Danimarca: Legge sulla Contabilità (Bookkeeping Act), fattura elettronica e SAF-T

La Danimarca si è affermata come uno dei Paesi più avanzati in Europa nella digitalizzazione dei processi aziendali e fiscali. Grazie a un ecosistema di fatturazione elettronica pienamente implementato nel settore pubblico da anni e a un'infrastruttura nazionale come NemHandel che facilita lo scambio elettronico di documenti, il Paese continua a evolvere il proprio modello per adattarsi ai nuovi standard europei. In questo contesto, le autorità danesi hanno annunciato il passaggio a NemHandel BIS 4, un nuovo standard che segnerà la prossima tappa nell'interoperabilità e nella modernizzazione dello scambio elettronico di fatture nel Paese.

Standard NemHandel BIS 4

La Danimarca sta evolvendo il suo ecosistema di fatturazione elettronica con l'annuncio di un nuovo standard nazionale: NemHandel BIS 4, che sostituirà gradualmente l'attuale formato OIOUBL 2.1.
L'Autorità danese per le imprese ha confermato che il formato OIOUBL 2.1 verrà gradualmente eliminato per fare spazio a NemHandel BIS 4, un adattamento dello standard internazionale Peppol BIS 4.

Questo nuovo modello si propone di:

• Migliorare l'interoperabilità internazionale.
• Semplificare l'integrazione con gli standard europei.
• Preparare l'ecosistema danese per le future iniziative normative dell'UE, come ViDA (VAT in the Digital Age).

Calendario provvisorio di attuazione

Sebbene i dettagli finali siano ancora in fase di elaborazione, il piano iniziale prevede:

• 2028: pubblicazione della versione candidata NemHandel BIS 4.
• 2028-2029: periodo di transizione e coesistenza con OIOUBL 2.1.
• Metà 2029: eliminazione progressiva dello standard precedente.

Legge sulla Contabilità Elettronica (Danish Bookkeeping Act)

In base alla legislazione approvata nel 2022, le aziende residenti in Danimarca devono registrare e archiviare i propri registri contabili in sistemi contabili o ERP approvati, nonché essere in grado di inviare e ricevere fatture elettroniche strutturate. La legge danese sulla contabilità mira a rafforzare la lotta contro le frodi fiscali e ad aumentare il grado di digitalizzazione della contabilità delle aziende danesi.

A partire dal 2023, i principali fornitori di software di contabilità ed ERP saranno obbligati a certificare le loro soluzioni presso la Danish Business Authority. Il requisito della contabilità digitale comprende i due seguenti requisiti di base:

1. Registrare le transazioni dell'azienda in un sistema di contabilità digitale, e
2. Conservare le registrazioni e gli allegati che le documentano in un sistema di contabilità digitale, o almeno conservarne una copia di backup completa, su un server presso un fornitore o un'altra terza parte.

Calendario di implementazione

La Legge Danese sulla Contabilità richiede che i sistemi contabili digitali siano conformi a nuovi requisiti, la cui implementazione è scaglionata. Questo processo consente alle aziende e ai fornitori di software di contabilità di adattarsi gradualmente, garantendo una transizione efficiente verso sistemi più automatizzati e standardizzati.

A partire dal 2025 e dal 2026, le aziende dovranno prepararsi a rispettare le nuove normative sulla contabilità digitale:

• 1° gennaio 2025: le aziende che non hanno sistemi contabili certificati devono:
  • Mantenere i registri contabili in formato digitale.
  • Essere in grado di emettere e ricevere fatture elettroniche strutturate.
  • Generare dati in formato SAF-T su richiesta dell'autorità fiscale.
• Non prima del 1° luglio 2026: l'obbligo è esteso alle società non contabili con un fatturato netto superiore a 300.000 DKK nei due anni fiscali precedenti, a condizione che utilizzino un sistema di contabilità non registrato.

Cosa prevede la Legge sulla Contabilità in Danimarca?

Uno dei cambiamenti più significativi della legge è l'obbligo di digitalizzare la contabilità. Inoltre, deve essere utilizzato un sistema di contabilità digitale approvato dall'autorità danese e deve soddisfare una serie di requisiti definiti dal governo danese attraverso un ordine esecutivo. Il governo danese amplierà le informazioni a riguardo nel prossimo futuro, in modo che i fornitori digitali possano essere certificati.

Secondo l'articolo 15, ai sistemi contabili digitali si applicano tre requisiti generali o di base, a prescindere dal fatto che si tratti di sistemi standard o appositamente sviluppati:

1. Il sistema deve supportare una registrazione continua delle transazioni dell'azienda con la specifica degli allegati per ogni record e una conservazione affidabile dei record e degli allegati per 5 anni.  
2. Il sistema deve essere conforme agli standard di sicurezza informatica riconosciuti, compresa la gestione degli utenti e degli accessi, oltre a garantire il backup automatico dei log e degli allegati. 
3. Il sistema deve supportare l'automazione dei processi amministrativi, compreso l'invio e la ricezione automatica di fatture elettroniche, nonché la possibilità di tenere la contabilità secondo un piano contabile standard pubblico in sistemi contabili registrati.

Struttura del SAF-T in Danimarca

Il file SAF-T in Danimarca è composto da 19 registri, che includono informazioni dettagliate sulle transazioni finanziarie e sulle registrazioni contabili dell'azienda. Questi possono includere:

• Registro contabile generale (General Ledger)
• Contabilità clienti (Accounts Receivable)
• Contabilità fornitori (Accounts Payable)
• Registri IVA (VAT Records)
• Registri di fatturazione elettronica (Electronic Invoicing Records)
• Registro delle immobilizzazioni (Fixed Asset Register)
• Conti e riconciliazioni bancarie (Bank Accounts and Reconciliations)

Il rispetto di queste scadenze è fondamentale per evitare sanzioni e garantire l'integrazione con gli standard di fatturazione e contabilità elettronica in Danimarca.

Questo requisito non implica un obbligo di presentazione periodica, ma è un requisito su richiesta. In altre parole, le aziende devono essere pronte a generare e consegnare il file quando richiesto dalle autorità fiscali nell'ambito di verifiche o ispezioni fiscali.

Fatturazione elettronica in Danimarca

Settore B2G (Business to Government)

Dal 2005, l'invio di fatture elettroniche è obbligatorio nelle transazioni B2G (Business-to-Government), tramite la piattaforma nazionale NemHandel, che consente lo scambio sicuro di documenti elettronici tra imprese e pubbliche amministrazioni.

Le fatture elettroniche inviate al settore pubblico devono essere conformi alla norma europea EN 16931 e vengono normalmente trasmesse in formati quali OIOUBL o Peppol BIS 3.0, garantendo l'interoperabilità all'interno dell'Unione europea.

Per la gestione della rete Peppol, NemHandel è responsabile della directory SML (Service Metadata Locator), garantendo l'interoperabilità e facilitando lo scambio di documenti elettronici tra aziende e pubbliche amministrazioni.

Settore B2B (Business to Business)

Sebbene non vi siano requisiti obbligatori per la fatturazione elettronica nelle transazioni B2B, essa è ampiamente utilizzata. I formati più utilizzati sono Peppol BIS Billing 3.0 e il formato nazionale danese OIOUBL.

La Legge Danese sulla Contabilità (Danish Bookkeeping Act) stabilisce che tutti i sistemi contabili standard e specializzati devono essere in grado di inviare e ricevere fatture elettroniche.

Il governo danese ha mostrato interesse a promuovere ulteriormente la fatturazione elettronica nel settore privato; quindi, è possibile che in futuro vengano introdotti nuovi requisiti o scadenze obbligatorie.

Modello di Fatturazione Elettronica in Danimarca

A differenza di altri Paesi che hanno implementato piattaforme statali centralizzate, la Danimarca consente alle aziende di scegliere liberamente i propri fornitori privati per la generazione e l'invio delle fatture elettroniche.

I fornitori di tecnologie per la fatturazione elettronica mantengono e aggiornano un database pubblico con le informazioni necessarie per l'invio e la ricezione delle fatture, sia per gli enti pubblici che per quelli privati che hanno attivato questa opzione.

Questo approccio flessibile ha facilitato l'adozione di massa del sistema, garantendo al contempo l'interoperabilità all'interno dell'Unione Europea e con i partner commerciali internazionali.

In un contesto normativo in continua evoluzione, affidarsi a un provider tecnologico specializzato è fondamentale per garantire la compliance. EDICOM offre soluzioni di fatturazione elettronica e compliance fiscale, personalizzate in base alle specifiche esigenze di ciascun Paese, incluso l'ecosistema danese. Grazie alla sua capacità di integrazione con reti e standard internazionali, EDICOM consente alle aziende di emettere e ricevere fatture elettroniche in conformità con le normative locali, facilitando l'automazione dei processi finanziari e garantendo la conformità continua al variare del mercato e delle normative.