Dänemark: Buchführungsgesetz (Danish Bookkeeping Act), e-Rechnung und SAF-T

Dänemark hat sich als eines der fortschrittlichsten Länder Europas bei der Digitalisierung von Geschäfts- und Steuerprozessen etabliert. Mit einem seit Jahren im öffentlichen Sektor vollständig implementierten E-Invoicing-Ökosystem und einer nationalen Infrastruktur wie NemHandel, die den elektronischen Dokumentenaustausch erleichtert, entwickelt das Land sein Modell weiter, um es an die neuen europäischen Standards anzupassen. Vor diesem Hintergrund haben die dänischen Behörden den Übergang zu NemHandel BIS 4 angekündigt, einem neuen Standard, der die nächste Etappe in der Interoperabilität und Modernisierung des elektronischen Rechnungsaustauschs im Land markieren wird.

Standard NemHandel BIS 4

Dänemark entwickelt sein E-Invoicing-Ökosystem weiter und kündigt einen neuen nationalen Standard an: NemHandel BIS 4, der das derzeitige Format OIOUBL 2.1 schrittweise ablösen wird.

Die dänische Unternehmensbehörde hat bestätigt, dass das Format OIOUBL 2.1 schrittweise auslaufen wird, um Platz für NemHandel BIS 4 zu machen, eine Anpassung des internationalen Standards Peppol BIS 4.

Dieses neue Modell zielt darauf ab:

• die internationale Interoperabilität zu verbessern.
• die Integration mit europäischen Standards zu vereinfachen.
• das dänische Ökosystem auf künftige Regulierungsinitiativen der EU wie ViDA (VAT in the Digital Age) vorzubereiten.

Vorläufiger Zeitplan für die Umsetzung

Auch wenn die endgültigen Details noch in Arbeit sind, sieht der vorläufige Plan Folgendes vor:

• 2028: Veröffentlichung der Release-Kandidatenversion von NemHandel BIS 4.
• 2028–2029: Übergangsphase und parallele Nutzung mit OIOUBL 2.1.
• Mitte 2029: schrittweise Abschaffung des bisherigen Standards. 

Gesetz über die elektronische Buchführung (Danish Bookkeeping Act)

Nach den im Jahr 2022 verabschiedeten Rechtsvorschriften müssen in Dänemark ansässige Unternehmen ihre Buchhaltungsunterlagen in zugelassenen Buchhaltungs- oder ERP-Systemen registrieren und speichern sowie strukturierte elektronische Rechnungen versenden und empfangen. Das dänische Rechnungslegungsgesetz zielt darauf ab, den Kampf gegen Steuerbetrug zu verstärken und den Grad der Digitalisierung der Buchhaltung dänischer Unternehmen zu erhöhen.

Ab 2023 sind die großen Anbieter von Buchhaltungs- und ERP-Software verpflichtet, ihre Lösungen bei der dänischen Wirtschaftsbehörde zu zertifizieren.

Die Anforderung an die digitale Buchführung umfasst die folgenden zwei grundlegenden Buchführungsanforderungen:

1. Die Transaktionen des Unternehmens in einem digitalen Buchhaltungssystem aufzeichnen; und 2.
2. Speichern Sie die Aufzeichnungen und die Anhänge, die die Aufzeichnungen dokumentieren, in einem digitalen Buchhaltungssystem oder speichern Sie zumindest eine vollständige Sicherungskopie der Aufzeichnungen auf einem Server bei einem Anbieter oder einer anderen dritten Partei..

Zeitplan für die Umsetzung

Das dänische Rechnungslegungsgesetz schreibt vor, dass die digitalen Buchführungssysteme neuen Anforderungen entsprechen müssen, deren Umsetzung gestaffelt erfolgt. Dieses Verfahren ermöglicht den Unternehmen und den Anbietern von Buchhaltungssoftware eine schrittweise Anpassung und gewährleistet einen effizienten Übergang zu stärker automatisierten und standardisierten Systemen.

Ab 2025 und 2026 müssen sich die Unternehmen auf die neuen digitalen Rechnungslegungsstandards vorbereiten:

• 1. Januar 2025: Unternehmen ohne zertifizierte Buchhaltungssysteme müssen:
  • Buchhaltungsunterlagen in digitalem Format zu führen.
  • In der Lage sein, strukturierte elektronische Rechnungen auszustellen und zu empfangen.
  • Auf Anfrage der Steuerbehörde Daten im SAF-T-Format zu generieren..
• Nicht vor dem 1. Juli 2026: Die Verpflichtung wird auf nicht buchführende Unternehmen mit einem Nettoumsatz von mehr als 300.000 DKK in den beiden vorangegangenen Steuerjahren ausgedehnt, sofern sie ein nicht registriertes Buchhaltungssystem verwenden.

Was ist das dänische Buchhaltungsgesetz?

Eine der wichtigsten Änderungen des Gesetzes ist die Verpflichtung, die Buchführung zu digitalisieren. Darüber hinaus muss ein von der dänischen Behörde genehmigtes digitales Buchhaltungssystem verwendet werden, das eine Reihe von Anforderungen erfüllen muss, die von der dänischen Regierung durch eine Durchführungsverordnung festgelegt wurden. Die dänische Regierung wird in Kürze die Informationen darüber erweitern, damit digitale Anbieter zertifiziert werden können.

Nach Artikel 15 gelten für digitale Buchführungssysteme drei allgemeine oder grundlegende Anforderungen, unabhängig davon, ob es sich um Standard- oder speziell entwickelte Systeme handelt:

1. Das System muss die kontinuierliche Aufzeichnung von Unternehmenstransaktionen mit Angabe von Anhängen für jeden Datensatz und die zuverlässige Speicherung von Datensätzen und Anhängen für 5 Jahre unterstützen.  
2. Das System muss anerkannten IT-Sicherheitsstandards entsprechen, einschließlich der Benutzer- und Zugangsverwaltung, und eine automatische Sicherung der Aufzeichnungen und Anhänge gewährleisten. 
3. Das System sollte die Automatisierung von Verwaltungsabläufen unterstützen, einschließlich des automatischen Versands und Empfangs elektronischer Rechnungen, sowie die Möglichkeit, Konten nach einem öffentlichen Standardkontenplan in registrierten Buchhaltungssystemen zu führen.

SAF-T-Struktur in Dänemark

Die SAF-T-Datei in Dänemark besteht aus 19 Büchern, die detaillierte Informationen über die Finanztransaktionen und Buchhaltungsunterlagen des Unternehmens enthalten. Diese können u. a. Folgendes umfassen:

• Hauptbuch (General Ledger)
• Debitoren (Accounts Receivable)
• Kreditoren (Accounts Payable)
• Steuerliche Aufzeichnungen (VAT Records)
• Elektronische Aufzeichnungen zur Rechnungsstellung (Electronic Invoicing Records)
• Register für das Anlagevermögen (Fixed Asset Register)
• Bankkonten und Abgleiche (Bank Accounts and Reconciliations)

Die Einhaltung dieser Fristen ist von entscheidender Bedeutung, um Strafen zu vermeiden und die Integration mit den Standards für die elektronische Rechnungsstellung und die elektronische Rechnungsprüfung in Dänemark zu gewährleisten.

Diese Anforderung bedeutet nicht, dass eine regelmäßige Einreichung obligatorisch ist, sondern ist eine Anforderung auf Abruf. Mit anderen Worten, die Unternehmen müssen bereit sein, die Datei zu erstellen und zu übermitteln, wenn die Steuerbehörden sie im Rahmen von Steuerprüfungen oder Inspektionen anfordern.

e-Rechnung in Dänemark

Sektor B2G (Business to Government)

Seit 2005 ist der Versand elektronischer Rechnungen im B2G-Verkehr (Business-to-Government) verpflichtend. Dabei kommt die nationale Plattform NemHandel zum Einsatz, die den sicheren Austausch elektronischer Dokumente zwischen Unternehmen und öffentlichen Verwaltungen ermöglicht.
An den öffentlichen Sektor gesendete elektronische Rechnungen müssen dem europäischen Standard EN 16931 entsprechen und werden in der Regel in Formaten wie OIOUBL oder Peppol BIS 3.0 übermittelt, wodurch die Interoperabilität innerhalb der Europäischen Union gewährleistet ist.

Für die Verwaltung des Peppol-Netzes ist NemHandel für das SML-Verzeichnis (Service Metadata Locator) zuständig, das die Interoperabilität gewährleistet und den Austausch elektronischer Dokumente zwischen Unternehmen und öffentlichen Verwaltungen erleichtert.

Sector B2B (Business to Business)

Obwohl die elektronische Rechnungsstellung bei B2B-Transaktionen nicht zwingend vorgeschrieben ist, ist sie weit verbreitet. Die am häufigsten verwendeten Formate sind Peppol BIS Billing 3.0 und das dänische nationale Format OIOUBL.

Das dänische Buchführungsgesetz schreibt vor, dass alle Standard- und Spezialbuchführungssysteme in der Lage sein müssen, elektronische Rechnungen zu senden und zu empfangen.

Die dänische Regierung hat Interesse an einer weiteren Förderung der elektronischen Rechnungsstellung im privaten Sektor gezeigt, so dass es möglich ist, dass in Zukunft neue Anforderungen oder verbindliche Fristen eingeführt werden.

E-Invoicing-Modell in Dänemark

Im Gegensatz zu anderen Ländern, die zentralisierte staatliche Plattformen eingeführt haben, können die Unternehmen in Dänemark ihre privaten Anbieter für die Erstellung und den Versand elektronischer Rechnungen frei wählen.

Die Anbieter von E-Invoicing-Technologien pflegen und aktualisieren eine öffentliche Datenbank mit den erforderlichen Informationen für den Versand und den Empfang von Rechnungen, sowohl für öffentliche als auch für private Stellen, die diese Option aktiviert haben.

Dieser flexible Ansatz hat die Masseneinführung des Systems erleichtert und gleichzeitig die Interoperabilität innerhalb der Europäischen Union und mit internationalen Handelspartnern gewährleistet.

Angesichts eines sich ständig wandelnden regulatorischen Umfelds ist ein spezialisierter Technologieanbieter entscheidend, um die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zu gewährleisten. EDICOM bietet umfassende Lösungen für E-Invoicing und Steuerkonformität, die sich an die spezifischen Anforderungen jedes Landes anpassen, einschließlich des dänischen Marktes. Dank der Integrationsfähigkeit mit internationalen Netzwerken und Standards ermöglicht EDICOM Unternehmen, elektronische Rechnungen gemäß den lokalen Vorschriften auszustellen und zu empfangen, was die Automatisierung der Finanzprozesse erleichtert und die kontinuierliche Einhaltung der Vorschriften gewährleistet, während sich der Markt und die Regulierung weiterentwickeln.