Facturation électronique en Colombie

Qu'est-ce que RADIAN et quel est son rôle dans l'affacturage électronique ?

L'affacturage est un mécanisme financier qui permet aux entreprises de convertir des factures non perçues en liquidités immédiates grâce à la cession des droits de recouvrement à une institution financière ou à une tierce partie.

RADIAN est la plateforme officielle de la DIAN destinée à gérer ce processus, en veillant à ce que toutes les transactions liées à la facture de vente électronique en tant que Titre de Valeur soient transparentes, vérifiables et sécurisées.

Les principales fonctions de RADIAN sont les suivantes : 

• La déclaration des factures de vente électroniques en tant que titres de valeur.
• Consultation et traçabilité des factures circulant au sein du système.
• L'enregistrement des événements clés rattachés aux factures tels que les endossements, les cessions et les paiements.

Ce système est obligatoire pour toute entreprise souhaitant effectuer des opérations d'affacturage en Colombie.

Conditions requises pour qu'une facture électronique constitue un titre de propriété dans RADIAN

Pour être enregistrée comme Titre de Valeur dans RADIAN, une facture électronique doit remplir les conditions suivantes :

• Il doit s'agir d'une facture électronique de vente avec validation préalable, c'est-à-dire qu'elle doit avoir été reçue et validée par le DIAN.
• Elle doit comporter la mention du droit qu'elle incorpore, ainsi que la signature de l'émetteur.
• Elle doit respecter les exigences fiscales et commerciales établies dans le Statut fiscal et la Résolution 000042 de 2020.
• L'émetteur doit exprimer sa volonté de mettre la facture en circulation en l'enregistrant dans RADIAN.

En outre, la facture doit comporter les éléments suivants : Date d'échéance, accusé de réception de la facture de vente électronique, confirmation de la réception du bien ou du service, acceptation expresse ou tacite de la facture et conditions de paiement, dans le cas des factures de crédit.

Les événements dans RADIAN : élément clé dans le cadre de la gestion de l'affacturage

La gestion des événements dans RADIAN est fondamentale pour le fonctionnement du système, car elle permet d'enregistrer les factures en tant que titre de valeur et d'effectuer les opérations d'affacturage.

Les événements dans RADIAN correspondent à des messages électroniques signés numériquement, qui permettent d'enregistrer les différentes opérations qui peuvent constituer le cycle de vie d'une facture de vente électronique.

Quels types d'événements peuvent être enregistrés dans RADIAN ?

• Enregistrement de la facture de vente électronique en tant que titre de propriété.
• Endossement (transfert de propriété de la facture).
• Garantie (garantie sur la facture).
• Mandat (autorisation d'effectuer des actions au nom du propriétaire).
• Rapport de paiement (notification de l'obligation de paiement).
• Paiement de la facture électronique à titre de garantie.
• Limitation de la diffusion de la facture.
• En litige (contestation de la facture).
• Transfert des droits économiques.

Pour opérer dans RADIAN, les utilisateurs doivent indiquer le type de logiciel qu'ils utiliseront pour la génération, la validation et la transmission des événements associés aux factures électroniques. En outre, si le logiciel est fourni par un tiers, il doit être préalablement autorisé par le DIAN.

Caractéristiques du modèle fonctionnel de RADIAN

Le modèle fonctionnel de RADIAN est basé sur des normes technologiques qui garantissent la sécurité et la traçabilité des documents électroniques.

Principales caractéristiques du système :

• Il utilise la norme XML UBL 2.1 pour la structure des documents.
• Il attribue un CUDE RADIAN (Code unique de document électronique) à chaque événement enregistré.
• Application d'une Conteneur Électronique (Attached Document) pour assurer la traçabilité.
• Application d'une signature électronique sur les événements pour en garantir l'intégrité.
• Permet de générer un Certificat d'Existence et de Traçabilité de la facture électronique, un document qui enregistre l'historique des événements pour chaque facture.
• Facilite l'interopérabilité entre les serveurs d'utilisateurs et les notifications par courrier électronique.

Processus de génération et de déclaration du bulletin de paie électronique

Pour se conformer à la réglementation de la DIAN, le processus d'envoi du bulletin de paie doit suivre trois étapes fondamentales :

1.    Génération de documents et signature électronique : automatisation et sécurité dans la génération de documents  

• Les bulletins de paie et les documents d'ajustement électroniques sont générés de manière intégrée et automatisée à partir des informations extraites du logiciel de BPO ou de paie de l'entreprise. 
• Les mécanismes de signature électronique sont appliqués, ce qui garantit l'authenticité du document.
• La signature électronique est délivrée par l'autorité de certification EDICOM en Colombie, ce qui garantit la conformité réglementaire et l'intégrité du document.

2.    Transmission automatique à la DIAN : conformité réglementaire avec validation électronique

• À l'issue de leur signature, les documents sont transmis à la DIAN via la solution Global Compliance d'EDICOM.
• La DIAN valide les informations et renvoie un message de confirmation indiquant le statut du document.
• Si le document est approuvé, la DIAN l’archive et le signe électroniquement, générant un message avec le statut « Document validé par la DIAN ».

3.   Intégration avec le système de paie et de distribution des employés : gestion efficace et archivage sécurisé du bulletin de paie électronique.

• La plateforme EDICOM intègre le message DIAN dans le BPO de l'entreprise, ainsi que la représentation graphique du document.
• Les documents validés par la DIAN sont automatiquement envoyés aux employés, ce qui garantit un processus rationalisé sans intervention manuelle.
• La solution EDICOM assure également l'archivage des documents électroniques pendant la durée prévue par la réglementation, en garantissant leur intégrité, leur traçabilité et leur confidentialité.

EDICOM : prestataire agréé par la DIAN pour la gestion du bulletin de paie électronique

En tant que prestataire technologique agréé par la DIAN, EDICOM a développé une solution qui permet aux entreprises d'automatiser l'émission et la transmission des documents électroniques requis dans le cadre modèle national de gestion des bulletins de paie électroniques . 

Notre plateforme facilite la génération des deux documents essentiels :

• Le bulletin de paie électronique : également appelé Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica, ce document présente la rémunération perçue par un employé au titre de sa relation de travail avec l'entreprise.
• Notes d'ajustement : il s'agit de documents électroniques utilisés pour corriger des erreurs ou apporter des modifications au bulletin de paie électronique précédemment envoyé à la DIAN.

Notre solution s'intègre directement au logiciel de gestion des salaires de l'entreprise, automatisant ainsi le cycle complet de génération, de validation et de conservation de ces documents électroniques. 

Portail de tickets : générer des factures électroniques à partir des tickets de caisse 

Notre solution de portai de ticket permet aux commerçants d'offrir un système transparent et automatisé permettant aux clients de demander leurs factures électroniques en toute simplicité.

Comment fonctionne le portail de ticket ?

1. Exportation des données depuis le point de vente : Le système de gestion en point de vente du commerçant génère un fichier contenant les informations relatives au ticket d'achat. Ce fichier est automatiquement transformé en un document XML conformément aux réglementations de la DIAN.
2. Saisie des données par le client : Le client accède au portail de ticket et saisit les données du ticket dans un formulaire web. Il complète les informations avec les données fiscales minimales nécessaires à la génération de la facture électronique.
3. Émission et validation de la facture : EDICOM valide les données saisies par le client. La facture électronique est générée au format XML, conformément aux exigences de la DIAN. La facture est validée et déclarée à la DIAN, ce qui garantit sa validité légale.
4. Transmission et intégration : La facture électronique est envoyée au client en temps réel au format XML et dispose d'une représentation graphique au format PDF. Le document est automatiquement intégré dans le système de gestion de l'entreprise.