Denemarken: Boekhoudwet (Bookkeeping Act), elektronische facturering en SAF-T

Denemarken heeft zich gevestigd als een van de meest geavanceerde landen van Europa op het gebied van de digitalisering van bedrijfs- en fiscale processen. Met een ecosysteem van e-facturering dat al jaren volledig is geïmplementeerd in de publieke sector en een nationale infrastructuur zoals NemHandel die de elektronische uitwisseling van documenten vergemakkelijkt, blijft het land zijn model verder ontwikkelen om zich aan te passen aan de nieuwe Europese normen. In deze context hebben de Deense autoriteiten de overgang naar NemHandel BIS 4 aangekondigd, een nieuwe standaard die de volgende stap zal markeren in de interoperabiliteit en modernisering van de uitwisseling van elektronische facturen in het land.

NemHandel BIS 4-standaard

Denemarken ontwikkelt zijn e-facturering-ecosysteem verder met de aankondiging van een nieuwe nationale standaard: NemHandel BIS 4, die geleidelijk het huidige OIOUBL 2.1-formaat zal vervangen.
De Deense Ondernemingsautoriteit heeft bevestigd dat het OIOUBL 2.1-formaat geleidelijk zal worden afgeschaft om plaats te maken voor NemHandel BIS 4, een aanpassing van de internationale Peppol BIS 4-standaard.

Dit nieuwe model heeft tot doel:

• De internationale interoperabiliteit te verbeteren.
• De integratie met Europese standaarden te vereenvoudigen.
• Het Deense ecosysteem voor te bereiden op toekomstige regelgevingsinitiatieven van de EU, zoals ViDA (VAT in the Digital Age).

Voorlopige implementatiekalender

Hoewel de definitieve details nog in ontwikkeling zijn, voorziet het oorspronkelijke plan in:

• 2028: publicatie van de kandidaatversie van NemHandel BIS 4.
• 2028-2029: overgangsperiode en coëxistentie met OIOUBL 2.1.
• Medio 2029: geleidelijke afschaffing van de vorige standaard.

Wet elektronische Boekhouding (Danish Bookkeeping Act)

Volgens wetgeving die in 2022 is aangenomen, moeten bedrijven die in Denemarken gevestigd zijn hun boekhouding registreren en opslaan in goedgekeurde boekhoud- of ERP-systemen, en gestructureerde elektronische facturen verzenden en ontvangen. De Deense boekhoudwet is bedoeld om de strijd tegen belastingfraude te versterken en de mate van digitalisering van de boekhouding van Deense bedrijven te verhogen.

Vanaf 2023 zijn grote leveranciers van boekhoud- en ERP-software verplicht om hun oplossingen te certificeren bij de Danish Business Authority. De vereiste voor digitale boekhouding omvat de volgende twee basisvereisten voor boekhouding:

1. de transacties van het bedrijf vastleggen in een digitaal boekhoudsysteem, en
2. De records en bijlagen die de records documenteren opslaan in een digitaal boekhoudsysteem, of ten minste een volledige reservekopie ervan bewaren op een server bij een leverancier of een andere derde partij.

Implementatietijdlijn

De Deense boekhoudwet vereist dat digitale boekhoudsystemen voldoen aan nieuwe eisen, waarvan de implementatie gefaseerd verloopt. Dit proces stelt bedrijven en leveranciers van boekhoudsoftware in staat om zich geleidelijk aan te passen en zorgt voor een efficiënte overgang naar meer geautomatiseerde en gestandaardiseerde systemen.

Vanaf 2025 en 2026 moeten bedrijven zich voorbereiden op de nieuwe regelgeving voor digitale boekhouding:

• 1 januari 2025: Bedrijven zonder gecertificeerde boekhoudsystemen worden verplicht om:
  • De boekhouding in digitaal formaat bij te houden.
  • Gestructureerde elektronische facturen kunnen uitreiken en ontvangen.
  • Op verzoek van de belastingdienst gegevens in SAF-T-formaat genereren.
• Niet eerder dan 1 juli 2026: De verplichting wordt uitgebreid naar niet-boekhoudkundige bedrijven met een netto-omzet van meer dan DKK 300.000 in de voorgaande twee belastingjaren, op voorwaarde dat ze een niet-geregistreerd boekhoudsysteem gebruiken.

Waaruit bestaat de Deense boekhoudwet?

Een van de belangrijkste veranderingen in de wet is de vereiste om de boekhouding te digitaliseren. Daarnaast moet een digitaal boekhoudsysteem worden gebruikt dat is goedgekeurd door de Deense overheid en dat voldoet aan een aantal eisen die door de Deense overheid zijn vastgelegd in een uitvoeringsbesluit. De Deense overheid zal binnenkort de informatie hierover uitbreiden, zodat digitale aanbieders gecertificeerd kunnen worden.

Volgens artikel 15 zijn er drie algemene of basiseisen van toepassing op digitale boekhoudsystemen, ongeacht of het standaard of speciaal ontwikkelde systemen zijn:

1. Het systeem moet de continue registratie van bedrijfstransacties ondersteunen met de specificatie van bijlagen voor elke record en betrouwbare opslag van records en bijlagen gedurende 5 jaar.  
2. Het systeem moet voldoen aan erkende IT-beveiligingsnormen, inclusief gebruikers- en toegangsbeheer en automatische back-up van records en bijlagen. 
3. Het systeem moet de automatisering van administratieve processen ondersteunen, waaronder het automatisch verzenden en ontvangen van elektronische facturen, evenals de mogelijkheid om de boekhouding te voeren volgens een openbaar standaardrekeningschema in geregistreerde boekhoudsystemen.

Structuur van SAF-T in Denemarken

Het Deense SAF-T-bestand bestaat uit 19 grootboeken (ledgers), die gedetailleerde informatie bevatten over de financiële transacties en boekhouding van het bedrijf. Deze kunnen onder andere bestaan uit

• Grootboek (General Ledger)
• Debiteuren (Accounts Receivable)
• Crediteuren (Accounts Payable)
• Belastinggegevens (VAT Records)
• Elektronische factureringsrecords (Electronic Invoicing Records)
• Register vaste activa (Fixed Asset Register)
• Bankrekeningen en reconciliaties (Bank Accounts and Reconciliations)

Naleving van deze deadlines is cruciaal om boetes te voorkomen en om integratie met e-facturatie en e-audit standaarden in Denemarken te garanderen.

Deze vereiste houdt geen verplichte periodieke indiening in, maar is een vereiste op verzoek. Met andere woorden, bedrijven moeten bereid zijn om het rapport te genereren en te leveren wanneer de belastingdienst daarom vraagt in het kader van belastingcontroles of inspecties.

E-facturatie in Denemarken

B2G-sector (Business to Government)

Sinds 2005 is het versturen van elektronische facturen verplicht bij B2G-transacties (Business-to-Government), waarbij gebruik wordt gemaakt van het nationale platform NemHandel, dat de veilige uitwisseling van elektronische documenten tussen bedrijven en overheidsinstanties mogelijk maakt.

Elektronische facturen die naar de publieke sector worden verzonden, moeten voldoen aan de Europese norm EN 16931 en worden doorgaans verzonden in formaten zoals OIOUBL of Peppol BIS 3.0, waardoor interoperabiliteit binnen de Europese Unie wordt gegarandeerd.

Wat het beheer van het Peppol-netwerk betreft, is NemHandel verantwoordelijk voor de SML-directory (Service Metadata Locator), waarmee de interoperabiliteit wordt gewaarborgd en de uitwisseling van elektronische documenten tussen bedrijven en overheidsinstanties wordt vergemakkelijkt.

B2B-sector (Business to Business)

Hoewel e-facturering bij B2B-transacties niet verplicht is, wordt het wel veel gebruikt. De meest gebruikte formaten zijn Peppol BIS Billing 3.0 en het Deense nationale formaat OIOUBL.

De Deense boekhoudwet bepaalt dat alle standaard en gespecialiseerde boekhoudsystemen elektronische facturen moeten kunnen verzenden en ontvangen.

De Deense overheid heeft interesse getoond in het verder promoten van e-facturatie in de privésector, dus het is mogelijk dat er in de toekomst nieuwe vereisten of verplichte deadlines zullen worden geïmplementeerd.

Het Deense e-factureringsmodel

In tegenstelling tot andere landen die gecentraliseerde overheidsplatforms hebben geïmplementeerd, staat Denemarken bedrijven toe om vrij hun particuliere leveranciers te kiezen voor het genereren en verzenden van e-facturen.

Aanbieders van e-factuurtechnologie onderhouden en updaten een openbare database met de benodigde informatie voor het verzenden en ontvangen van facturen voor zowel publieke als private entiteiten die deze optie hebben ingeschakeld.

Deze flexibele aanpak heeft een massale overstap naar het systeem vergemakkelijkt en tegelijkertijd de interoperabiliteit binnen de Europese Unie en met internationale handelspartners gewaarborgd.

Gezien de voortdurend veranderende regelgeving is het van cruciaal belang om samen te werken met een gespecialiseerde technologieleverancier om naleving van de regelgeving te garanderen. EDICOM biedt wereldwijde oplossingen voor e-facturering en fiscale naleving die zijn afgestemd op de specifieke vereisten van elk land, waaronder het Deense ecosysteem. Dankzij de integratiemogelijkheden met internationale netwerken en standaarden stelt EDICOM bedrijven in staat om elektronische facturen te versturen en te ontvangen in overeenstemming met de lokale regelgeving. Dit vergemakkelijkt de automatisering van financiële processen en garandeert continue naleving naarmate de markt en de regelgeving evolueren.