Zurück zur KarteElektronische Rechnung und e-Reporting in Rumänien
Rumänien hat mit dem nationalen System namens RO e-Factura, das seit November 2021 für Transaktionen mit dem öffentlichen Sektor (B2G) und privaten Unternehmen (B2B) in Betrieb ist, einen entscheidenden Schritt in Richtung digitale Rechnungsstellung gemacht.
Merkmale der elektronischen Rechnung in Rumänien
Das elektronische Rechnungsmodell in Rumänien basiert technisch auf der europäischen Norm EN 16931-1 und verwendet die in der nationalen Spezifikation RO_CIUS definierte Syntax, die das Format UBL 2.1 oder alternativ CII anpasst und Pflichtfelder, Validierungsregeln und eine länderspezifische semantische Struktur definiert.
Das System ermöglicht eine Vorabvalidierung durch die Steuerbehörde, wodurch die Integrität und Rechtmäßigkeit des Dokuments gestärkt wird, bevor es vom Empfänger für Steuer- oder Buchhaltungszwecke verwendet wird.
Verpflichtung
Die elektronische Rechnungsstellung über RO e-Factura wurde am 1. Juli 2022 für B2G-Beziehungen verbindlich vorgeschrieben.
Im B2B-Bereich wurde ab dem 1. Januar 2024 die Verpflichtung eingeführt, Rechnungen über das System zu melden, mit einer Schonfrist für Sanktionen bis zum 31. Mai 2024. Seit dem 1. Juli 2024 müssen für ansässige Unternehmen die Ausstellung, Übermittlung und der Empfang ausschließlich über das elektronische System erfolgen.
Für den B2C-Modus ist das elektronische Modell seit dem 1. Januar 2025 obligatorisch.
Rechnungsformat
Rechnungen müssen im XML-Format gemäß RO_CIUS erstellt werden, entweder unter Verwendung von UBL 2.1 oder der definierten CII-Version. Nach Ausstellung der Rechnung muss diese innerhalb von fünf Werktagen nach Ausstellung an die RO-E-Rechnungsplattform übermittelt werden.
Elektronische Signatur
In diesem System ist es nicht zwingend erforderlich, dass der Aussteller die Rechnung elektronisch unterzeichnet. Stattdessen erhält die Rechnung nach dem Versand und der Validierung auf der Plattform einen elektronischen Stempel des rumänischen Finanzministeriums, der die Integrität des Dokuments, seine Authentizität und die Tatsache garantiert, dass es seit seiner Validierung nicht verändert wurde.
Aufbewahrung
Obwohl die Plattform RO e-Factura die validierten Rechnungen vorübergehend 60 Tage lang zum Download durch den Empfänger bereitstellt, obliegt die Archivierungspflicht dem Aussteller und dem Empfänger, die die elektronischen Rechnungen mindestens 10 Jahre lang aufbewahren müssen.
Voraussetzungen
Um elektronische Rechnungen über das System auszustellen, muss der Aussteller (und gegebenenfalls der Empfänger) im RO e-Factura-System registriert sein und gegebenenfalls Zugang zum privaten elektronischen Bereich (SPV) der ANAF – Rumänische Nationale Steuerverwaltungsbehörde – haben.
Steuerkontrolle
Das RO-e-Factura-System verwendet ein „Clearance”-Modell, d. h. die Rechnung wird versandt, bevor der Empfänger sie für steuerliche Zwecke verwendet, sodass die Steuerbehörde in Echtzeit auf die Rechnungsdaten zugreifen kann.
Die Plattform führt syntaktische und semantische Validierungen durch und weist dem Dokument eine eindeutige Kennung sowie das Siegel des Finanzministeriums zu. Entspricht die Rechnung nicht den Anforderungen, wird sie zur Korrektur an den Aussteller zurückgesandt. Der Empfänger kann das Dokument erst nach der Validierung für steuerliche Zwecke verwenden.
Prozess
Der Standardprozess beginnt mit der Erstellung der elektronischen Rechnung im XML-Format gemäß RO_CIUS durch den Aussteller. Anschließend wird die Datei an das RO-E-Rechnungssystem übermittelt. Die Plattform überprüft die Struktur des Dokuments, validiert dessen Inhalt und versieht es, wenn alles korrekt ist, mit dem elektronischen Siegel des Finanzministeriums und weist ihm eine Kennung zu. Nach der Validierung wird die Rechnung dem Empfänger zur Verfügung gestellt, der auf sie zugreifen (über sein SPV oder integriertes System) und sie gemäß der gesetzlichen Frist aufbewahren muss.
Schließlich müssen sowohl der Aussteller als auch der Empfänger die Archivierung und gesetzliche Verfügbarkeit der Rechnung während des festgelegten Zeitraums sicherstellen. Gleichzeitig ermöglicht die validierte Rechnung dem Empfänger, die Mehrwertsteuer abzuziehen und seinen Meldepflichten nachzukommen.
Elektronische Buchhaltung und automatisierte Steuerberichterstattung
Seit 2022 führt Rumänien ein nationales System zur elektronischen Steuererklärung namens SAF-T (Standard Audit File for Tax) ein, das auf dem internationalen Standard der OECD basiert. Dieses Modell ermöglicht es der Nationalen Steuerverwaltungsbehörde (ANAF), die Steuer- und Buchhaltungsdaten von Unternehmen strukturiert zu erfassen und zu analysieren, wodurch die Steuerkontrolle und die Transparenz der Vorgänge verbessert werden.
Die im Land eingeführte Datei heißt D406 – Standard Tax Control File und bildet die Grundlage des neuen E-Reporting-Systems. Sie wird elektronisch an die ANAF übermittelt und enthält wesentliche Daten für die Steuerkontrolle: Buchhaltungsunterlagen, Mehrwertsteuerbewegungen, Vermögenswerte, Bestände und andere Elemente, die die Rückverfolgbarkeit von Unternehmensgeschäften erleichtern.
Verpflichtete Unternehmen und Zeitplan für die Einführung
Die Verpflichtung zur Einreichung der SAF-T-Datei in Rumänien wird je nach Größe und Art des Unternehmens schrittweise eingeführt. Seit Januar 2022 sind große Unternehmen bereits verpflichtet, ihre Steuererklärungen über dieses System einzureichen. Im Januar 2023 wurde die Verpflichtung auf mittelständische Unternehmen ausgeweitet, und ab Januar 2025 werden kleine Steuerzahler und Unternehmen, die nur für Mehrwertsteuerzwecke registriert sind, einbezogen.
Somit sind alle Unternehmen mit wirtschaftlicher Tätigkeit in Rumänien, einschließlich ausländischer Tochtergesellschaften mit lokaler Steuerregistrierung, verpflichtet, die Buchhaltungs- und Steuerinformationen in elektronischer Form an die ANAF zu übermitteln.
Struktur und Inhalt der Datei D406
Das E-Reporting-System umfasst drei Arten von Erklärungen, die alle im XML-Format erstellt und zusammen mit einem digital signierten PDF-Formular übermittelt werden:
- D406 Allgemein: Enthält detaillierte Buchhaltungs- und Steuerinformationen des Unternehmens. Wird monatlich oder vierteljährlich entsprechend dem gleichen Zeitraum wie die Umsatzsteuererklärung eingereicht.
- D406 Vermögenswerte: wird einmal jährlich eingereicht und enthält Angaben zu den festen Anlagen und deren Entwicklung.
- D406 Bestände: wird nur auf Anfrage der ANAF eingereicht und enthält detaillierte Informationen zu Beständen und Vorräten.
RO e-Transport für die Kontrolle des Straßenverkehrs in Rumänien
Das RO e-Transport-System ist die elektronische Plattform, mit der das Finanzministerium über die ANAF und die rumänische Zollbehörde den Straßengüterverkehr im Land überwacht. Sein Zweck ist es, Steuerhinterziehung zu reduzieren, die Mehrwertsteuerlücke zu schließen und illegalen Handel durch Voranmeldung und Verfolgung von Sendungen zu verhindern.
Seit dem 1. Juli 2024 ist es obligatorisch, alle internationalen Transporte von Waren jeglicher Art zu melden.
Auswirkungen und obligatorische Aspekte
Die Regelung wurde am 1. Januar 2023 für Waren mit hohem Steuerrisiko eingeführt und gilt seit Juli 2024 für alle internationalen Transporte, die bestimmte Schwellenwerte erfüllen.
Anmeldepflichtig sind diejenigen, die je nach Warenfluss die zollrechtliche oder kommerzielle Verantwortung tragen: der im Import angegebene Empfänger, der Versender im Export, der rumänische Empfänger bei innergemeinschaftlichen Erwerben, der rumänische Lieferant bei innergemeinschaftlichen Lieferungen und der Lagerinhaber bei Transitvorgängen mit Entladung oder Verladung auf rumänischem Gebiet.
Was wird deklariert und wie funktioniert es?
Vor dem Transport übermittelt der Verpflichtete das Dokument RO e-Transport im XML-Format mit den wesentlichen Daten der Sendung an die nationale Plattform: Absender und Empfänger, Eigenschaften und Wert der Ware, Be- und Entladeorte sowie Transportart.
Nach der Meldung generiert das System einen UIT-Code, der die Ware eindeutig identifiziert. Der UIT kann bis zu drei Kalendertage vor dem geplanten Transportdatum beantragt werden und ist ab diesem Datum fünf Kalendertage lang gültig. Er muss deutlich lesbar auf dem Transportdokument angegeben sein, das das Fahrzeug begleitet.
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