E-Rechnung in der Slowakei

Ja. Eine PDF-Rechnung ist lediglich ein visuelles Dokument. Eine elektronische Rechnung hingegen ist eine strukturierte Datei im XML-Format, die von Buchhaltungsprogrammen automatisch gelesen und verarbeitet werden kann. Dadurch entfällt die manuelle Dateneingabe und es kommt zu weniger Fehlern.

Nein. Derzeit ist die elektronische Rechnung nur für Transaktionen zwischen Unternehmen (B2B) sowie zwischen Unternehmen und öffentlichen Verwaltungen (B2G) verpflichtend.

Elektronische Rechnungen werden über autorisierte Dienstleister, auch „digitale Postboten“ genannt, versendet.

Diese Dienste fungieren als sicheres digitales Postsystem für den Versand und Empfang elektronischer Rechnungen und gewährleisten, dass diese den Empfänger ordnungsgemäß erreichen.

Neben dem Versenden von Rechnungen ist es auch verpflichtend, diese empfangen zu können. Das bedeutet: Wenn ein anderes Unternehmen gesetzlich verpflichtet ist, Ihnen eine elektronische Rechnung zu senden, müssen Sie darauf vorbereitet sein, diese zu empfangen.

Alle juristischen Personen und umsatzsteuerpflichtigen Unternehmer müssen in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen.

Dazu gehören beispielsweise:

• Selbstständige und Einzelunternehmer,
• Freiberufler wie Rechtsanwälte, Notare, Architekten oder Künstler,
• selbstständige Landwirte, 
• Personen, die Immobilien vermieten.

Wenn Sie zu einer dieser Gruppen gehören, müssen Sie einen „digitalen Postdienst“ beauftragen, um elektronische Rechnungen empfangen zu können.

Ja, allerdings erst ab dem 1. Juli 2030.

Ab diesem Zeitpunkt werden die Rechnungsdaten fast in Echtzeit automatisch an die Steuerbehörde übermittelt. Dies wird den Verwaltungsaufwand verringern und einen Teil der Arbeit im Zusammenhang mit der Einreichung von Berichten und Formularen überflüssig machen.

Das Ziel ist es, die Prozesse zu vereinfachen und weniger Zeit für Verwaltungsaufgaben und mehr Zeit für die eigentliche Geschäftstätigkeit aufzuwenden.

Fehler in elektronischen Rechnungen können je nach dem Zeitpunkt, zu dem sie entdeckt werden, auf verschiedene Weise behoben werden:

• Fehler vor dem Versand: Viele Systeme für die elektronische Rechnungsstellung führen vor dem Versand der Rechnung automatische Prüfungen durch. Werden dabei Formatfehler oder unvollständige Daten festgestellt, können diese sofort korrigiert werden.
• Zurückgewiesene Rechnungen: Erfüllt eine Rechnung nicht die erforderlichen Anforderungen, kann der Empfänger sie ablehnen und eine korrigierte Fassung anfordern. Die neue Rechnung muss auf die ursprüngliche Rechnung verweisen.
• Nach dem Absenden festgestellte Fehler: Sobald die elektronische Rechnung erfolgreich versendet wurde, kann sie in der Regel nicht mehr direkt geändert werden. In solchen Fällen muss eine Berichtigungsrechnung oder eine Gutschrift ausgestellt und anschließend eine neue, korrigierte Rechnung erstellt werden.
• Ablehnung durch den Empfänger: Sollte der Empfänger die Rechnung nicht annehmen, muss er sich direkt an den Absender wenden, da das Peppol-Netzwerk keine automatische Ablehnung von Rechnungen innerhalb des Systems zulässt.

Die elektronische Rechnungsstellung umfasst verschiedene Mechanismen zur Fehlerminimierung:

• Strukturierte Formate wie UBL und die Nutzung des Peppol-Netzwerks tragen dazu bei, Informationen zu standardisieren und Fehler zu reduzieren.
• Automatische Validierungen überprüfen vor dem Versand, ob die Rechnung den in der Slowakei geltenden rechtlichen und technischen Anforderungen entspricht.

Nein. Es ist nicht mehr erforderlich, die Zustimmung des Empfängers einzuholen, um elektronische Rechnungen zu versenden. Dies erleichtert und beschleunigt die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung.

Die gesetzliche Frist bleibt unverändert: Die Rechnung muss innerhalb von 15 Tagen nach Lieferung der Waren oder Erbringung der Dienstleistung ausgestellt werden.

Die Verpflichtung gilt als erfüllt, wenn die elektronische Rechnung innerhalb dieser Frist von 15 Kalendertagen über das entsprechende System ausgestellt und versendet wird.

Diese Frist gilt auch für Berichtigungsrechnungen.

Derzeit ist das System für elektronische Rechnungen ausschließlich für den Rechnungsaustausch innerhalb der Slowakischen Republik vorgesehen.

Die Verpflichtung zur Ausstellung und zum Versand elektronischer Rechnungen bei inländischen Transaktionen zwischen Unternehmen (B2B) sowie zwischen Unternehmen und öffentlichen Verwaltungen (B2G) tritt 2027 in Kraft.

Der Austausch elektronischer Rechnungen zwischen Unternehmen aus verschiedenen Ländern der Europäischen Union wird zu einem späteren Zeitpunkt im Rahmen der europäischen Initiative ViDA (VAT in the Digital Age) eingeführt.

Ziel dieser Initiative ist es, die Vorschriften für die elektronische Rechnungsstellung und die Umsatzsteuererklärung EU-weit zu vereinheitlichen. Nach dem aktuellen Zeitplan werden grenzüberschreitende elektronische Rechnungen voraussichtlich ab 2030 verfügbar sein.

Über das System für elektronische Rechnungen können folgende Dokumente ausgetauscht werden:

• Rechnungen,
• Selbstrechnungen (Self-Billing),
• Gutschriften.

Ja. Das EDIFACT-System kann weiterhin für den elektronischen Austausch von Rechnungsdaten mit Kunden genutzt werden.

Ab dem 1. Januar 2027 gelten Rechnungen im EDIFACT-Format jedoch nicht mehr als gültige elektronische Rechnungen im Sinne der Mehrwertsteuer für inländische Umsätze zwischen in der Slowakei ansässigen Unternehmen.

Nein. Derzeit besteht keine spezifische gesetzliche Verpflichtung, über das PEPPOL-Netzwerk über die Ablehnung einer erhaltenen elektronischen Rechnung zu informieren.

Dies gilt beispielsweise für Fälle von Formfehlern, Abweichungen von Bestellungen oder anderen Validierungsproblemen.

Im Jahr 2026 ist die Nutzung des Zustelldienstes freiwillig.

Ist der Empfänger im Peppol-Verzeichnis registriert, können ihm elektronische Rechnungen über dieses Netzwerk übermittelt werden.

Ab 2027 sind sowohl der Versand als auch der Empfang elektronischer Rechnungen über den Zustelldienst verpflichtend.

Wenn der Empfänger seiner Verpflichtung zum Empfang elektronischer Rechnungen nicht nachkommt, gilt die Verpflichtung des Absenders dennoch als erfüllt, sobald er die Rechnung über den Zustelldienst versendet hat, auch wenn der Vorgang mit einem technischen Fehler endet.

Die Selbstfakturierung bleibt in der Slowakei unter den derzeitigen Bedingungen weiterhin zulässig.

Das bedeutet, dass der Kunde Rechnungen im Namen und auf Rechnung des Lieferanten ausstellen kann, sofern zuvor eine schriftliche Vereinbarung zwischen beiden Parteien vorliegt, die dieses Verfahren regelt.

Die Abwicklung erfolgt ähnlich wie bei der normalen Rechnungsstellung:

• Der Kunde stellt die Rechnung aus und vermerkt dabei ausdrücklich, dass sie im Namen des Lieferanten erstellt wurde,
• Die Rechnung wird über das Peppol-Netzwerk mithilfe der entsprechenden Dienstleister versendet,
• Die Rechnung muss nicht erneut zwischen den verschiedenen Netzwerkteilnehmern weitergeleitet werden.

Zudem erfolgt die Meldung an die Steuerbehörde automatisch durch die beteiligten Dienstleister. Die Meldepflicht gilt als erfüllt, sobald die Rechnung an den offiziellen Zustelldienst übergeben wurde.

Rechnungen, die im Rahmen der Selbstabrechnung ausgestellt werden, werden technisch mit einem spezifischen Code gekennzeichnet.

Die gängigste und einfachste Methode, eine Rechnung in Peppol zu korrigieren, ist:

1. eine Gutschrift für die ursprüngliche Rechnung auszustellen,
2. und anschließend eine neue, korrigierte Rechnung zu versenden.

Es ist auch möglich, direkt eine Korrekturrechnung auszustellen, sofern diese alle technischen Anforderungen von Peppol BIS Billing 3.0 erfüllt.

In diesem Fall muss die Korrekturrechnung:

• die korrigierten Daten enthalten,
• die technischen Validierungsanforderungen des Netzwerks erfüllen,
• und im Feld BT-25 (InvoiceDocumentReference) einen eindeutigen Verweis auf die Originalrechnung enthalten).

Nein. Die Verpflichtung gilt nur für Steuerpflichtige, die gemäß bestimmten Artikeln des slowakischen Umsatzsteuergesetzes registriert sind.

Daher unterliegen Unternehmen mit Sitz außerhalb der Slowakei, auch wenn sie über eine slowakische Umsatzsteuer-Identifikationsnummer verfügen, dieser Verpflichtung nicht, sofern sie im Rahmen der Regelung für nicht im Land ansässige Unternehmen registriert sind.

Ja. Ab Januar 2027 müssen die elektronischen Rechnungen digital über eine Frist von zehn Jahren ab dem Erstellungsjahr aufbewahrt werden. 

Ja, EDI-Systeme, einschließlich EDIFACT, können weiterhin genutzt werden.

Rechnungen müssen jedoch zwingend der europäischen Norm EN 16931 entsprechen und eines der zugelassenen Formate wie UBL oder CII XML verwenden.

Das bedeutet, dass das Unternehmen, auch wenn es EDIFACT intern weiterhin nutzt, die Rechnungsdaten vor dem Versand in ein Format konvertieren muss, das mit den europäischen Vorschriften kompatibel ist.

Die Echtheit und Integrität der elektronischen Rechnungen wird durch verschiedene technische Mechanismen des Peppol-Netzwerks gewährleistet, darunter:

• das sichere AS4-Protokoll,
• die Nutzung zugelassener Dienstleister („digitale Zusteller“),
• die eindeutige Identifizierung jedes Dokuments mittels UUID,
• das System zur Nachverfolgung und Statusanzeige von Nachrichten (Message Level Status – MLS),
• sowie die internen Kontrollen der Buchhaltungssysteme.

Aus diesem Grund ist es nicht erforderlich, jede Rechnung mit einer elektronischen Signatur zu versehen.

Nein. Das Beifügen einer visuellen Darstellung im PDF-Format ist optional und hängt ausschließlich von der Vereinbarung zwischen den beteiligten Parteien ab.