Zurück zur KarteElektronische Rechnungsstellung und Steuererklärungen in Belgien
Die elektronische Rechnungsstellung ist in Belgien im B2G-Umfeld (Business-to-Government) bereits praktisch eingeführt und wird in den kommenden Jahren auch auf das B2B-Umfeld (Business-to-Business) und auf die nahezu in Echtzeit erfolgende Meldung von Geschäftsdaten an die Steuerverwaltung ausgedehnt.
Merkmale der elektronischen B2B-Rechnung in Belgien
Belgien unternimmt einen wichtigen Schritt in Richtung digitale Transformation, indem es die elektronische Rechnungsstellung im B2B-Bereich zur Pflicht macht. Dem Beispiel anderer EU-Länder folgend hat die belgische Regierung angekündigt, dass die elektronische Rechnungsstellung für alle inländischen B2B-Transaktionen verpflichtend sein wird. Diese Initiative zielt darauf ab, die Effizienz zu steigern, Betrug zu verringern und sich an der digitalen Agenda der EU zu orientieren.
Die Unternehmen müssen ihre Buchhaltungs- und Rechnungsstellungssysteme so anpassen, dass sie elektronische Rechnungen automatisch versenden und empfangen können. Die Verpflichtung ist Teil eines allgemeinen europäischen Trends hin zum Modell der kontinuierlichen Transaktionskontrolle (Continuous Transaction Control, CTC), das Teil des Projekts „Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter“ (ViDA) der Europäischen Kommission ist.
Der offizielle Kanal für den Versand und Empfang elektronischer Rechnungen in Belgien wird das Peppol-Netz (Pan-European Public Procurement Online) sein. Dieses Netz, das im B2G-Bereich bereits weit verbreitet ist, gewährleistet einen sicheren, interoperablen und standardisierten Austausch zwischen Rechnungsversendern und -empfängern.
Alle Emittenten müssen sich beim Peppol-Netz über einen zertifizierten Zugangspunkt anmelden, der als Vermittler fungiert, um die Einhaltung der technischen und rechtlichen Vorschriften zu gewährleisten. Darüber hinaus ermöglicht die Nutzung von Peppol eine unmittelbare Verbindung zu Tausenden von öffentlichen und privaten Stellen in Europa und anderen Regionen der Welt, die bereits im Peppol-Netz tätig sind.
Verpflichtung
Ab dem 1. Januar 2026 sind alle in Belgien ansässigen Unternehmen verpflichtet, strukturierte elektronische Rechnungen für inländische B2B-Transaktionen auszustellen und zu empfangen. Es ist wichtig zu beachten, dass diese Verpflichtung zunächst nur für inländische B2B-Transaktionen gelten wird.
Rechnungsformat
Der Standard ist Peppol BIS Billing 3.0, der auf dem in Europa weit verbreiteten UBL-Modell (Universal Business Language) basiert..
Elektronische Signatur
Im Gegensatz zu anderen Ländern mit restriktiveren Systemen ist in Belgien die Verwendung einer elektronischen Signatur auf B2B-Rechnungen weder für die Rechtsgültigkeit noch für steuerliche Zwecke vorgeschrieben. Der Grund dafür ist, dass die Authentizität des Ausstellers und die Integrität des Inhalts durch das Peppol-Netz mit seinen integrierten Validierungs-, Authentifizierungs- und Rückverfolgungsmechanismen gewährleistet werden.
Archivierung
Nach belgischem Steuerrecht müssen elektronische Rechnungen 10 Jahre lang aufbewahrt werden, plus ein zusätzliches Jahr (10+1), so dass die Aufbewahrungspflicht insgesamt 11 Jahre beträgt. Während dieses Zeitraums müssen die Rechnungen zugänglich, lesbar und vollständig bleiben und der belgischen Steuerverwaltung im Falle einer Prüfung oder Kontrolle zur Verfügung stehen.
Kommende Termine in Belgien
Merkmale der elektronischen Rechnungsstellung B2G
Auf der B2G-Ebene sind alle Lieferanten zentraler öffentlicher Einrichtungen in den verschiedenen Regionen des Landes verpflichtet, elektronische Rechnungen auszustellen, während die öffentlichen Einrichtungen bereit sein müssen, diese digital zu empfangen und zu verarbeiten.
Elektronische Rechnungen, die an belgische öffentliche Verwaltungen gerichtet sind, müssen gemäß dem europäischen Interoperabilitätsmodell Peppol versandt werden, das die Standardisierung, Sicherheit und Rückverfolgbarkeit des Ausstellungs- und Empfangsprozesses gewährleistet.
Die öffentlichen Einrichtingen (B2G) nehmen die Rechnungen auf den folgenden 2 Wegen entgegen:
Über die nationale Plattform Mercurius, die als zentrale Anlaufstelle für alle öffentlichen Verwaltungen des Landes fungiert und eine einheitliche und effiziente Verwaltung ermöglicht.
Direkt über den Peppol Access Point (AP) der öffentlichen Einrichtung, wenn bereits eine fortgeschrittenere oder spezifische Infrastruktur vorhanden ist.
Die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung im B2G-Bereich erfolgte in Belgien schrittweise und in Abhängigkeit vom Wert der öffentlichen Aufträge. Dieser gestaffelte Ansatz ermöglicht es sowohl den Verwaltungen als auch den Lieferanten, sich je nach Umfang ihrer Tätigkeiten angemessen vorzubereiten.
Der offizielle Zeitplan für das Inkrafttreten sieht wie folgt aus:
- 1. November 2022: Die Verpflichtung zur Vorlage elektronischer Rechnungen trat für alle öffentlichen Aufträge in Kraft, die den europäischen Schwellenwert erreichen oder überschreiten, d.h. 214.000 € für Waren und Dienstleistungen und 5.350.000 € für Bauleistungen. Diese Maßnahme gilt für alle Aufträge, die ab diesem Datum vergeben werden.
- 1. Mai 2023: Die Verpflichtung wurde auf alle öffentlichen Aufträge mit einem Wert von 30.000 € oder mehr ausgedehnt. Dies umfasst eine größere Anzahl von Auftragnehmern und Unterauftragnehmern auf allen Ebenen der Regierung.
- 1. März 2024: Die Vorschrift wurde auch auf Aufträge unter 30.000 € ausgedehnt, wodurch die allgemeine Verpflichtung zur Ausstellung elektronischer Rechnungen für praktisch alle öffentlichen Aufträge in Belgien konsolidiert wurde.
Ausnahme: Kleinere Verträge über 3.000 €. Diese Aufträge sind von der Verpflichtung ausgenommen, obwohl jede Regierungsebene (föderal, regional oder lokal) beschließen kann, diese Ausnahme nicht anzuwenden oder einen anderen Zeitplan für ihre Anwendung festzulegen.
Kommende Termine in Belgien
Merkmale des e-Reporting in Belgien
Belgien unternimmt mit der Einführung des e-Reporting-Systems, das im Januar 2028 in Kraft treten wird, einen weiteren Schritt in seiner Strategie zur Digitalisierung der Steuern. Diese Initiative wird die obligatorische elektronische Rechnungsstellung im B2B-Bereich ergänzen und ist Teil einer umfassenderen Vision der Modernisierung und intelligenten Kontrolle des MwSt-Systems.
Unter e-Reporting versteht man die elektronische Übermittlung von Daten über Geschäftsvorgänge an die Steuerverwaltung nahezu in Echtzeit. Im Gegensatz zum traditionellen Modell, das auf periodischen Erklärungen basiert, wird dieses System es der Verwaltung ermöglichen, detaillierte und strukturierte Informationen direkt aus den Rechnungssystemen der Unternehmen zu erhalten, was die Überwachung und Kontrolle der Mehrwertsteuer auf proaktive Weise erleichtert.
Das belgische e-Reporting-System wird auf einem Fünf-Ecken-Modell (five-corner model) innerhalb des Peppol-Ökosystems basieren, der gleichen Umgebung, die für die elektronische Rechnungsstellung im B2G- und B2B-Bereich verwendet wird.
Dieses Modell betriftt die folgenden Akteure:
- Lieferant (Rechnungsersteller)
- Peppol Access Point des Lieferanten
- Kunden (Rechnungsempfänger)
- Peppol Access Point des Kunden
- Belgische Steuerbehörde, die parallel dazu eine Kopie der Daten erhält.
Dieser Ansatz gewährleistet eine sichere, nachvollziehbare und standardisierte Kommunikation zwischen den beteiligten Parteien, einschließlich der Steuerverwaltung, ohne die Notwendigkeit, parallele Meldekanäle zu schaffen. Dabei wird die bestehende Infrastruktur genutzt, um Kosten, technische Komplexität und Implementierungszeit zu reduzieren.
Kommende Termine in Belgien
Verbundene Ressourcen
WebinarEine Plattform. Unendliche Lösungen.
Sprechen Sie mit unseren Experten und erfahren Sie, wie Sie Ihr Unternehmen weltweit an an beliebige EDI-, E-Rechnungs- und Steuerberichterstattungssysteme anpassen können.
Eigenentwickelte SaaS-Lösungen
Internationaler Kundenservice
99,9 % Verfügbarkeitsgarantie
Verwaltete Dienste
Internationale Zertifizierungen und Standards
Aufrechterhaltung von Integrationsabläufen
Sprechen wir darüber?
