Dinamarca: Lei de Contabilidade (Bookkeeping Act), faturação eletrónica e SAF-T

A Dinamarca consolidou-se como um dos países mais avançados da Europa na digitalização de processos empresariais e fiscais. Com um ecossistema de e-Invoicing plenamente implementado no setor público há anos e uma infraestrutura nacional como o NemHandel, que facilita o intercâmbio eletrónico de documentos, o país continua a evoluir o seu modelo para se adaptar aos novos padrões europeus. Nesse contexto, as autoridades dinamarquesas anunciaram a transição para o NemHandel BIS 4, um novo padrão que marcará a próxima etapa na interoperabilidade e modernização do intercâmbio de faturas eletrónicas no país.

Padrão NemHandel BIS 4

A Dinamarca evolui o seu ecossistema de e-Invoicing com o anúncio de um novo padrão nacional: NemHandel BIS 4, que substituirá gradualmente o formato atual OIOUBL 2.1.

A Autoridade Empresarial Dinamarquesa confirmou que o formato OIOUBL 2.1 será retirado progressivamente para dar lugar ao NemHandel BIS 4, uma adaptação do padrão internacional Peppol BIS 4. 

Este novo modelo tem como objetivo:

• Melhorar a interoperabilidade internacional.
• Simplificar a integração com padrões europeus.
• Preparar o ecossistema dinamarquês para futuras iniciativas regulamentares da UE, como o ViDA (VAT in the Digital Age).

Calendário preliminar de implementação

Embora os detalhes finais ainda estejam em desenvolvimento, o plano inicial prevê:

• 2028: publicação da versão candidata do NemHandel BIS 4.
• 2028 - 2029: período de transição e coexistência com OIOUBL 2.1.
• Meados de 2029: eliminação progressiva do padrão anterior.

Lei de Contabilidade Electrónica (Danish Bookkeeping Act)

De acordo com a legislação aprovada em 2022, as empresas residentes na Dinamarca devem registar e armazenar os seus registos contábeis em sistemas de contabilidade ou ERP aprovados, além de enviar e receber faturas eletrónicas estruturadas. A Lei de Contabilidade de Dinamarca tem como objetivo reforçar a luta contra a fraude fiscal e aumentar o grau de digitalização da contabilidade das empresas dinamarquesas.

Desde 2023, os principais fornecedores de software de contabilidade e ERP estão obrigados a certificar as suas soluções perante a Autoridade Empresarial da Dinamarca.

O requisito para a contabilidade digital inclui os seguintes dois requisitos básicos de contabilidade:

1. Registar as transações da empresa em um sistema de contabilidade digital.
2. Armazenar os registos e os anexos que documentam os registos em um sistema de contabilidade digital, ou pelo menos armazenar uma cópia de segurança completa dos mesmos, em um servidor com um fornecedor ou outro terceiro.

Cronograma de implementação

A Lei de Contabilidade de Dinamarca exige que os sistemas de contabilidade digital cumpram com novos requisitos, cuja implementação é realizada de forma escalonada. Este processo permite que as empresas e os fornecedores de software de contabilidade se adaptem gradualmente, garantindo uma transição eficiente para sistemas mais automatizados e padronizados.

A partir de 2025 e 2026, as empresas devem preparar-se para cumprir com novas normativas de contabilidade digital:

• 1 de janeiro de 2025: As empresas sem sistemas de contabilidade certificados deverão:
  • Manter registos contábeis em formato digital.
  • Poder emitir e receber faturas eletrônicas estruturadas.
  • Gerar dados em formato SAF-T a solicitação da autoridade fiscal.
• Não antes de 1 de julho de 2026: A obrigatoriedade será estendida a empresas não contábeis com um volume de negócios líquido superior a 300.000 DKK nos dois exercícios fiscais anteriores, desde que utilizem um sistema de contabilidade não registrado.

Em que consiste a Lei de Contabilidade na Dinamarca?

Uma das mudanças mais significativas da lei é o requisito de digitalizar a contabilidade. Além disso, será necessário utilizar um sistema de contabilidade digital aprovado pela autoridade de Dinamarca e que deverá cumprir uma série de requisitos definidos pelo governo dinamarquês através de um decreto executivo. O governo dinamarquês irá em breve expandir as informações sobre o assunto, para que os fornecedores digitais possam obter a certificação.

De acordo com o artigo 15, aplicam-se três requisitos gerais ou básicos aos sistemas de contabilidade digital, independentemente de serem sistemas standard ou especialmente desenvolvidos:

1. O sistema deve suportar um registo contínuo das transações da empresa com a especificação de anexos para cada registo e um armazenamento fiável dos registos e anexos durante 5 anos.  
2. O sistema deve cumprir com os padrões reconhecidos de segurança de TI, incluindo a gestão de utilizadores e acessos, assim como garantir a cópia de segurança automática dos registos e anexos. 
3. O sistema deve suportar a automatização dos processos administrativos, incluindo o envio e receção automáticos de faturas eletrónicas, assim como a possibilidade de realizar a contabilidade de acordo com um plano de contas padrão público em sistemas contábeis registados.

Estrutura do SAF-T na Dinamarca

O ficheiro SAF-T a Dinamarca é composto por 19 livros contábeis (ledgers), os quais incluem informações detalhadas sobre as transações financeiras e registos contábeis da empresa. Estes podem abranger, entre outros:

• Livro maior (General Ledger)
• Contas a receber (Accounts Receivable)
• Contas a pagar (Accounts Payable)
• Registos de impostos (VAT Records)
• Registo de faturação eletrónica(Electronic Invoicing Records)
• Registo de ativos fixos (Fixed Asset Register)
• Contas bancárias e reconciliações (Bank Accounts and Reconciliations)

O cumprimento desses prazos é crucial para evitar sanções e garantir a integração com os padrões de faturação eletrónica e auditoria digital na Dinamarca.

Este requisito não implica uma apresentação periódica obrigatória, mas sim um requisito sob demanda. Ou seja, as empresas devem estar preparadas para gerar e entregar o arquivo quando as autoridades fiscais o solicitarem no âmbito de auditorias ou inspeções tributárias.

Faturação eletrónica na Dinamarca

Setor B2G (Business to Government)

No setor B2G, a faturação eletrónica é obrigatória para todas as transações com entidades governamentais desde 2005. Os formatos mais utilizados são o Peppol BIS Billing 3.0 e o formato nacional dinamarquês OIOUBL.

Para a gestão da rede Peppol, a NemHandel é responsável pelo diretório SML (Service Metadata Locator), garantindo a interoperabilidade e facilitando a troca de documentos eletrónicos entre empresas e administrações públicas.

A Dinamarca anunciou a nova versão OIOUBL 3 do seu formato de faturação eletrónica. A 21 de novembro de 2024, a NemHandel apresentou a versão OIOUBL 3 Invoice Package, que introduz mudanças-chave:

• Obrigatoriedade da resposta a mensagens de faturação.
• Alinhamento com o padrão europeu EN 16931.
• Plano de migração para a transição do OIOUBL 2.1 para o OIOUBL 3.

O pacote inclui especificações para faturas, notas de crédito e respostas a faturas, juntamente com definições técnicas e datas chave para a implementação.

Setor B2B (Business to Business)

Embora não exista um requisito obrigatório para a faturação eletrónica nas transações B2B, o seu uso está bastante disseminado. Os formatos mais utilizados são o Peppol BIS Billing 3.0 e o formato nacional dinamarquês OIOUBL.

A Lei de Contabilidade da Dinamarca (Danish Bookkeeping Act) estabelece que todos os sistemas de contabilidade, tanto padrão como especializados, devem ter a capacidade de enviar e receber faturas eletrónicas.

O governo de Dinamarca demonstrou interesse em impulsionar ainda mais a faturação eletrónica no setor privado, pelo que é possível que no futuro sejam implementadas novas exigências ou prazos obrigatórios.

Modelo de Faturação Eletrónica na Dinamarca

Ao contrário de outros países que implementaram plataformas estatais centralizadas, a Dinamarca permite que as empresas escolham livremente os seus fornecedores privados para a geração e envio de faturas eletrónicas.

Os fornecedores tecnológicos de faturação eletrónica mantêm e atualizam uma base de dados pública com as informações necessárias para o envio e receção de faturas, tanto para entidades públicas como privadas que habilitaram esta opção.

Este enfoque flexível facilitou uma adoção massiva do sistema, garantindo ao mesmo tempo a interoperabilidade dentro da União Europeia e com parceiros comerciais internacionais.