Verwaltung von elektronischen Signaturen auf Dokumenten mit Sicherheit und Rechtsgültigkeit
Digitalisierung jeden Dokumentengenehmigungsprozesses mit elektronischer Unterschrift Entscheidet, wer, wann und wie unterschreibt. Eine Lösung, die mit allen Arten von elektronischen Signaturen kompatibel ist und durch den Vertrauensdienstanbieter EDICOM unterstützt wird.
Verwaltung von elektronischen Signaturen auf Dokumenten mit Sicherheit und Rechtsgültigkeit
EDICOMSignADoc: Elektronische Signatur mit voller Kontrolle über Ihre Dokumente
Entwickelt Genehmigungsabläufe mit elektronischen Signaturen, die an die Prozesse in Ihrem Unternehmen angepasst sind.
Digitalisierung Ihrer Dokumentengenehmigungsprozesse mit einer sicheren, legalen und nahtlos integrierten Lösung Mit EDICOMSignADoc können Sie mehrstufige Abläufe definieren, spezifische Bedingungen festlegen und je nach Art des Dokuments oder des Risikos verschiedene Arten der elektronischen Signatur anwenden.
Rechtsgültige elektronische Signatur
Anwendung verschiedener Arten von elektronischen Signaturen je nach der für jedes Dokument erforderlichen Sicherheitsstufe EDICOMSignADoc ist in die Vertrauensdienste von EDICOM integriert.
Maßgeschneiderte Verfahren für elektronische Signaturen
Definition der Schritte, Teilnehmer und Bedingungen eines jeden Signaturverfahrens Konfiguration einzelner Genehmigungen je nach den Bedürfnissen Ihres Unternehmens bis hin zu komplexen Prozessen mit gemeinsamen und mehreren Unterschriften.
Direkte Integration in Ihre Systeme
Wenn Sie EDICOMSignADoc in Ihre Verwaltungslösungen (ERP, CRM, DMS) integrieren, arbeiten Sie auch weiterhin in Ihrer gewohnten Umgebung. Unser technisches Team passt die Implementierung entsprechend an, sodass für Sie ein sicheres und nahtloses Erlebnis gewährleistet ist.
Einrichten von elektronischen Signaturen und Authentifizierungsmethoden mit dem von Ihnen gewünschten Sicherheitsniveau
Prompte Signatur aller Ihrer Dokumente. Schnell, einfach, intuitiv.
EDICOMSignADoc passt sich an die Kritikalität der einzelnen Genehmigungsverfahren an. Von internen Dokumenten mit geringem Risiko bis hin zu kritischen Verträgen mit Dritten können Sie genau das für Ihre Prozesse erforderliche Sicherheitsniveau anwenden. Als Vertrauensdienstanbieter garantiert EDICOM die Rechtsgültigkeit jeder Unterschrift, indem es verschiedene Arten von elektronischen Signaturen und sichere Authentifizierungsmethoden kombiniert.
Einfache elektronische Signatur: Die Umsetzung erfolgt durch nicht qualifizierte elektronische Zertifikate. Dies garantiert die Integrität des Dokuments und die Vertraulichkeit der Transaktion. Empfohlen für interne Validierungen mit geringen rechtlichen Auswirkungen.
Fortschrittliche elektronische Signatur: Verwendung qualifizierter Zertifikate zur Authentifizierung des Unterzeichners Gewährleistung von Identität, Integrität und Vertraulichkeit Geeignet für die Unterzeichnung von Handelsverträgen oder juristischen Dokumenten mit Dritten Geeignet für die Unterzeichnung von Handelsverträgen oder juristischen Dokumenten mit Dritten.
Qualifizierte elektronische Signatur: Dies geschieht mit qualifizierten Zertifikaten und mit Hilfe von sicheren Geräten für die Signaturerstellung. Dies garantiert Integrität, Authentizität, Vertraulichkeit und Unbestreitbarkeit. Dies ist die höchste Stufe der Rechtssicherheit.
Zwei-Faktor-Authentifizierung
Mit EDICOMSignADoc können Sie Authentifizierungsmethoden wie OTP oder das Versenden von Codes per SMS einbinden, um die Zugriffs- und Unterschriftensicherheit zu erhöhen. Diese zusätzliche Ebene ist vor allem bei Genehmigungsprozessen nützlich, bei denen die Identität des Benutzers vor der Validierung des Dokuments überprüft werden muss.
- OTP (One-Time Password): Temporärer Code, der von Anwendungen wie Google Authenticator generiert wird.
- SMS: Überprüfungscode, der an das Mobiltelefon des Unterzeichners gesendet wird.
Entwicklung vollständig angepasster Verfahren für elektronische Signaturen
Erstellung einfacher oder komplexer Prozesse ohne Kontrollverlust
Mit EDICOMSignADoc können Sie Verfahren entwickeln, die an die Realität Ihres Unternehmens angepasst sind, von einfachen individuellen Genehmigungsprozessen bis hin zu komplexen Systemen mit mehreren Schritten, Bedingungen und Sicherheitsstufen. Und das alles in einer zentralisierten, sicheren und vollständig integrierten Umgebung.
Sie konfigurieren die Sender und legen die Schritte fest
Sie wählen die Benutzer aus, die einen Genehmigungsfluss initiieren können. Weiterhin legen Sie die erforderlichen Schritte fest, indem Sie die verantwortlichen Parteien, die Authentifizierungsstufen und die Art der für jeden Schritt erforderlichen Signatur definieren.
Auswahl der Art der elektronischen Signatur pro Schritt
Sie passen die Art der Unterschrift an die Logik Ihres Unternehmens an, indem Sie zwischen einer gemeinsamen Unterschrift, bei der alle Unterzeichner unterschreiben müssen, damit der Prozess fortgesetzt werden kann, und mehreren Unterschriften wählen, bei der eine bestimmte Anzahl von Unterzeichnern ausreicht, um das Dokument zu bestätigen, damit der Prozess fortgesetzt werden kann.
Anwendung bedingter Regeln
Sie passen die Verfahren an bestimmte Bedingungen an, z. B. die Aktivierung einer zusätzlichen Unterschrift, wenn der Vertragsbetrag einen bestimmten Schwellenwert überschreitet oder wenn das Dokument an eine bestimmte Abteilung gerichtet ist.
Vertrauen Sie bei Ihren globalen EDI- und elektronischen Rechnungsstellungsprojekten auf die Erfahrung und das Know-how von EDICOM.
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Kunden weltweit
Millionen von Transaktionen, die über das Kommunikationsnetzwerk EDICOM abgewickelt werden
Direkte Integration mit Ihren Managementsystemen
Unterschrift von Dokumenten, ohne Ihr ERP, CRM oder Ihren Dokumentenmanager zu verlassen.
Mit EDICOMSignADoc können Sie Genehmigungsabläufe direkt aus Ihrem ERP, CRM oder Dokumentenmanager verwalten, ohne Ihre gewohnten Systeme zu verlassen. Die Lösung passt sich an jede technologische Umgebung an und garantiert eine sichere, stabile und nahtlose Integration.
Unser Beraterteam kümmert sich um den gesamten Prozess und integriert die Lösung auf eine an Ihre Infrastruktur angepasste Weise. Wir sorgen für vollständige Interoperabilität, damit Ihre elektronischen Signaturprozesse unabhängig von der technischen Komplexität Ihrer Systeme, zügig, flexibel und kontinuierlich funktionieren.
ERPs: SAP, Microsoft Dynamics, Oracle, Sage, Infor, Netsuite, JD Edwards, Epicor...
CRMs: Salesforce, HubSpot, Zoho CRM, Microsoft Dynamics 365 Sales, Oracle CX, SAP Sales Cloud...
Dokumentenmanager: SharePoint, OpenText, Alfresco, ServiceNow, DocuWare, IBM FileNet...
HR: Workday, SuccessFactors, Talentia, Oracle HCM, Cornerstone, SAGE HR, BambooHR, Cegid Talentsoft...
Rechtsgültiger elektronischer Nachweis, generiert vom Ihren Vertrauensdienstanbieter EDICOM
Jedes Mal, wenn ein Dokument versendet, angesehen, genehmigt oder abgelehnt wird, generiert EDICOM als Vertrauensdienstanbieter elektronische Nachweise, die mit diesem Ereignis verbunden sind. Diese Nachweise werden elektronisch mit einem Zeitstempel versehen und digital signiert, um ihre Integrität, Authentizität und Rückverfolgbarkeit zu gewährleisten.
Alle während des gesamten Genehmigungsprozesses erzeugten Nachweise werden in einem von EDICOM unterzeichneten Nachweisbericht zusammengefasst, der bei Audits, Anforderungen oder Rechtsstreitigkeiten als rechtlicher Nachweis vorgelegt werden kann. Dieser Bericht bietet einen vollständigen Überblick darüber, was mit den einzelnen Dokumenten geschehen ist, und gibt dem Aussteller die volle Kontrolle über den Prozess.
Beweiskraft
Der Beweisbericht stellt einen gültigen elektronischen Beweis vor Dritten dar, der durch eine Unterschrift und einen Zeitstempel eines akkreditierten Vertrauensdiensteanbieters bestätigt wird.
Vollständige Rückverfolgbarkeit
Jedes Ereignis wird sequentiell und detailliert aufgezeichnet, so dass der gesamte Handlungsverlauf auf dem Dokument genau rekonstruiert werden kann.
Zertifiziertes Vertrauen
Die Nachweise werden von EDICOM, einer als Vertrauensdienstanbieter anerkannten Einrichtung, gemäß dem europäischen eIDAS-Standard und anderen internationalen Vorschriften unterzeichnet und gestempelt.
Volle Kontrolle über den aktuellen Status Ihrer Rechnungen
EDICOMSignADoc verfügt über eine fortschrittliche Verwaltungsumgebung, die es Ihnen ermöglicht, jedes Dokument während des gesamten Genehmigungszyklus zu überwachen. Sie sehen in Echtzeit, ob ein Dokument geöffnet, signiert oder abgelehnt wurde oder noch auf die Bearbeitung durch einen Benutzer wartet. Sie setzen Zeitlimits, lösen automatische Erinnerungen aus, brechen aktive Abläufe ab oder erzwingen bei Bedarf eine Weiterleitung.
Nachbearbeitung in Echtzeit
Sie sehen sofort den Status aller Ihrer Dokumente: wer sie erhalten hat, ob sie geöffnet, unterzeichnet oder abgelehnt wurden. Bei einem Zwischenfall im Prozess können Sie sofort handeln.
Rückverfolgbarkeit mit Beweiskraft
Jede durchgeführte Handlung wird in einem Bericht festgehalten, der von EDICOM als Vertrauensdienstanbieter erstellt wird. Dieses Dokument untermauert die Rechtsgültigkeit des gesamten Ablaufs.
Zertifizierte Sicherheit
EDICOMSignADoc arbeitet mit einer Infrastruktur, die internationalen Standards wie ISO 27001, ISAE 3402 und TIER II entspricht und die Integrität und den Schutz von Informationen garantiert.
Verstärkte Authentifizierung
Dies umfasst doppelte Authentifizierungssysteme wie OTP oder SMS, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Benutzer auf Dokumente zugreifen, sie anzeigen oder unterzeichnen können.
Erweiterte Benutzerverwaltung
Sie definieren bestimmte Rollen, wie z. B. Aussteller, Vorgesetzter oder Administrator, und kontrollieren, welche Benutzer gemäß Ihren internen Richtlinien die Berechtigung haben, Datenströme zu senden, zu genehmigen oder zu verwalten.
Kontrolle von Fristen und Terminen
Sie legen Unterschriftsfristen fest, lösen automatische Warnmeldungen aus und erkennen leicht, welche Dokumente ihre Genehmigungsfrist überschritten haben, um rechtzeitig Entscheidungen treffen zu können.
Anwendungsfälle auf Abteilungsebene
Einsatz elektronischer Signaturen mit Rückverfolgbarkeit und Sicherheit in allen Bereichen.
EDICOMSignADoc passt sich jedem Funktionsbereich Ihres Unternehmens an und ermöglicht es Ihnen, die Unterzeichnung und Genehmigung von Dokumenten intern oder mit Dritten zu automatisieren, und zwar zu 100 % in digitaler und legaler Form.
Kaufmännische Abteilung
Kaufverträge
Geschäftsangebote
Vertraulichkeitsvereinbarungen (NDAs)
Allgemeine Geschäftsbedingungen und Preislisten
Einkaufsabteilung
Bestellungen
Lieferantenverträge
RFP, RFQ, RFI-Validierung
Genehmigung von SLAs
Personalabteilung
Arbeitsverträge
Vertraulichkeitsvereinbarungen
Interne Richtlinien und Vorschriften
Zustellung der Gehaltsabrechnung
Finanzabteilung
Rechnungsvalidierung
Prüfberichte
Übertragungen von Vermögenswerten
Anträge auf Finanzierung
Rechtsabteilung
Unternehmensverträge
Registrierung von Marken und Patenten
Interne Vorschriften
Übertragung von Vollmachten und gesetzlicher Vertretung
Marketingabteilung
Übertragung von Bildrechten
Genehmigung von Kampagnen und Materialien
Dienstleistungsverträge
Häufig gestellte Fragen zu EDICOMSignADoc
Hat ein mit EDICOMSignADoc genehmigtes oder signiertes Dokument Beweiskraft?
Ja. Jede Handlung auf dem Dokument wird in einem von EDICOM als Vertrauensdienstanbieter unterzeichneten Nachweisbericht festgehalten. Darüber hinaus können Sie Dokumente und Beweismittel in einem elektronischen Langzeitspeicher aufbewahren, wenn Sie eine längere Aufbewahrung benötigen.
Was ist ein Beweisbericht?
Es handelt sich um einen Bericht, der in chronologischer Reihenfolge alle Handlungen zusammenfasst, die an einem Dokument durchgeführt wurden (Senden, Öffnen, Unterzeichnen, Ablehnen usw.). Jedes Ereignis wird mit einem elektronischen Zeitstempel versehen, der von dem Vertrauensdienstanbieter EDICOM ausgegeben wird. Der Bericht wird signiert, um seine Integrität zu gewährleisten.
Ist der Beweisbericht rechtsgültig?
Ja. Er enthält Zeitstempel und Unterschrift des Vertrauensdienstanbieters EDICOM , so dass der gesamte Lebenszyklus des Dokuments als Beweis bei Audits oder Rechtsstreitigkeiten anerkannt werden kann.
Ist die elektronische Signatur von EDICOMSignADoc im Falle von einstweiligen Verfügungen oder Rechtsstreitigkeiten gültig?
Ja. Elektronische Signaturen, die mit der Lösung erzeugt werden, sind als Beweismittel zulässig und ihre rechtliche Wirksamkeit kann nicht mit der Begründung abgelehnt werden, dass sie elektronisch sind.
Welche Arten von elektronischen Signaturen werden von EDICOMSignADoc unterstützt?
Es unterstützt einfache, fortgeschrittene und qualifizierte Signaturen, mit nicht qualifizierten oder qualifizierten Zertifikaten und ggf. sicheren Signaturgeräten. Wir konfigurieren die für Sie geeignete Sicherheitsstufe.
Kann EDICOM Zertifikate ausstellen, um mit EDICOMSignADoc zu signieren?
Ja. EDICOM ist eine Zertifizierungsstelle in mehreren Ländern und Gerichtsbarkeiten und kann die erforderlichen Zertifikate entsprechend den Projektanforderungen ausstellen.
Wann werden elektronische Signaturen in einem Verfahren verwendet?
Sie werden verwendet, wenn ein Empfänger Vertrauensdienstanbieters das Dokument unterzeichnet oder genehmigt. Der Beweisbericht wird am Ende des Verfahrens ebenfalls unterzeichnet.
Kann ich Abläufe mit unterschiedlichen Merkmalen je nach Art des Dokuments aufstellen?
Ja. Sie können ein- oder mehrstufige Abläufe erstellen, mit bedingten Regeln, verschiedenen Unterzeichnern, verstärkter Authentifizierung und spezifischen Anforderungen für jeden Schritt.
An wen kann ich Dokumente zur Unterzeichnung oder Genehmigung senden?
An jeden internen oder externen Empfänger. Sie müssen nur dessen E-Mail-Adresse eingeben, um einen sicheren Zugang zu dem Dokument zu erhalten.
Ist EDICOMSignADoc sicher und zuverlässig?
Ja. Die Lösung arbeitet auf einer regelmäßig geprüften Infrastruktur mit Kontrollen für Sicherheit, Kontinuität und hohe Verfügbarkeit.
Über welche Zertifizierungen verfügt EDICOM?
Unter anderem ISO 27001 (Informationssicherheit), ISO 20000 (IT-Service-Management), ISAE 3402 (Prozesskontrollen) und TIER II (hohe Verfügbarkeit).
Lässt sich EDICOMSignADoc mit proprietären Systemen oder Altsystemen integrieren?
Ja. Es ist kompatibel mit Marktanwendungen und Eigenentwicklungen, sowohl in der Cloud als auch on premise. Wir passen die Integration an Ihre Umgebung an.
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