Wat is het SAF-T-systeem?

SAF-T is een gestructureerd bestand met boekhoudkundige en fiscale informatie in een leesbaar, uniform en overdraagbaar formaat, onafhankelijk van de gebruikte software. Het is ontstaan op initiatief van de OESO met een tweeledig doel:

• Belastingaudits en -controles eenvoudiger maken door middel van een gestandaardiseerd model.
• Administratieve lasten en fouten als gevolg van handmatige gegevensverwerking verminderen.

Elk land past de standaard aan zijn eigen regelgevingskader aan waarbij aanvullende velden, validaties en structuren worden toegevoegd die aansluiten bij de specifieke kenmerken van dat land. Het vervangt geen andere belastingverplichtingen, zoals de btw-aangifte of de elektronische factuur, maar complementeert deze. Hierdoor krijgen autoriteiten snellere en meer gestructureerde toegang tot boekhoudgegevens.

Het model is gericht op zowel bedrijven die gebonden zijn aan regelgeving (meestal btw-plichtigen) als belastingdiensten die audit- en controleprocessen in het digitale tijdperk willen harmoniseren.

Het bestand bestaat uit drie hoofdblokken: header, basisgegevens en boekhoudkundige transacties, aangevuld met landspecifieke bijlagen.

1. Kop: De kop omvat de identificatie van de belastingbetaler, de opgegeven belastingperiode, de versie van de regeling en de details van de software die is gebruikt om het bestand te genereren.
2. Basisgegevens: Deze gegevens bevatten de basisinformatie die de boekhoudkundige structuur definieert:
   • Rekeningschema.
   • Lijst van klanten en leveranciers.
   • Goederen of diensten, belastingtarieven en btw-tarieven.
   • Banken, valuta en betalingsvoorwaarden.
3. Transacties en registraties (grootboek en subadministratie): Ze weerspiegelen de economische activiteit:
   • Boekingen en journaalposten.
   • Verkoop- en inkoopfacturen.
   • Debiteuren en crediteuren.
   • Transacties in voorraden en vaste activa.
   • Boekhoudkundige aanpassingen of correcties.
4. Lokale specificaties: Elk land kan extra validaties of structuren toevoegen om te voldoen aan specifieke wettelijke vereisten, zoals btw-codes of belastingcatalogi. De frequentie van indiening en de transmissiekanalen verschillen ook afhankelijk van de nationale regelgeving: maandelijks, driemaandelijks of op verzoek van de autoriteit.

De SAF-T wordt op grote schaal toegepast in Europa, hoewel elk rechtsgebied een andere versie hanteert met verschillende niveaus van verplichtingen en reikwijdte. De meest relevante implementaties worden hieronder beschreven.

Portugal

SAF-T PT, van kracht sinds 2008, was de eerste standaard in Europa en heeft betrekking op zowel boekhouden als elektronisch factureren. Sinds 2013 dienen bedrijven een bestand in met goederen, klanten, leveranciers, btw-regimes en boekhoudkundige transacties. Volledige integratie met het e-Fatura-portaal, met automatische validaties en kruisconcolidaties, is gepland voor 2025. De indiening vindt meestal maandelijks plaats en de gegevens worden gebruikt voor een uitgebreide btw-controle.

Polen

Polen implementeert het JPK-systeem (Jednolity Plik Kontrolny), gebaseerd op de SAF-T-standaard, een belangrijk onderdeel van zijn fiscale digitaliseringsstrategie. Het JPK_VAT-bestand is verplicht voor alle btw-plichtige bedrijven en combineert administratie en maandelijkse aangifte. Er zijn varianten zoals JPK_FA (facturen) of JPK_MAG (voorraden), die voor specifieke controles worden gebruikt. Het systeem is geïntegreerd met het nationale factureringsplatform KSeF, waardoor automatische kruiscontroles van gegevens en vroegtijdige detectie van inconsistenties mogelijk zijn.

Roemenië

D406, de lokale versie van SAF-T beheerd door ANAF, werd geleidelijk geïmplementeerd vanaf 2022. Vanaf dat jaar is de maatregel van invloed op grote bedrijven, vanaf 2023 op middelgrote bedrijven en vanaf 2025 op kleine bedrijven. Het bestand bevat de algemene boekhouding, verkopen, aankopen, voorraden en vaste activa. De verzending vindt elektronisch plaats met automatische bevestiging en dankzij de integratie met het RO e-Factura heeft de belastingdienst een globaal overzicht van de economische activiteiten.

Noorwegen

SAF-T Financial is verplicht voor bedrijven met een jaaromzet van meer dan € 500.000. Bedrijven moeten het bestand op verzoek van de belastingdienst via het Altinn-portaal kunnen genereren en versturen. Het omvat een rekeningstelsel, transacties en basisgegevens. Met deze informatie kunnen boekhoudkundige afwijkingen worden opgespoord en risico's worden beoordeeld. Noorwegen heeft onlangs de automatische controles en de toepassing van sancties voor fouten of vertragingen versterkt.

Litouwen

Het i.SAF-T-systeem, geïntegreerd in het i.MAS-platform, vereist dat alle btw-plichtige bedrijven hun boekhoudkundige en fiscale gegevens in een gestructureerd formaat rapporteren. Het is een aanvulling op de modules i.SAF (facturen) en i.VAZ (goederentransacties) en biedt de administratie volledige traceerbaarheid van transacties. Het wordt maandelijks of op verzoek ingediend, afhankelijk van het type belastingbetaler, en heeft de controletijd aanzienlijk verkort.

Hongarije

Hongarije heeft de algemene SAF-T nog niet verplicht gemaakt, maar heeft een proefproject ontwikkeld volgens het OESO-model. Bedrijven moeten in staat zijn om het bestand op verzoek te genereren voor bepaalde controles, waarbij gegevens over btw, het grootboek en subrekeningen worden opgenomen. Het is de bedoeling dat het systeem in de komende jaren wordt samengevoegd met de online factuurrapportage (RTIR), waardoor er een uniform informatiekader ontstaat.

Bulgarije

Bulgarije is van plan zijn eigen SAF-T in te voeren vanaf 2026. De richtlijn, waarover momenteel technisch overleg plaatsvindt, is bedoeld om de verslaglegging te harmoniseren met de Europese normen en de administratieve lasten te verminderen. Waarschijnlijk zal er boekhouding en btw in worden opgenomen, geïnspireerd op het Portugese en Poolse model. Vóór de algemene inwerkingtreding zullen er pilottests worden uitgevoerd om de technologie en de bedrijfsinfrastructuur aan te passen.

Opmerking: De frequentie, het formaat en de leveringskanalen verschillen van land tot land. Controleer voor de implementatie altijd de meest recente versie van het systeem en de lokale technische richtlijnen.

Volg deze acht stappen voor een veilige en efficiënte overgang:

1. Beoordeel de huidige status: identificeer de systemen die boekhoudkundige en fiscale informatie genereren.
2. Analyseer lokale vereisten: controleer de versie, frequentie en bijlagen die elk land vereist.
3. Breng gegevens in kaart: definieer equivalenties tussen uw ERP en het officiële systeem.
4. Ontwikkel de extractie: maak het ETL-proces of de interne functie die het bestand genereert aan.
5. Valideer inhoud: controleer structuur, boekhoudkundige consistentie en volledigheid van bedragen.
6. Voer pilottests uit: test met gecontroleerde periodes en verschillende soorten documenten.
7. Automatiseer de bewerking: plan het genereren en verzenden, beheert bevestigingen en nieuwe pogingen.
8. Handhaaf bestuur: stel interne controles in en train het team bij elke update.

SAF-T vereenvoudigt niet alleen externe audits, maar versterkt ook het interne toezicht:

• Snellere audits: dankzij de gestandaardiseerde structuur kunnen grote hoeveelheden gegevens in minder tijd worden beoordeeld.
• Betere traceerbaarheid: vergemakkelijkt het bijhouden van invoer, aanpassingen en interacties tussen modules.
• Vermindering van boetes: door gegevens consistent en gevalideerd te houden, wordt het risico op boetes verkleind.
• Operationele transparantie: stimuleert een cultuur van controle en voortdurende verbetering in het bedrijf.

Bovendien vervangt het niet de verplichting om belastingen aan te geven en elektronische facturen te versturen. Het is juist een aanvulling op die processen en vergroot het inzicht van de belastingdienst in de werkelijke economische activiteiten van bedrijven.