Fatura electrónica na Costa Rica

Obrigatoriedade

Desde 2018, a faturação eletrónica tornou-se um requisito obrigatório para todos os contribuintes na Costa Rica. Esta normativa abrange tanto a emissão como a receção de documentos eletrónicos, o que significa que todas as empresas, independentemente do seu tamanho ou setor, devem utilizar este sistema para garantir a rastreabilidade e o cumprimento fiscal.

Formato da fatura

Na Costa Rica, os documentos eletrónicos são emitidos em formato XML, cumprindo os padrões internacionais que permitem a interoperabilidade e a integração com outros sistemas contabilísticos.

Os tipos de documentos eletrónicos incluídos no sistema são: Fatura eletrónica, Fatura eletrónica de compra, Fatura eletrónica de exportação, Nota de crédito eletrónica, Nota de débito eletrónica, Talão eletrónico.

Cada documento deve conter os dados fiscais exigidos pela normativa e ser transmitido eletronicamente para validação.

Assinatura eletrónica

A fatura eletrónica na Costa Rica deve estar assinada digitalmente pelo emissor, utilizando um certificado digital emitido por uma autoridade de certificação internacional reconhecida pelas normas do país. Esta assinatura digital é um dos requisitos chave para garantir a autenticidade, integridade e validade legal dos documentos eletrónicos.

O certificado digital permite identificar de forma única o emissor e garante que o conteúdo do comprovativo não foi alterado após a sua geração. Dessa forma, as empresas podem demonstrar a legalidade das suas transações comerciais perante qualquer solicitação da Direção Geral de Tributação (DGT) ou de outras autoridades competentes.

Armazenamento

De acordo com o Artigo 109 do Código de Normas e Procedimentos Tributários, tanto os emissores como os receptores de documentos eletrónicos estão legalmente obrigados a conservá-los durante um período mínimo de 5 anos. Este requisito aplica-se a todos os comprovativos eletrónicos gerados, incluindo faturas, notas de crédito, notas de débito e talões eletrónicos, e tem como objetivo facilitar a fiscalização e garantir o cumprimento das obrigações tributárias das empresas.

Requisitos prévios

Para iniciar o uso da faturação eletrónica, os contribuintes devem completar certos trâmites administrativos:

• Registo na Administração Tributária Virtual (ATV): Todos os contribuintes devem registar-se no portal oficial da DGT, conhecido como ATV.

Este registo deve ser realizado com base no papel que o contribuinte desempenhará no sistema, seja como: Emissor - receptor eletrónico, Receptor eletrónico - não emissor, Receptor manual, Receptor eletrónico - consumidor final.

• Configuração do sistema de faturação: Os contribuintes devem implementar um sistema de faturação compatível com os padrões definidos pela DGT.

Controle fiscal

Para garantir a validade dos comprovativos eletrónicos, o sistema de faturação eletrónica na Costa Rica requer a transmissão de duas mensagens chave:

• Mensagem da AT: Confirmação de receção por parte da DGT, indicando que o comprovativo foi validado corretamente.
• Mensagem do Receptor: Confirmação por parte do receptor de que recebeu o comprovativo e que este cumpre com os requisitos estabelecidos.

Ambas as mensagens são essenciais para garantir a rastreabilidade e o cumprimento normativo das transações eletrónicas.

Formato de impressão

Nos casos em que o cliente o solicitar, é obrigatório entregar uma representação impressa da fatura eletrónica.

Deve ser uma versão fiel do formato XML do comprovativo eletrónico e deve cumprir com os requisitos de legibilidade e precisão estabelecidos pela DGT. Este formato físico está projetado para cumprir com os requisitos de clientes que não operam de forma eletrónica ou que necessitam de um comprovativo tangível por motivos específicos, como resguardo pessoal ou contábil.