Gestisci la firma elettronica dei documenti con sicurezza e validità legale
Digitalizza qualsiasi workflow approvativo di documenti con firme elettroniche. Decidi chi firma, quando e come. Questa soluzione è compatibile con tutti i tipi di firme elettroniche ed è supportata dal Trusted Service Provider EDICOM.
Gestisci la firma elettronica dei documenti con sicurezza e validità legale
EDICOMSignADoc: Firma elettronica con pieno controllo sui tuoi documenti
Progetta workflow approvativi con firme elettroniche su misura per i processi della tua azienda.
Digitalizza i tuoi processi di approvazione dei documenti con una soluzione sicura, legale e perfettamente integrata. Con EDICOMSignADoc, puoi definire flussi di lavoro in più fasi, impostare condizioni specifiche e applicare diversi tipi di firme elettroniche, a seconda del tipo di documento o del livello di rischio.
Firma elettronica legalmente valida
Applica diversi tipi di firme elettroniche a seconda del livello di sicurezza richiesto per ciascun documento. EDICOMSignADoc è integrato con i Servizi Fiduciari di EDICOM.
Flussi di firma elettronica personalizzati
Definisci i passaggi, i partecipanti e le condizioni per ogni flusso di firma. Configura ogni aspetto, dalle approvazioni individuali ai processi complessi con firme congiunte o disgiunte, in base alle esigenze della tua azienda.
Integrazione diretta con i tuoi sistemi
Integra EDICOMSignADoc con le tue soluzioni gestionali (ERP, CRM, DMS) e lavora in modo fluido con i tuoi sistemi esistenti. Il nostro team tecnico adatta l'implementazione per garantire un'esperienza sicura e senza interruzioni.
Configura firme elettroniche e metodi di autenticazione con il livello di sicurezza di cui hai bisogno
Firma i documenti all'istante. Veloce, semplice, intuitivo.
EDICOMSignADoc si adatta alla criticità di ogni workflow approvativo. Dai documenti interni a basso rischio ai contratti critici con terze parti, puoi applicare esattamente il livello di sicurezza richiesto dai tuoi processi. In qualità di Fornitore di Servizi Fiduciari, EDICOM garantisce la validità legale di ogni firma, combinando diversi tipi di firme elettroniche e metodi di autenticazione sicuri.
Firma elettronica semplice: applicata utilizzando certificati elettronici non qualificati. Garantisce l'integrità dei documenti e la riservatezza delle transazioni. Consigliata per convalide interne con basso impatto legale.
Firma elettronica avanzata: utilizza certificati qualificati per autenticare il firmatario. Garantisce identità, integrità e riservatezza. Adatta per la firma di accordi commerciali o documenti legali con terze parti.
Firma elettronica qualificata: viene realizzata utilizzando certificati qualificati e dispositivi sicuri di creazione di firma. Garantisce integrità, autenticità, riservatezza e non ripudio. Rappresenta il massimo livello di sicurezza giuridica.
Autenticazione a due fattori
EDICOMSignADoc consente di integrare metodi di autenticazione come l'OTP o l'invio di codici SMS per rafforzare la sicurezza dell'accesso e della firma. Questo livello aggiuntivo è particolarmente utile nei workflow approvativi in cui è richiesta la verifica dell'identità dell'utente prima della convalida del documento.
- OTP (One-Time Password): codice temporaneo generato da app come Google Authenticator.
- SMS: Codice di verifica inviato al cellulare del firmatario.
Progetta flussi di lavoro di firma elettronica completamente personalizzati
Crea processi semplici o complessi senza perdere mai il controllo.
EDICOMSignADoc consente di progettare flussi di lavoro su misura per le esigenze della tua azienda, da semplici processi di approvazione individuali a schemi complessi con più fasi, condizioni e livelli di sicurezza. Il tutto da un ambiente centralizzato, sicuro e completamente integrato.
Configura gli emittenti e definisci i passaggi
Seleziona gli utenti autorizzati ad avviare un flusso di approvazione. Stabilisci i passaggi necessari, assegnando i responsabili, i livelli di autenticazione e il tipo di firma richiesto in ciascuno.
Scegli il tipo di firma elettronica per ogni passo
Adatta il tipo di firma alla logica aziendale scegliendo tra firma congiunta, in cui tutti i firmatari devono firmare affinché il processo vada avanti, o firma disgiunta, in cui è sufficiente che un certo numero di firmatari convalidi il documento per continuare il processo.
Applica regole condizionali
Personalizza i flussi di lavoro con condizioni specifiche. Ad esempio, attiva una firma aggiuntiva se l'importo del contratto supera una certa soglia o se il documento è indirizzato a un reparto specifico.
Affidati all'esperienza e al know-how di EDICOM per i tuoi progetti globali EDI e di fatturazione elettronica.
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Paesi con progetti attivi
Clienti in tutto il mondo.
Milioni di transazioni gestite dalla rete di comunicazione EDICOM
Integrazione diretta con i tuoi sistemi di gestione
Firma i documenti senza uscire dal tuo ERP, CRM o gestore dei documenti.
Con EDICOMSignADoc, puoi gestire i flussi di approvazione direttamente dal tuo ERP, CRM o sistema di gestione documentale, senza abbandonare i sistemi esistenti. La soluzione si adatta a qualsiasi ambiente tecnologico, garantendo un'integrazione sicura, stabile e fluida.
Il nostro team di consulenti gestisce l'intero processo, integrando una soluzione personalizzata su misura per la tua infrastruttura. Garantiamo la piena interoperabilità affinché i tuoi processi di firma elettronica funzionino senza intoppi e in modo continuativo, indipendentemente dalla complessità tecnica dei tuoi sistemi.
ERP: SAP, Microsoft Dynamics, Oracle, Sage, Infor, Netsuite, JD Edwards, Epicor...
CRM: Salesforce, HubSpot, Zoho CRM, Microsoft Dynamics 365 Sales, Oracle CX, SAP Sales Cloud...
Gestori documentali: SharePoint, OpenText, Alfresco, ServiceNow, DocuWare, IBM FileNet...
Risorse umane: Workday, SuccessFactors, Talentia, Oracle HCM, Cornerstone, SAGE HR, BambooHR, Cegid Talentsoft...
Evidenze informatiche con validità legale, generate dal Trusted Service Provider EDICOM
Ogni volta che un documento viene inviato, visualizzato, approvato o rifiutato, EDICOM, in qualità di Prestatore di Servizi Fiduciari, genera un’evidenza informatica associata a tale evento. Quest’evidenza viene registrata con una marca temporale elettronica e firmata digitalmente, garantendone l'integrità, l'autenticità e la tracciabilità.
Tutte le prove generate durante il flusso di lavoro di approvazione vengono raccolte in un report firmato da EDICOM, che può essere presentato come prova legale in caso di audit, indagini o contenziosi. Questo report fornisce una visibilità completa su quanto accaduto a ciascun documento, dando all'emittente il pieno controllo del processo.
Valore probatorio
Il report delle evidenze informatiche costituisce una prova elettronica valida nei confronti di terzi, corroborata da firma e marca temporale rilasciate da un Prestatore di Servizi Fiduciari accreditato.
Tracciabilità completa
Ogni evento viene registrato in sequenza e in dettaglio, consentendo la ricostruzione accurata della cronologia completa delle azioni sul documento.
Fiducia certificata
La prova è firmata e sigillata da EDICOM, ente riconosciuto come Trusted Service Provider, in conformità con il regolamento europeo eIDAS e altre normative internazionali.
Controllo totale dello stato dei tuoi documenti
EDICOMSignADoc dispone di un ambiente di gestione avanzato che consente di monitorare ogni documento durante l'intero ciclo di approvazione. È possibile verificare in tempo reale se un documento è stato aperto, firmato, rifiutato o è ancora in attesa di un'azione da parte di un utente. È possibile impostare limiti di tempo, attivare promemoria automatici, annullare flussi di lavoro attivi o forzare un nuovo invio quando necessario.
Monitoraggio in tempo reale
Visualizza immediatamente lo stato di tutti i tuoi documenti: chi li ha ricevuti, se sono stati aperti, firmati o rifiutati. Agisci immediatamente per risolvere eventuali problemi durante il processo.
Tracciabilità con valore probatorio
Ogni azione intrapresa viene registrata in un report generato da EDICOM in qualità di Prestatore di Servizi Fiduciari. Questo documento garantisce la validità legale dell'intero processo.
Sicurezza certificata
EDICOMSignADoc è supportato da un'infrastruttura conforme agli standard internazionali quali ISO 27001, ISAE 3402 e TIER II, che garantisce l'integrità e la protezione delle informazioni.
Autenticazione avanzata
Incorpora sistemi di autenticazione a due fattori, come OTP o SMS, per garantire che solo gli utenti autorizzati possano accedere, visualizzare o firmare i documenti.
Gestione avanzata degli utenti
Definisci ruoli specifici come mittente, supervisore o amministratore. Controlla quali utenti hanno l'autorizzazione a inviare, approvare o gestire flussi di lavoro in base alle tue policy interne.
Controllo delle scadenze
Imposta scadenze per la firma, attiva avvisi automatici e rileva facilmente quali documenti hanno superato la scadenza di approvazione per prendere decisioni tempestive.
Casi d'uso per dipartimento
Applica firme elettroniche con tracciabilità e sicurezza in tutti gli ambiti.
EDICOMSignADoc si adatta a qualsiasi area funzionale della tua organizzazione, consentendoti di automatizzare la firma e l'approvazione di documenti interni o di terze parti, in modo 100% digitale e legale.
Dipartimento Commerciale
Contratti di vendita
Proposte commerciali
Accordi di riservatezza (NDA)
Condizioni commerciali e listini prezzi
Ufficio acquisti
Ordini di acquisto
Contratti con i fornitori
Validazione di RFP, RFQ, RFI
Approvazione SLA
Risorse umane
Contratti di lavoro
Accordi di riservatezza
Politiche e regolamenti interni
Consegna delle buste paga
Dipartimento finanziario
Convalida della fattura
Report di revisione contabile
Trasferimenti di attività
Domande di finanziamento
Dipartimento Legale
Contratti aziendali
Registrazione di marchi e brevetti
Regolamento interno
Trasferimento di poteri e rappresentanza legale
Dipartimento di marketing
Cessione dei diritti d'immagine
Approvazione di campagne e materiali
Contratti di fornitura di servizi
Domande frequenti su EDICOMSignADoc
Un documento approvato o firmato con EDICOMSignADoc ha valore probatorio?
Sì. Ogni azione intrapresa sul documento viene registrata in un report con evidenze informatiche firmato da EDICOM in qualità di Prestatore di Servizi Fiduciari. Inoltre, è possibile archiviare documenti e prove in un servizio di archiviazione elettronica a lungo termine, qualora si richieda una conservazione prolungata.
Che cos'è il report delle evidenze informatiche?
Si tratta di un report che raccoglie, in ordine cronologico, tutte le azioni eseguite su un documento (invio, apertura, firma, rifiuto, ecc.). Ogni evento è protetto da una marca temporale elettronica rilasciata dal Prestatore di Servizi Fiduciari EDICOM e il report è firmato per garantirne l'integrità.
Il rapporto delle evidenze informatiche è giuridicamente valido?
Sì. Include marca temporale e firma del Prestatore di Servizi Fiduciari EDICOM, che consente di verificare l'intero ciclo di vita del documento come prova in caso di audit o contenziosi.
La firma elettronica di EDICOMSignADoc è valida in caso di richieste o controversie legali?
Sì. Le firme elettroniche generate dalla soluzione sono ammissibili come prova e la loro validità giuridica non può essere negata semplicemente perché sono elettroniche.
Quali tipi di firme elettroniche supporta EDICOMSignADoc?
Supporta firme semplici, avanzate e qualificate, con certificati qualificati o non qualificati e, ove applicabile, dispositivi di firma sicuri. Configuriamo il livello di sicurezza più adatto alle tue esigenze.
EDICOM può emettere certificati per la firma con EDICOMSignADoc?
Sì. EDICOM è un'autorità di certificazione in diverse giurisdizioni e può rilasciare i certificati necessari in base ai requisiti del progetto.
Quando vengono applicate le firme elettroniche in un flusso di lavoro?
Vengono applicati quando un destinatario firma o approva il documento, in base alle impostazioni. Anche il report delle evidenze informatiche viene firmato al termine del processo.
Posso progettare flussi di lavoro con caratteristiche diverse a seconda del tipo di documento?
Sì. È possibile creare flussi semplici o multilivello, con regole condizionali, firmatari diversi, autenticazione forte e requisiti specifici per ogni passaggio.
A chi posso inviare i documenti per la firma o l'approvazione?
A qualsiasi destinatario interno o esterno. È sufficiente fornire il suo indirizzo email affinché possa accedere in modo sicuro al documento.
EDICOMSignADoc è sicuro e affidabile?
Sì. La soluzione opera su un'infrastruttura sottoposta a verifica periodica, con controlli di sicurezza, continuità e alta disponibilità.
Quali certificazioni possiede EDICOM?
Tra gli altri, ISO 27001 (sicurezza delle informazioni), ISO 20000 (gestione dei servizi IT), ISAE 3402 (controlli di processo) e TIER II (alta disponibilità).
EDICOMSignADoc si integra con sistemi proprietari o legacy?
Sì. È compatibile sia con applicazioni standard che con applicativi custom, siano essi basati su cloud che on-premise. Possiamo personalizzare l'integrazione in base alle tue specifiche necessità.
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