E-Rechnung und Steuererklärung in Portugal

Derzeit ist die elektronische Rechnungsstellung für alle Unternehmen vorgeschrieben, die Rechnungen an öffentliche Verwaltungen in Portugal stellen müssen. Die Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung wird seit April 2020 angewandt und schrittweise auf alle portugiesischen Unternehmen ausgeweitet, was auch Lieferanten aus anderen Ländern betrifft.

Das System der elektronischen Rechnungsstellung in Portugal ist dezentralisiert. Das bedeutet, dass die öffentlichen Verwaltungen - anders als in anderen Ländern - die Lösung für die elektronische Rechnungsstellung wählen können, die ihren Bedürfnissen am besten entspricht, solange sie die in den lokalen Vorschriften festgelegten Formate und Standards für die elektronische Rechnungsstellung einhalten.

eSPAP bietet eine Lösung (FE-AP Portal) für die Umsetzung des elektronischen Modells in Portugal, die einen Kommunikationskanal für den Versand von Rechnungen an öffentliche Verwaltungen und Einrichtungen ermöglicht. Öffentliche Einrichtungen und die direkte Regierungsverwaltung werden diese Plattform als Kanal für den Empfang von Rechnungen von ihren Lieferanten nutzen. Andere öffentliche Einrichtungen können sich dem eSPAP-Dienst auf freiwilliger Basis anschließen, auch wenn sie beschließen können, ihre eigenen Kommunikationskanäle entsprechend ihren besonderen Bedürfnissen einzurichten.

Dies ist das von eSPAP entwickelte E-Invoicing-Portal für die öffentliche Verwaltung mit dem Ziel, der Einstiegspunkt für den Empfang von elektronischen Rechnungen der öffentlichen Verwaltung zu werden.

Es bietet öffentlichen Verwaltungen, die an die eSPAP-Plattform angeschlossen sind, die Möglichkeit, elektronische Rechnungen von ihren Lieferanten zu erhalten, und stellt Mechanismen zur Überwachung, Validierung und Verarbeitung in ihren eigenen Buchhaltungssystemen bereit.

Die öffentlichen Verwaltungen und Institutionen hatten bis zum 18/04/2020 Zeit, ihre Informationssysteme an das Modell der elektronischen Rechnungsstellung anzupassen. Seitdem ist die portugiesische öffentliche Verwaltung darauf vorbereitet, elektronische Rechnungen im Rahmen des B2G-Rechnungsprojekts zu empfangen.

eSPAP - Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, koordiniert die Einführung von e-Invoicing in der öffentlichen Verwaltung. Das Dekret 123/2018 vom 20. Dezember verleiht eSPAP alle Befugnisse, um die technischen und funktionalen Anforderungen für die Umsetzung der elektronischen Rechnungsstellung in den öffentlichen Verwaltungen in Portugal zu regeln.

Organisationen, die verpflichtet sind, sich an eSPAP anzuschließen, um elektronische Rechnungen zu erhalten, sind solche, die von staatlichen und öffentlichen Einrichtungen betrieben werden. Andere lokale öffentliche Einrichtungen können sich dafür entscheiden, ihre eigene Plattform zu entwickeln, z. B. Krankenhäuser, Gemeinden, Gerichte usw.

Für öffentliche Verwaltungen und Institute, die verpflichtet sind, die eSPAP-Plattform zu nutzen, gibt es zwei Möglichkeiten. Die erste besteht darin, Rechnungen automatisch über das Web-Service-Protokoll an diese Plattform zu senden. Andererseits gibt es auch die Möglichkeit, dies manuell über ein von eSPAP bereitgestelltes Portal zu tun, was in der Regel eher von Steuerzahlern mit geringem Rechnungsaufkommen genutzt wird. Die anderen Verwaltungen können entscheiden, welche Plattform sie nutzen wollen, ob eSPAP oder ein anderes System.

Im Jahr 2026 müssen große Unternehmen, die portugiesische öffentliche Verwaltungen beliefern, strukturierte elektronische Rechnungen gemäß den Anforderungen des Gesetzbuchs über öffentliche Aufträge ausstellen. Diese Pflicht kann auch für ausländische Lieferanten gelten, die als Auftragnehmer an portugiesischen öffentlichen Aufträgen beteiligt sind.

Kleinstunternehmen und KMU können bis zum 31. Dezember 2026 weiterhin alternative Verfahren zur Rechnungsstellung nutzen. Wird keine weitere Verlängerung beschlossen, müssen sie ab dem 1. Januar 2027 auf die strukturierte elektronische B2G-Rechnungsstellung umstellen.

Nein. In Portugal besteht noch keine allgemeine Pflicht zur Verwendung strukturierter elektronischer Rechnungen bei Geschäften zwischen privaten Unternehmen. Unternehmen können weiterhin Rechnungen auf Papier, als PDF oder in anderen elektronischen Formaten austauschen, sofern sie die geltenden steuerlichen Anforderungen erfüllen.

Auch wenn die elektronische B2B-Rechnungsstellung nicht verpflichtend ist, müssen Unternehmen die Rechnungsdaten an die portugiesische Steuer- und Zollbehörde übermitteln und gegebenenfalls die Anforderungen an zertifizierte Software, den ATCUD, den QR-Code und SAF-T PT erfüllen.

Ja. Bis zum 31. Dezember 2026 werden Rechnungen im PDF-Format für alle in den portugiesischen Steuervorschriften vorgesehenen Zwecke als elektronische Rechnungen anerkannt.

Die steuerliche Gültigkeit einer PDF-Datei bedeutet jedoch nicht, dass dieses Format automatisch die Anforderungen an die elektronische B2G-Rechnungsstellung erfüllt. Unternehmen, die im Rahmen öffentlicher Aufträge bereits strukturierte Rechnungen ausstellen müssen, haben die von der empfangenden Stelle vorgegebenen Formate und Kanäle zu verwenden.

Ab dem 1. Januar 2027 müssen elektronische Rechnungen, sofern keine weitere Verlängerung beschlossen wird, die Echtheit ihrer Herkunft und die Unversehrtheit ihres Inhalts durch nach portugiesischem Recht zulässige Mechanismen gewährleisten. Dazu gehören eine qualifizierte elektronische Signatur, ein qualifiziertes elektronisches Siegel oder ein System für den elektronischen Datenaustausch.

Ob die elektronische Rechnungsstellung in Portugal verpflichtend ist, hängt von der Art des Vorgangs und der Unternehmensgröße ab. Im B2G-Bereich müssen große Unternehmen strukturierte elektronische Rechnungen ausstellen, wenn sie öffentlichen Verwaltungen Leistungen im Rahmen öffentlicher Aufträge in Rechnung stellen. Für KMU und Kleinstunternehmen gilt bis zum 31. Dezember 2026 eine Übergangsregelung. Für B2B- und B2C-Vorgänge besteht noch keine allgemeine Pflicht zur Verwendung strukturierter elektronischer Rechnungen.