le destinataire est inscrit au sein de l'annuaire PEPPOL, il sera possible de lui envoyer des factures électroniques via ce réseau.

À partir de 2027, tant l'envoi que la réception de factures électroniques via le service de messagerie seront obligatoires.

Si le destinataire ne respecte pas l'obligation de pouvoir recevoir des factures électroniques, l'obligation de l'expéditeur sera néanmoins considérée comme remplie dès lors qu'il aura envoyé la facture via le service de livraison, même si le processus se solde par une erreur technique.

L’auto-facturation restera permise en Slovaquie dans les mêmes conditions qu'actuellement.

Cela signifie que le client pourra émettre des factures au nom et pour le compte du fournisseur, à condition qu'il existe au préalable un accord écrit entre les deux parties régissant cette procédure.

Le fonctionnement sera similaire à celui de la facturation normale :

• Le client émettra la facture en indiquant expressément qu’elle a été créée au nom du fournisseur,
• La facture sera envoyée via le réseau Peppol par l’intermédiaire des prestataires de services concernés,
• Il ne sera pas nécessaire de renvoyer la facture entre les différentes parties du réseau.

De plus, la déclaration à l'administration fiscale sera effectuée automatiquement par les prestataires de services concernés. L'obligation de déclaration sera considérée comme remplie dès que la facture sera remise au service officiel d'envoi.

Les factures émises par le biais de l'auto facturation seront identifiées techniquement au moyen d'un code spécifique.

La manière la plus courante et la plus simple de corriger une facture sur Peppol consiste à :

1. Émettre un avoir lié à la facture d'origine,
2. Puis envoyer une nouvelle facture corrigée.

Il est également possible d'émettre directement une facture rectificative, à condition qu'elle respecte toutes les exigences techniques de Peppol BIS Billing 3.0.

Dans ce cas, la facture rectificative doit :

• Inclure les données corrigées,
• Respecter les validations techniques du réseau,
• Intégrer une référence claire à la facture d'origine dans le champ BT-25 (InvoiceDocumentReference).

Non. Cette obligation ne s'applique qu'aux assujettis enregistrés conformément à certains articles de la loi slovaque sur la TVA.

Par conséquent, les entreprises établies en dehors de la Slovaquie, même si elles disposent d'un numéro de TVA slovaque, ne seront pas soumises à cette obligation si elles sont enregistrées sous le régime prévu pour les entreprises non établies dans le pays.

Oui. À compter du 1er janvier 2027, les factures électroniques devront être conservées dans leur format électronique d'origine pendant une période de dix ans à compter de la fin de l'année civile à laquelle elles se rapportent.

Oui, les systèmes EDI, y compris EDIFACT, pourront continuer à être utilisés.
Toutefois, les factures devront obligatoirement respecter la norme européenne EN 16931 et utiliser l’un des formats autorisés, tels que UBL ou CII XML.

Cela signifie que, même si l’entreprise continue à utiliser EDIFACT en interne, il sera nécessaire de convertir les informations de facturation dans un format compatible avec la réglementation européenne avant de les envoyer.

L'authenticité et l'intégrité des factures électroniques seront garanties par divers mécanismes techniques du réseau Peppol, notamment :

• Le protocole sécurisé AS4,
• le recours à des prestataires de services agréés (« postiers numériques »),
• l'identification unique de chaque document par un UUID,
• le système de suivi et de statut des messages (Message Level Status - MLS),
• et les contrôles internes des systèmes comptables.

Pour cette raison, il ne sera pas nécessaire d'utiliser une signature électronique sur chaque facture.

Non. La joindre une représentation visuelle au format PDF sera facultatif et dépendra uniquement de l'accord entre les parties concernées.