Elektronische Rechnung in Uganda

Verpflichtung

Seit dem 1. Januar 2021 ist die elektronische Rechnung für alle Transaktionen verpflichtend: B2B (Business to Business), B2C (Business to Consumer) und B2G (Business to Government).

Das von der Uganda Revenue Authority (URA) verwaltete EFRIS-System (Electronic Fiscal Receipting and Invoicing System) zentralisiert die Ausstellung, Validierung und Archivierung elektronischer Rechnungen. Unternehmen, die dieses System nicht zur Registrierung ihrer Rechnungen nutzen, müssen mit Sanktionen oder Strafen seitens der Steuerbehörde rechnen.

Rechnungsformat

Elektronische Rechnungen in Uganda müssen im JSON-Format (JavaScript Object Notation) ausgestellt werden, einem Standard, der bei der Übertragung strukturierter Daten weit verbreitet ist.

Die Verwendung von JSON für elektronische Rechnungen ermöglicht eine schnelle und effiziente Kommunikation zwischen den Systemen der Unternehmen und der EFRIS-Plattform und stellt sicher, dass die Daten von der URA korrekt interpretiert werden.

Darüber hinaus erleichtert JSON die Integration mit verschiedenen Buchhaltungs- und Unternehmensmanagementsystemen (ERP), wodurch Fehler bei der Informationsverarbeitung reduziert und die Steuerverwaltung der Unternehmen optimiert werden

Elektronische Signatur

Um die Echtheit und Integrität elektronischer Rechnungen zu gewährleisten, hat Uganda die elektronische Signatur für jedes ausgestellte Dokument zur Pflicht gemacht.

Die elektronische Signatur bescheinigt, dass die Rechnung von einem autorisierten Aussteller erstellt wurde und dass ihr Inhalt nach der Ausstellung nicht verändert wurde. Dieser Sicherheitsmechanismus trägt zur Verhinderung von Steuerbetrug und zu mehr Transparenz bei Geschäftstransaktionen bei.

Die Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie eine von der URA anerkannte elektronische Signatur verwenden, indem sie deren Verwendung in das EFRIS-System integrieren.

Archivierung

Die Unternehmen müssen die Aufbewahrung ihrer elektronischen Rechnungen gemäß den Vorschriften der Uganda Revenue Authority (URA) gewährleisten.

Die ugandischen Vorschriften verlangen, dass elektronische Rechnungen auf sicheren Servern mit eingeschränktem Zugriff und angemessenen Sicherungssystemen gespeichert werden, um Informationsverluste zu vermeiden.

Administrative Verfahren

Um in Uganda elektronische Rechnungen ausstellen zu können, müssen sich Unternehmen im von der URA verwalteten EFRIS-System registrieren und die von der Steuerbehörde festgelegten technischen und softwarebezogenen Anforderungen erfüllen.

Steuerkontrolle

Damit eine Rechnung in Uganda gültig ist, muss sie eine Fiscal Document Number (FDN) aufweisen, eine eindeutige Nummer, die die Registrierung der Rechnung im Steuersystem der URA bescheinigt.

Ohne eine gültige FDN ist eine Rechnung nicht gültig und zu steuerlichen Zwecken bindend und könnte sowohl von Kunden als auch von der Steuerverwaltung abgelehnt werden.

Druckformat

Auch wenn die elektronische Rechnungsstellung in Uganda digital über das EFRIS-System abgewickelt wird, können Unternehmen ihre Rechnungen bei Bedarf ausdrucken.

Damit eine gedruckte Rechnung gültig ist, muss sie einen von der URA generierten QR-Code enthalten. Dieser Code ermöglicht es Kunden und Steuerbehörden, die Echtheit des Dokuments zu überprüfen, indem sie es mit einem mobilen Gerät oder einem speziellen Lesegerät scannen.