Cos'è il sistema SAF-T?

Il SAF-T è un file strutturato contenente informazioni contabili e fiscali in un formato leggibile, uniforme e trasferibile, indipendentemente dal software utilizzato. È nato su iniziativa dell'OCSE con un duplice obiettivo:

• Facilitare gli audit e i controlli fiscali attraverso un formato standardizzato.
• Ridurre gli oneri amministrativi e gli errori derivanti dalla manipolazione manuale dei dati.

Ogni Paese adatta lo standard al proprio quadro normativo, incorporando campi, validazioni e strutture aggiuntivi che rispondono alle proprie esigenze specifiche. Non sostituisce altri obblighi fiscali, come le dichiarazioni IVA o la fatturazione elettronica, ma li integra, fornendo alle autorità un accesso più rapido e strutturato ai dati contabili.

Il formato è rivolto sia alle aziende obbligate dalle normative (solitamente quelle soggette a IVA) sia alle autorità fiscali che desiderano armonizzare i processi di audit e controllo nell'era digitale.

Il file è composto da tre blocchi principali: testata, master files e movimenti contabili, integrati da allegati specifici per Paese.

1. Testata (Header): Include l'identificazione del contribuente, il periodo d'imposta dichiarato, la versione del regime e i dati del software utilizzato per generare il file.
2. Master Files: Contengono le informazioni di base che definiscono la struttura contabile:
   • Piano dei conti.
   • Elenco dei clienti e dei fornitori.
   • Beni o servizi, aliquote fiscali e aliquote IVA.
   • Banche, valute e termini di pagamento.
3. Movimenti contabili e registrazioni (General Ledger & Subledgers): Riflettono l'attività economica:
   • Scritture contabili e giornali.
   • Fatture di vendita e di acquisto.
   • Crediti e debiti.
   • Movimenti di inventario e cespiti.
   • Rettifiche o correzioni contabili.
4. Specifiche locali: Ogni Paese può aggiungere ulteriori convalide o strutture per soddisfare specifici requisiti legali, come codici IVA o cataloghi fiscali. Anche la frequenza di invio e i canali di trasmissione variano a seconda delle normative nazionali: possono essere mensili, trimestrali o su richiesta dell'autorità competente.

Il sistema SAF-T è ampiamente implementato in Europa, sebbene ogni giurisdizione ne applichi una versione diversa, con diversi livelli di obbligo e ambito di applicazione. Le implementazioni più rilevanti sono descritte di seguito.

Portogallo

Il sistema SAF-T PT, in vigore dal 2008, è stato il primo del suo genere in Europa e copre sia la contabilità che la fatturazione elettronica. Dal 2013, le aziende inviano un file che include articoli, clienti, fornitori, regimi IVA e movimenti contabili. La piena integrazione con il portale e-Fatura, che integrerà convalide automatiche e riconciliazioni incrociate, è prevista per il 2025. Gli invii sono in genere mensili e i dati vengono utilizzati per un controllo IVA completo.

Polonia

La Polonia utilizza il sistema JPK (Jednolity Plik Kontrolny), basato sullo standard SAF-T, componente chiave della sua strategia di digitalizzazione fiscale. Il file JPK_VAT è obbligatorio per tutte le aziende registrate ai fini IVA e combina registri e dichiarazioni mensili. Esistono varianti come JPK_FA (fatture) e JPK_MAG (inventario) per controlli specifici. Il sistema si integra con la piattaforma nazionale di fatturazione KSeF, consentendo il matching automatico dei dati e il rilevamento tempestivo di incongruenze.

Romania

Il D406, la versione locale del SAF-T gestita dall’ANAF, è stato implementato progressivamente a partire dal 2022. Da tale data interessa le grandi imprese, dal 2023 le medie imprese e dal 2025 anche le piccole imprese. Il file comprende la contabilità generale, le vendite, gli acquisti, l'inventario e i cespiti. Viene trasmesso elettronicamente con ricevuta di ritorno automatica e la sua integrazione con il sistema RO e-Factura ha consentito all'amministrazione finanziaria di avere una visione completa delle transazioni economiche.

Norvegia

Il SAF-T Financial è obbligatorio per le aziende con un fatturato annuo superiore a 500.000 euro. Le aziende devono essere in grado di generare e inviare il file su richiesta delle autorità fiscali tramite il portale Altinn. Il report include il piano dei conti, i movimenti contabili e i dati anagrafici. Queste informazioni consentono di individuare eventuali discrepanze contabili e di valutare i rischi. La Norvegia ha recentemente rafforzato i controlli automatizzati e l'applicazione di sanzioni per errori o ritardi.

Lituania

Il sistema i.SAF-T, integrato nella piattaforma i.MAS, richiede a tutte le aziende con partita IVA di comunicare i propri dati contabili e fiscali in un formato strutturato. Integra i moduli i.SAF (fatture) e i.VAZ (movimenti merci), garantendo all'Amministrazione Finanziaria la completa tracciabilità delle transazioni. L'invio avviene mensilmente o su richiesta, a seconda della tipologia di contribuente, e ha ridotto significativamente i tempi di verifica.

Ungheria

L'Ungheria non ha ancora reso obbligatorio il SAF-T generale, ma ha sviluppato un sistema pilota basato sul modello OCSE. Le aziende devono essere in grado di generare il file su richiesta per determinati audit, incorporando dati IVA, informazioni di contabilità generale e sottoconti. Si prevede che il sistema verrà integrato con il sistema di rendicontazione online delle fatture (RTIR) nei prossimi anni, creando un quadro di rendicontazione unificato.

Bulgaria

La Bulgaria prevede di introdurre il proprio sistema SAF-T a partire dal 2026. Attualmente in fase di consultazione tecnica, il sistema mira ad armonizzare i report contabili con gli standard europei e a ridurre gli oneri amministrativi. Si prevede che includerà contabilità e IVA, ispirandosi ai modelli utilizzati in Portogallo e Polonia. Prima della sua implementazione generale, saranno condotti test pilota per perfezionare la tecnologia e l'infrastruttura aziendale.

Nota: La frequenza, il formato e i canali di trasmissione variano a seconda del Paese. Prima dell'implementazione, consulta sempre la versione più recente dello schema e le regole tecniche locali.

Per una transizione sicura ed efficiente, segui questi otto passaggi:

1. Valuta lo stato attuale: Identifica i sistemi che generano informazioni contabili e fiscali.
2. Analizza i requisiti locali: Verifica la versione, la frequenza e gli allegati richiesti da ciascun Paese.
3. Mappatura dei dati: Definisci le equivalenze tra il tuo ERP e lo schema ufficiale.
4. Sviluppa l'estrazione: Creare il processo ETL o la funzione interna che genera il file.
5. Convalida il contenuto: Verifica la struttura, la coerenza contabile e l'integrità degli importi.
6. Conduci test pilota: Prova vari periodi e diversi tipi di documenti.
7. Automatizza l'operazione: programma la generazione e l’invio, gestendo inoltre le ricevute e gli eventuali nuovi tentativi di invio.
8. Mantieni la governance: Stabilisci controlli interni e mantieni formato il tuo team in ogni aggiornamento.

Il SAF-T non solo semplifica gli audit esterni, ma rafforza anche la supervisione interna:

• Audit più agili: La struttura normalizzata consente di esaminare grandi volumi di dati in meno tempo.
• Maggiore tracciabilità: Facilita il monitoraggio dei registri contabili, gli aggiustamenti e le interazioni tra i moduli.
• Riduzione delle sanzioni: Mantenendo i dati coerenti e convalidati, si riduce il rischio di sanzioni.
• Trasparenza operativa: Promuove una cultura del controllo e del miglioramento continuo all'interno dell'azienda.

Inoltre, non sostituisce l'obbligo di presentare le dichiarazioni dei redditi o di emettere fatture elettroniche, ma integra tali processi e aumenta la visibilità dell'amministrazione finanziaria sull'effettiva attività economica delle imprese.