Elektronische Rechnungsstellung in Costa Rica

Verpflichtung

Seit 2018 ist die elektronische Rechnungsstellung für alle Steuerzahler in Costa Rica verpflichtend geworden. Diese Verordnung gilt sowohl für die Ausstellung als auch für den Empfang elektronischer Dokumente. Das bedeutet, dass alle Unternehmen, unabhängig von ihrer Größe oder Branche, dieses System nutzen müssen, um die Rückverfolgbarkeit und die Einhaltung der Steuervorschriften sicherzustellen.

Rechnungsformat

In Costa Rica werden elektronische Dokumente im XML-Format erstellt, das internationalen Standards entspricht, die Interoperabilität und Integration mit anderen Buchhaltungssystemen ermöglichen.

Folgende Arten von elektronischen Dokumenten sind im System enthalten: Elektronische Rechnung, Elektronische Einkaufsrechnung, Elektronische Exportrechnung, Elektronische Gutschrift, Elektronische Lastschrift und Elektronisches Ticket.

Jedes Dokument muss die in den Vorschriften geforderten Steuerdaten enthalten und elektronisch zur Validierung übermittelt werden.

Elektronische Signatur

Die elektronische Rechnung in Costa Rica muss vom Aussteller digital signiert werden, und zwar mit einem digitalen Zertifikat, das von einer internationalen Zertifizierungsstelle ausgestellt wurde, die von den Vorschriften des Landes anerkannt ist. Diese digitale Signatur ist eine der wichtigsten Voraussetzungen, um die Authentizität, Integrität und Rechtsgültigkeit elektronischer Dokumente zu gewährleisten.

Das digitale Zertifikat ermöglicht die eindeutige Identifizierung des Ausstellers und stellt sicher, dass der Inhalt der Quittung nach ihrer Erstellung nicht mehr verändert wurde. Auf diese Weise können Unternehmen die Rechtmäßigkeit ihrer geschäftlichen Transaktionen vor jeder Anforderung der Generaldirektion für Steuern (DGT) oder anderer zuständiger Behörden nachweisen.

Elektronische Archivierung

Gemäß Artikel 109 der Steuerordnung sind sowohl die Aussteller als auch die Empfänger elektronischer Dokumente gesetzlich verpflichtet, diese mindestens 5 Jahre lang aufzubewahren. Diese Vorschrift gilt für alle elektronisch erstellten Belege, einschließlich Rechnungen, Gutschriften, Lastschriften und elektronische Tickets, und soll die Prüfung erleichtern und die Einhaltung der steuerlichen Pflichten der Unternehmen gewährleisten.

Pre-Requisiten

Um mit der elektronischen Rechnungsstellung zu beginnen, müssen die Steuerpflichtigen bestimmte Verwaltungsformalitäten erfüllen:

• Registrierung in der virtuellen Steuerverwaltung (ATV): Alle Steuerpflichtigen müssen sich auf dem offiziellen Portal der DGT, dem ATV, registrieren

Diese Registrierung sollte entsprechend der Rolle erfolgen, die der Steuerpflichtige in dem System spielen wird, entweder als: Sender - elektronischer Empfänger, elektronischer Empfänger - Nicht-Sender, manueller Empfänger, elektronischer Empfänger - Endverbraucher.

• Einstellung des Rechnungsstellungssystems: Die Steuerpflichtigen müssen ein Rechnungsstellungssystem einrichten, das mit den von der DGT festgelegten Standards kompatibel ist

Steuerkontrolle

Um die Gültigkeit elektronischer Belege zu gewährleisten, erfordert das elektronische Rechnungsstellungssystem in Costa Rica die Übermittlung von zwei Schlüsselnachrichten:

• Nachricht Schatzamt: Empfangsbestätigung der DGT, aus der hervorgeht, dass der Gutschein korrekt validiert wurde.
• Nachricht Empfänger: Bestätigung des Empfängers, dass er den Gutschein erhalten hat und dass er den festgelegten Anforderungen entspricht.

Beide Nachrichten sind wichtig, um die Rückverfolgbarkeit und die Einhaltung der Vorschriften bei elektronischen Transaktionen zu gewährleisten.

Druckformat

In den Fällen, in denen der Kunde dies verlangt, ist es obligatorisch, eine gedruckte Darstellung der elektronischen Rechnung zu liefern.

Dabei muss es sich um eine originalgetreue Version des XML-Formats der elektronischen Rechnung handeln, die den von der DGT festgelegten Anforderungen an Lesbarkeit und Genauigkeit entspricht. Dieses physische Format soll die Anforderungen von Kunden erfüllen, die nicht elektronisch arbeiten oder die aus bestimmten Gründen eine greifbare Quittung benötigen, z. B. für persönliche oder buchhalterische Zwecke.