Qu'est-ce que le système SAF-T ?

Le SAF-T est un fichier structuré contenant des informations comptables et fiscales dans un format légible, uniforme et portable, indépendamment du logiciel utilisé. Il a vu le jour à l'initiative de l'OCDE avec un double objectif :

• Faciliter les audits et les contrôles fiscaux grâce à un format standardisé.
• Réduire les charges administratives et les erreurs dues au traitement manuel des données.

Chaque pays adapte la norme à son cadre réglementaire, en incorporant des champs, des validations et des structures supplémentaires qui répondent à ses particularités. Il ne remplace pas les autres obligations fiscales, telles que la déclaration de TVA ou la facture électronique, mais les complète en fournissant aux autorités un accès plus rapide et plus structuré aux données comptables.

Le format s'adresse à la fois aux entreprises réglementaires (généralement celles qui sont assujetties à la TVA) et aux autorités fiscales qui cherchent à harmoniser les processus d'audit et de contrôle à l'ère du numérique.

Le fichier est composé de trois blocs principaux : en-tête, données de base et mouvements comptables, complétés par des annexes spécifiques à chaque pays.

1. En-tête (Header): Il comprend l'identification du contribuable, la période fiscale déclarée, la version du régime et les détails du logiciel utilisé pour générer le fichier
2. Fichiers maîtres (Master Files): Ils contiennent les informations de base définissant la structure comptable :
   • Plan comptable.
   • Liste des clients et des fournisseurs.
   • Articles ou services, taux d'imposition et taux de TVA.
   • Banques, devises et modalités de paiement.
3. Mouvements et enregistrements (General Ledger & Subledgers): Ils reflètent l'activité économique :
   • Comptabilité et écritures comptables.
   • Factures de vente et d'achat.
   • Comptes débiteurs et créditeurs.
   • Mouvements des stocks et des immobilisations.
   • Ajustements ou corrections comptables.
4. Spécifications locales: Chaque pays peut ajouter des validations ou des structures supplémentaires pour couvrir des exigences légales spécifiques, telles que les codes de TVA ou les catalogues fiscaux. La fréquence d'envoi et les canaux de transmission diffèrent également selon les réglementations nationales : ils peuvent être mensuels, trimestriels ou sur demande de l'autorité.

Le SAF-T est largement mis en œuvre en Europe, bien que chaque juridiction applique une version distincte avec différents niveaux d'utilisation et de portée. Les implémentations les plus pertinentes sont détaillées ci-dessous.

Portugal

Le SAF-T PT, en vigueur depuis 2008, a été le premier en Europe et couvre à la fois la comptabilité et la facturation électronique. Depuis 2013, les entreprises soumettent un fichier comprenant les articles, les clients, les fournisseurs, les régimes de TVA et les mouvements comptables. L'intégration complète avec le portail e-Fatura, qui comprendra des validations automatiques et des rapprochements croisés, est prévue pour 2025. La livraison est généralement mensuelle et les données sont utilisées pour un contrôle complet de la TVA.

Pologne

La Pologne met en œuvre le système JPK (Jednolity Plik Kontrolny), basé sur la norme SAF-T, qui constitue un élément clé de sa stratégie de numérisation fiscale. Le fichier JPK_VAT est obligatoire pour toutes les entreprises assujetties à la TVA et combine les enregistrements et les déclarations mensuelles. Il existe des variantes telles que JPK_FA (factures) ou JPK_MAG (inventaires), utilisées pour des contrôles spécifiques. Le système est intégré à la plateforme de facturation nationale KSeF, ce qui permet un contrôle croisé automatique des données et une détection précoce des incohérences.

Roumanie

Le D406, une version locale du SAF-T gérée par la ANAF, a été progressivement mis en œuvre à partir de 2022. Il concerne les grandes entreprises depuis cette date, les moyennes entreprises depuis 2023 et les petites entreprises depuis 2025. Le fichier comprend la comptabilité générale, les ventes, les achats, les stocks et les immobilisations. Il est envoyé par voie électronique avec accusé de réception automatique, et son intégration au système RO e-Factura a permis à l'administration fiscale d'avoir une vue d'ensemble des opérations économiques.

Norvège

Le SAF-T Financial est obligatoire pour les entreprises dont le chiffre d'affaires annuel dépasse 500 000 €. Les entreprises doivent être en mesure de générer et d'envoyer le fichier lorsque l'administration fiscale le demande via le portail Altinn. Il comprend le plan comptable, les transactions et les données de base. Ces informations permettent de détecter des anomalies comptables et d'évaluer les risques. La Norvège a récemment renforcé les contrôles automatiques et l'application de sanctions en cas d'erreurs ou de retards.

Lituanie

Le système i.SAF-T, intégré à la plateforme i.MAS, exige de toutes les entreprises assujetties à la TVA qu'elles communiquent leurs données comptables et fiscales dans un format structuré. Il complète les modules i.SAF (factures) et i.VAZ (mouvements de marchandises), offrant à l'administration une traçabilité complète des opérations. Il est présenté mensuellement ou sur demande, selon le type de contribuable, et a permis de réduire considérablement les délais de contrôle.

Hongrie

La Hongrie n'a pas encore rendu le SAF-T général obligatoire, mais a mis au point un système expérimental conforme au modèle de l'OCDE. Les entreprises devraient être en mesure de générer le fichier à la demande pour certains contrôles, en incorporant les données relatives à la TVA, au grand livre et aux comptes auxiliaires. Il est prévu que le système soit fusionné dans les prochaines années avec le système de déclaration en ligne des factures (RTIR), créant ainsi un cadre de déclaration unifié.

Bulgarie

La Bulgarie prévoit d'introduire son propre SAF-T à partir de 2026. Faisant l'objet d'une consultation technique, il vise à harmoniser l'information comptable avec les normes européennes et à réduire la charge administrative. Il devrait inclure la comptabilité et la TVA, en s'inspirant des modèles portugais et polonais. Avant son entrée en vigueur générale, des essais pilotes seront menés pour affiner la technologie et l'infrastructure de l'entreprise.

Remarque : La périodicité, le format et les canaux de diffusion varient d'un pays à l'autre. Avant la mise en œuvre, vérifiez toujours la version la plus récente du système et les directives techniques locales.

Suivez ces huit étapes pour une transition sûre et efficace :

1. Évaluer l'état actuel : identifiez les systèmes qui génèrent des informations comptables et fiscales.
2. Analyser les exigences locales : vérifiez la version, la périodicité et les annexes exigées par chaque pays.
3. Cartographier les données : définissez les équivalences entre votre ERP et le schéma officiel.
4. Développer l'extraction : créez le processus ETL ou la fonction interne qui génère le fichier.
5. Valider le contenu : vérifiez la structure, la cohérence comptable et l'exhaustivité des montants.
6. Réaliser des essais pilotes : testez avec des périodes contrôlées et différents types de documents.
7. Automatiser l'opération : planifiez la génération et l'envoi, en gérant les accusés de réception et les nouvelles tentatives.
8. Maintenir la gestion : établissez des contrôles internes et formez l'équipe à chaque mise à jour.

Le SAF-T ne se contente pas de simplifier les audits externes, il renforce également le contrôle interne :

• Audits plus rapides : la structure standardisée permet d'examiner de grands volumes de données en moins de temps.
• Traçabilité améliorée : facilite le suivi des entrées, des ajustements et des interactions entre les modules.
• Réduction des pénalités : en conservant des données cohérentes et validées, le risque d'amendes est réduit.
• Transparence opérationnelle : favorise une culture de contrôle et d'amélioration continue au sein de l'entreprise.

En outre, il ne remplace pas l'obligation de déclarer les taxes et d'émettre des factures électroniques. Au contraire, il complète ces processus et accroît la visibilité de l'autorité fiscale sur l'activité économique réelle des entreprises.