Zurück zur Kartee-Rechnung in Kolumbien
Die elektronische Rechnung in Kolumbien hat sich seit ihrer Einführung im Jahr 1995, als sie der Papierrechnung als Verkaufsbeleg gleichgestellt wurde, erheblich weiterentwickelt. Im Jahr 2013 startete die Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN, nationales Steuer- und Zollamt)) ein Projekt zur massiven Verbreitung und Anwendung elektronischer Rechnungen nach dem Vorbild anderer lateinamerikanischer Länder, um die Interoperabilität zwischen Steuerzahlern zu erleichtern und die Steuerhinterziehung zu verringern.
e-Rechnung in Kolumbien
Seit 2019 ist die elektronische Rechnung für alle im Land tätigen Unternehmen obligatorisch. In den letzten Jahren hat das DIAN das System weiter durch die Einführung neuer verpflichtender Dokumente und die Entwicklung anderer Prozesse modernisiert.
Zu diesen Änderungen gehören insbesondere die Einführung der elektronischen Rechnung als Wertpapier mit neuen Ereignistypen und die Implementierung des elektronischen Dokuments, das der elektronischen Verkaufsrechnung entspricht und ab 2023 für bestimmte Sektoren verpflichtend ist.
Verpflichtung
Seit 2019 ist die elektronische Rechnung für alle kolumbianischen Unternehmen verpflichtend. Dies bedeutet, dass alle Verkaufsrechnungen vor ihrer Versendung an den Kunden vom DIAN erstellt, validiert und genehmigt werden müssen.
Jedes im Land tätige Unternehmen muss sich als elektronischer Rechnungssteller registrieren lassen, um diese Vorschriften einzuhalten.
Rechnungsformat
Das in Kolumbien für die Ausstellung elektronischer Rechnungen verwendete Standardformat ist XML, basierend auf UBL V2.1 (Universal Business Language), das vom DIAN übernommen wurde.
Weitere Standardformate im Zusammenhang mit dem Rechnungsstellungsprozess sind die Lastschrift- und Gutschriftanzeigen, mit denen Anpassungen an ausgestellten Rechnungen vorgenommen werden; diese XML-Formate sind ebenfalls verpflichtend.
Dieses Format ermöglicht es den Unternehmen, effizienter zu arbeiten und die globalen E-Commerce-Standards zu erfüllen.
Elektronische Signatur
Die digitale Signatur ist eine obligatorische Voraussetzung für die elektronische Rechnungsstellung in Kolumbien und garantiert die Authentizität und Integrität des Dokuments von der Ausstellung bis zur Archivierung.
Wie funktioniert die digitale Signatur bei einer elektronischen Rechnung?
- Sie wird auf der Grundlage eines digitalen Zertifikats erstellt, das von einer vom Organismo Nacional de Acreditación de Colombia (ONAC, kolumbianischen Akkreditierungsstelle) akkreditierten Zertifizierungsstelle ausgestellt wurde.
- Die digitale Signatur schützt das Dokument vor unbefugten Änderungen.
- Sie garantiert die Rechtsgültigkeit und Beweiskraft der elektronischen Rechnung.
Digitale Zertifikate müssen regelmäßig erneuert werden, um ihre Gültigkeit zu behalten.
Archivierung
Die Archivierung elektronischer Rechnungen ist in Kolumbien sowohl für den Aussteller als auch für den Empfänger gemäß dem kolumbianischen Steuergesetz verpflichtend. Diese Regelung schreibt vor, dass Rechnungen für den vom DIAN festgelegten Zeitraum aufbewahrt werden müssen, um ihre Verfügbarkeit für zukünftige Steuerprüfungen oder -kontrollen zu gewährleisten.
Um dieser Verpflichtung nachzukommen, müssen die Unternehmen sicherstellen, dass ihre elektronischen Dokumente sicher in Formaten gespeichert werden, die ihre Integrität und Zugänglichkeit gewährleisten. Die Aufbewahrung dieser Dateien setzt voraus, dass sie vor Änderungen, Verfälschungen oder Informationsverlust geschützt werden. Darüber hinaus ist es wichtig, dass das Archivierungssystem die sofortige Abfrage und Wiederherstellung von Rechnungen ermöglicht, falls diese von der Steuerbehörde angefordert werden.
Die Nichteinhaltung dieser Bestimmungen kann zu Geldstrafen führen und die Geschäftstätigkeit der Unternehmen beeinträchtigen. Daher wird empfohlen, eine zertifizierte Archivierungslösung zu verwenden, die die erforderlichen Garantien für die Aufbewahrung elektronischer Dokumente in sicheren Umgebungen und in Übereinstimmung mit der geltenden Gesetzgebung bietet.
Administrative Verfahren
Um in Kolumbien als elektronischer Rechnungssteller tätig zu sein, müssen Unternehmen die folgenden Verwaltungsformalitäten erledigen:
1. Registrierung und Zulassung beim DIAN: Verpflichtendes Verfahren für alle Unternehmen
- Registrierung auf der Website des DIAN und Erhalt der Genehmigung als Aussteller elektronischer Rechnungen.
- Erhalt der Zertifizierung als Technologie-Dienstleister (PST), wenn man als Lösungsanbieter auftritt.
2. Zuweisung einer Software-Kennung: Einmalige Kennung für die Erstellung elektronischer Rechnungen
- Während des Zertifizierungsverfahrens weist das DIAN eine eindeutige Software-Kennung zu.
Ausgehend von dieser Kennung wird der „Software-Sicherheitscode“ generiert, der für jede elektronische Rechnung verpflichtend ist.
Steuerkontrolle
Die Steuerkontrolle für elektronische Rechnungen in Kolumbien erfolgt über ein System fortlaufender Nummern, die vom DIAN nach der Zulassung des Steuerpflichtigen als Aussteller elektronischer Rechnungen vergeben werden.
Das DIAN vergibt die Nummernabschnitte und den technischen Kontrollschlüssel, mit denen der einheitliche elektronische Rechnungscode (CUFE) generiert wird.
Er wird mit einem SHA384-Algorithmus verschlüsselt, wobei Rechnungsdaten mit dem technischen Schlüssel kombiniert werden. Der CUFE ermöglicht die eindeutige Identifizierung jeder Rechnung und garantiert die Integrität der im Dokument enthaltenen Informationen.
Konsultieren Sie die am häufigsten gestellten Fragen
Nachfolgend finden Sie einige der häufigsten Fragen zum elektronischen Rechnungssystem in Colombia.
Wobei handelt es sich bei dem CUFE-Code?
Dieser Code ermöglicht es, die Rechnung eindeutig zu identifizieren und garantiert außerdem die Integrität der Information. Der CUFE wird anhand des Algorithmus SHA384 verschlüsselt und besteht aus verketteten Rechnungsdaten und dem technischen Schlüssel.
Wo sollen Rabatte auf XML- oder PDF-Ebene berücksichtigt werden?
Bei dem unterstützten Rechtsdokument handelt es sich um XML, wobei alle darin enthaltenen Informationen genau den Informationen entsprechen müssen, die in der grafischen PDF-Darstellung der Rechnung veröffentlicht werden.
Wie viel Zeit hat DIAN maximal, um die Rechnung zu genehmigen oder abzulehnen?
Beim neuen Modell der Vorvalidierung gibt es keine zeitlichen Beschränkungen. DIAN muss in Echtzeit antworten (synchrones Modell).
Was geschieht mit der Rechnung für unvorhergesehene Ausgaben?
Die Rechnung für unvorhergesehene Ausgaben bleibt bestehen und wird verwendet, wenn technische Gründe vorliegen, die der Direktion für nationale Steuern und Zölle - DIAN oder einem zugelassenen Lieferanten zuzuschreiben sind.
Wenn der zur elektronischen Rechnungsstellung Verpflichtete technische oder wirtschaftliche Probleme hat, die die Ausstellung einer elektronischen Rechnung verhindern, wie soll er dann den Rechnungprozess ausführen?
In diesen Fällen kann die zur elektronischen Rechnungsstellung verpflichtete Person eine Rechnung und/oder gleichwertige Dokumente ausstellen, indem sie u.a:
- Scheckbuch oder Papierrechnung.
- Computer-Rechnung.
- Kassenbon der Registrierkasse.
Es ist erforderlich, dass die Genehmigung für die Rechnungsnummerierung des/der zu verwendenden Systems/Systeme in Kraft ist. Sobald die Unannehmlichkeiten überwunden sind, muss er mit der elektronischen Rechnungsstellung beginnen und die Rechnungen und/oder gleichwertigen Dokumente, die während der Unannehmlichkeiten ausgestellt wurden, im Generationsformat an die DIAN übermitteln (Beschlüsse 0019, 0055 von 2016 und 000002 vom 3. Januar 2019).
Im Falle von kommerziellen Unannehmlichkeiten muss die zur elektronischen Rechnungsstellung verpflichtete Partei das DIAN über die kommerziellen Gründe informieren, die die Ausstellung der elektronischen Rechnung verhindern, indem sie das System für Anfragen, Beschwerden und Reklamationen auf der Website der oben genannten Einrichtung nutzt.
Was geschieht, wenn die Validierung aufgrund eines technischen Fehlers nicht stattfindet?
Wenn ein Kommunikationsproblem im DIAN-Webdienst auftritt, wird eine Fehlermeldung 500 ausgegeben, die anzeigt, dass der Dienst nicht funktioniert. In diesem Moment wird die Option, die Rechnung ohne vorherige Validierung an den Acquirer zu senden, automatisch aktiviert.
Welche Informationen sollten in der grafischen Darstellung der Rechnungen enthalten sein?
Gemäß den Bestimmungen der Entschließungen 00020 und 00030 wird das Vorvalidierungsmodell etwa 264 Validierungen verarbeiten, einschließlich obligatorischer oder fakultativer Felder (je nach Art des Geschäfts). Bei der Bearbeitung neuer Felder in der XML-Datei ist es erforderlich, solche Änderungen in der grafischen Darstellung vorzunehmen. Ein Beispiel ist die NIT-Prüfziffer, die im neuen Modell sowohl für den Aussteller als auch für den Empfänger der elektronischen Rechnung obligatorisch ist.
Soll eine Nummerierung für die elektronische Rechnung beantragt werden?
Ja, es muss eine Nummerierung beantragt werden.
In Fällen, in denen die Ausstellung elektronischer Rechnungen aufgrund technischer und/oder kommerzieller Unzulänglichkeiten des Rechnungsstellers nicht möglich ist, muss dieser auch eine Genehmigung für die Nummerierung haben, um Rechnungen auf Papier oder per Scheckbuch, Computer und POS auszustellen.
Elektronische Verkaufsrechnung als Wertpapier über RADIAN
Die elektronische Rechnung in Kolumbien hat sich mit der Einführung von RADIAN weiterentwickelt, der Plattform, die vom nationalen Steuer- und Zollamt (DIAN) für die Verwaltung und Rückverfolgbarkeit der elektronischen Verkaufsrechnung als Wertpapier geschaffen wurde.
Das RADIAN-System ist ein Mechanismus, mit dem die Verbreitung elektronischer Rechnungen, die bei Factoring-Geschäften verwendet werden können, aufgezeichnet und verfolgt werden können und so ihre Rechtmäßigkeit und Transparenz sichergestellt wird. Diese Plattform zentralisiert die Informationen der elektronischen Dokumente und die mit ihrem Lebenszyklus verbundenen Ereignisse, erleichtert die Übertragung wirtschaftlicher Rechten und ermöglicht ihre Verwendung als Garantie bei Finanztransaktionen.
EDICOM bietet eine technologische Lösung, die die Generierung, Übertragung, Lieferung und Registrierung der Ereignisse in RADIAN automatisiert und es den Unternehmen ermöglicht, die geltenden Vorschriften effizient und fehlerfrei einzuhalten.
Was ist RADIAN und welche Funktion hat es im elektronischen Factoring?
Factoring ist ein Finanzinstrument, das es Unternehmen ermöglicht, ausstehende Rechnungen durch die Abtretung von Forderungen an ein Finanzinstitut oder einen Dritten in sofortige Liquidität umzuwandeln.
RADIAN ist die offizielle Plattform des DIAN zur Verwaltung dieses Prozesses und stellt sicher, dass alle Transaktionen im Zusammenhang mit elektronischen Verkaufsrechnungen als Wertpapier transparent, überprüfbar und sicher sind.
Zu den Schlüsselfunktionen von RADIAN gehören:
- Registrierung elektronischer Verkaufsrechnungen als Wertpapier.
- Abfrage und Rückverfolgbarkeit der im System zirkulierenden Rechnungen.
- Registrierung wichtiger Ereignisse wie Indossierungen, Abtretungen und Zahlungen.
Dieses System ist für jedes Unternehmen, das in Kolumbien Factoring-Geschäfte tätigen möchte, verpflichtend.
Voraussetzungen für die Anerkennung einer elektronischen Rechnung als Wertpapier in RADIAN
Um als Wertpapier in RADIAN registriert zu werden, muss eine elektronische Rechnung die folgenden Voraussetzungen erfüllen:
- Es muss sich um eine elektronische Verkaufsrechnung mit vorheriger Validierung handeln, d. h. sie muss beim DIAN eingegangen und von ihm validiert worden sein.
- Sie muss den Hinweis auf das darin enthaltene Recht sowie die Unterschrift des Ausstellers enthalten.
- Sie muss den steuerlichen und handelsrechtlichen Anforderungen des Steuergesetzes und der Resolution 000042 von 2020 entsprechen.
- Der Aussteller muss seine Bereitschaft bekunden, die Rechnung durch ihre Eintragung in RADIAN in Umlauf zu bringen.
Darüber hinaus muss die Rechnung folgende Elemente enthalten: Fälligkeitsdatum, Empfangsbestätigung der elektronischen Verkaufsrechnung, Empfangsbestätigung der Ware oder Dienstleistung, ausdrückliche oder stillschweigende Annahme der Rechnung und Zahlungsbedingungen bei Rechnungen auf Kredit.
Ereignisse in RADIAN: Schlüsselelement bei der Factoring-Verwaltung
Die Verwaltung von Ereignissen in RADIAN ist für die Funktionsweise des Systems von grundlegender Bedeutung, da sie die Registrierung von Rechnungen als Wertpapier und die Durchführung von Factoring-Transaktionen ermöglicht.
Ereignisse in RADIAN sind digital signierte elektronische Nachrichten, mit denen die verschiedenen Vorgänge erfasst werden können, die im Lebenszyklus einer elektronischen Verkaufsrechnung auftreten können.
Welche Arten von Ereignissen können in RADIAN erfasst werden?
- Registrierung der elektronischen Verkaufsrechnung als Wertpapier.
- Indossierung (Übertragung des Eigentums an der Rechnung).
- Bürgschaft (Garantie für die Rechnung).
- Vollmacht (Ermächtigung zur Vornahme von Handlungen im Namen des Eigentümers).
- Zahlungsanweisung (Mitteilung über die Zahlungsverpflichtung).
- Zahlung der elektronischen Rechnung als Wertpapier.
- Beschränkungen der Weitergabe der Rechnung.
- Widerspruch (Anfechtung der Rechnung).
- Übertragung von wirtschaftlichen Rechten.
Um in RADIAN arbeiten zu können, müssen die Nutzer angeben, welche Art von Software sie für die Erstellung, Validierung und Übermittlung der mit den elektronischen Rechnungen verbundenen Vorgänge verwenden. Wenn die Software von einem Dritten bereitgestellt wird, muss dieser außerdem zuvor von DIAN zugelassen werden.
Merkmale des funktionalen Modells von RADIAN
Das Betriebsmodell von RADIAN basiert auf technologischen Standards, die die Sicherheit und Rückverfolgbarkeit elektronischer Dokumente gewährleisten.
Hauptmerkmale des Systems:
- Verwendung des XML-Standards UBL 2.1 für die Strukturierung von Dokumenten.
- Zuweisung eines RADIAN-CUDE (Código Único de Documento Electrónico) zu jedem registrierten Vorgang.
- Implementierung eines elektronischen Containers (Attached Document), um die Rückverfolgbarkeit zu gewährleisten.
- Verpflichtende Anwendung der digitalen Signatur bei den Vorgängen, um ihre Integrität zu garantieren.
- Mögliche Erstellung eines Zertifikats über die Existenz und Rückverfolgbarkeit der elektronischen Rechnung, eines Dokuments, das die Vorgeschichte jeder Rechnung aufzeichnet.
- Leichtere Interoperabilität zwischen den Servern der Nutzer und die Benachrichtigungen per E-Mail.
Elektronische Lohn- und Gehaltsabrechnung
Die elektronische Lohn- und Gehaltsabrechnung in Kolumbien ist eine vom Steuer- und Zollamt (DIAN) im Rahmen des elektronischen Rechnungsstellungssystems des Landes eingeführte Anforderung. Sie soll die Steuerkontrolle verbessern, die Prüfung erleichtern und die Transparenz bei den Arbeitsentgelten gewährleisten.
Dieser Ansatz ist für alle Unternehmen, die einkommensteuer- und mehrwertsteuerpflichtig sind und Zahlungen oder Gutschriften an Dritte im Rahmen eines Arbeitsverhältnisses, eines Gesetzes oder einer Verordnung leisten, verpflichtend. Um diese Vorschriften einzuhalten, müssen die Unternehmen das Unterstützungsdokument zur elektronischen Lohn- und Gehaltsabrechnung digital ausstellen und es dem DIAN innerhalb der festgelegten Fristen melden.
Erstellung und Übermittlung der elektronischen Lohn- und Gehaltsabrechnung
Um die Vorschriften des DIAN einzuhalten, muss die elektronische Lohn- und Gehaltsabrechnung in drei grundlegenden Schritten erstellt werden:
1. Erstellung des Dokuments und elektronische Signatur: Automatisierung und Sicherheit bei der Dokumentenerstellung
- Die elektronische Lohn- und Gehaltsabrechnung und die Anpassungsnotizen werden auf integrierte und automatisierte Weise anhand der aus dem BPO oder der Lohnabrechnungssoftware des Unternehmens extrahierten Informationen erstellt.
- Es werden die digitalen Signaturmechanismen des Unternehmens angewendet, um die Echtheit des Dokuments zu gewährleisten.
- Die digitale Signatur wird von der EDICOM-Zertifizierungsstelle in Kolumbien ausgestellt, um die Einhaltung der Vorschriften und die Integrität der Dokumente sicherzustellen.
2. Automatischer Versand an DIAN: Einhaltung gesetzlicher Vorschriften mit elektronischer Validierung
- Nach der Unterzeichnung werden die Dokumente über die Global Compliance-Lösung von EDICOM an DIAN übermittelt.
- Das DIAN validiert die Informationen und sendet eine Bestätigungsnachricht mit dem Status des Dokuments zurück.
- Wird das Dokument genehmigt, speichert und signiert das DIAN dieses elektronisch, wobei eine Nachricht mit dem Status „Dokument von DIAN validiert“ generiert wird.
3. Integration in das Lohn- und Gehaltsabrechnungssystem und Verteilung an die Mitarbeiter: Effiziente Verwaltung und sichere Archivierung der elektronischen Lohn- und Gehaltsabrechnung
- Die EDICOM-Plattform integriert die DIAN-Nachricht in das BPO des Unternehmens, zusammen mit der grafischen Darstellung der Gehaltsabrechnung.
- Die von DIAN validierten Dokumente werden automatisch an die Mitarbeiter gesendet, was einen reibungslosen Prozess ohne manuelle Eingriffe gewährleistet.
- Die EDICOM-Lösung speichert die elektronischen Dokumente auch für die in den Vorschriften festgelegte Zeit und gewährleistet so ihre Integrität, Rückverfolgbarkeit und Vertraulichkeit.
EDICOM: Von DIAN für die elektronische Lohn- und Gehaltsabrechnung zugelassener Anbieter
EDICOM ist ein von DIAN zugelassener Technologieanbieter. Wir haben eine Lösung entwickelt, die es Unternehmen ermöglicht, die Ausstellung und Übermittlung der im elektronischen Lohn- und Gehaltsabrechnungssystem erforderlichen elektronischen Dokumente zu automatisieren.
Unsere Plattform erleichtert die Erstellung der beiden wesentlichen Dokumente:
- Elektronische Lohn- und Gehaltsabrechnung: Auch als „Unterstützungsdokument zur elektronischen Lohn- und Gehaltszahlungssystem“ bezeichnet, gibt dieses Dokument die Vergütung wieder, die ein Arbeitnehmer aufgrund seines Arbeitsverhältnisses mit dem Unternehmen erhält.
- Berichtigungshinweise: Dies sind elektronische Dokumente, die verwendet werden, um Fehler zu korrigieren oder Änderungen an der elektronischen Lohn- und Gehaltsabrechnung vorzunehmen, die zuvor an DIAN übermittelt wurde.
Unsere Lösung lässt sich direkt in die Lohnbuchhaltungssoftware des Unternehmens integrieren und automatisiert den gesamten Zyklus der Erstellung, Validierung und Speicherung dieser elektronischen Dokumente.
Elektronische Rechnung am Point of Sale
Die elektronische Rechnung am Point of Sale (POS) ist in Kolumbien eine wichtige Voraussetzung für Unternehmen, die Kassenquittungen erstellen und auf Wunsch der Kunden elektronische Rechnungen ausstellen müssen. Die Resolution 001092 des DIAN schreibt vor, dass Unternehmen in der Lage sein müssen, elektronische Rechnungen aus Kaufbelegen für physische und Online-Geschäfte auszustellen und deren steuerliche Gültigkeit zu gewährleisten.
Um dieser Verpflichtung effizient und ohne Änderung der Rechnungsstellungsprozesse in den POS-Systemen nachzukommen, bietet EDICOM eine integrierte SaaS-Lösung an, die die Umwandlung von Kassenquittungen in elektronische Rechnungen automatisiert, die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften gewährleistet und das Kundenerlebnis optimiert.
Portal für Kassenquittungen: Erstellung elektronischer Rechnungen aus Kassenquittungen
Dank unserer Lösung Portal für Kassenquittungen können Geschäfte ein transparentes und automatisiertes System anbieten, damit die Kunden ihre elektronischen Rechnungen ohne Komplikationen anhalten können.
Wie funktioniert das Portal für Kassenquittungen?
- Datenexport aus dem POS: Das POS-System des Geschäfts generiert eine Datei mit den Informationen der Kaufquittung. Diese Datei wird automatisch in ein XML-Dokument gemäß den Vorschriften des DIAN umgewandelt.
- Dateneingabe durch den Kunden: Der Kunde greift auf das Portal zu und gibt die Daten auf der Quittung in ein Onlineformular ein. Er vervollständigt die Informationen mit seinen Mindeststeuerdaten, die für die Erstellung der elektronischen Rechnung erforderlich sind.
- Ausstellung und Validierung der Rechnung: EDICOM validiert die vom Kunden eingegebenen Daten Die elektronische Rechnung wird im XML-Format erstellt und erfüllt die Anforderungen des DIAN. Die Rechnung wird validiert und beim DIAN angemeldet, wodurch ihre Rechtsgültigkeit sichergestellt wird.
- Lieferung und Integration: Die elektronische Rechnung wird dem Kunden in Echtzeit im XML-Format und als grafische Darstellung im PDF-Format zugesendet und das Dokument wird automatisch in das Managementsystem des Unternehmens integriert.
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