Elektronische facturatie in Oeganda

Verplichting

Vanaf 1 januari 2021 is e-facturatie verplicht voor alle transacties: B2B (Business to Business), B2C (Business to Consumer) en B2G (Business to Government).

Het EFRIS (Electronic Fiscal Receipting and Invoicing System), dat wordt beheerd door de Uganda Revenue Authority (URA), centraliseert de uitgifte, validatie en opslag van elektronische facturen. Elk bedrijf dat dit systeem niet gebruikt om zijn facturen te registreren, kan sancties of boetes krijgen van de belastingdienst.

Factuurformaat

E-facturen in Oeganda moeten worden uitgegeven in JSON-formaat (JavaScript Object Notation), een standaard die veel wordt gebruikt voor de overdracht van gestructureerde gegevens.

Het gebruik van JSON in e-facturatie maakt snelle en efficiënte communicatie mogelijk tussen de systemen van de bedrijven en het EFRIS-platform, en zorgt ervoor dat de gegevens correct worden geïnterpreteerd door de URA.

Bovendien vergemakkelijkt JSON de integratie met verschillende boekhoud- en bedrijfsbeheersystemen (ERP), waardoor fouten bij de informatieverwerking worden verminderd en het belastingbeheer van bedrijven wordt geoptimaliseerd.

Elektronische handtekening

Om de authenticiteit en integriteit van elektronische facturen te garanderen, heeft Oeganda het verplicht gesteld dat elk uitgereikt document een elektronische handtekening moet bevatten.

De elektronische handtekening certificeert dat de factuur is gegenereerd door een gemachtigde uitgever en dat de inhoud na uitgifte niet is gewijzigd. Dit veiligheidsmechanisme helpt belastingfraude te voorkomen en de transparantie van handelstransacties te vergroten.

Bedrijven moeten ervoor zorgen dat ze een door de URA erkende elektronische handtekening gebruiken en het gebruik ervan integreren in het EFRIS-systeem.

Archivering

Bedrijven moeten ervoor zorgen dat hun e-facturen worden opgeslagen in overeenstemming met de voorschriften van de Uganda Revenue Authority (URA).

De Oegandese regelgeving vereist dat e-facturen worden opgeslagen op beveiligde servers, met beperkte toegang en adequate back-upsystemen om verlies van informatie te voorkomen.

Vereisten

Om e-facturen uit te geven in Oeganda moeten bedrijven zich registreren in het EFRIS-systeem dat wordt beheerd door de URA en voldoen aan de technische en softwarevereisten die zijn vastgesteld door de belastingdienst.

Fiscale controle

Om geldig te zijn in Oeganda moet een factuur een Fiscal Document Number (FDN) hebben, een uniek nummer dat de registratie in het belastingsysteem van URA bevestigt.

Zonder een geldig FDN heeft een factuur geen belastingeffect en kan deze worden geweigerd door zowel klanten als de belastingdienst.

Afdrukformaat

Hoewel e-facturatie in Oeganda digitaal wordt beheerd via het EFRIS-systeem, kunnen bedrijven hun facturen indien nodig afdrukken.

Om geldig te zijn, moet een afgedrukte factuur een QR-code bevatten die door de URA is gegenereerd. Met deze code kunnen klanten en belastingdiensten de echtheid van het document controleren door het te scannen met een mobiel apparaat of een gespecialiseerde lezer.