Solutions EDI
La standardisation des systèmes EDI permet la mise en place de connexions fiables avec n'importe quel partenaire.
Les systèmes d'échange de données électroniques (EDI) sont devenus la norme de communication B2B la plus répandue pour l'intégration des systèmes d'information. Sa capacité à connecter différents partenaires, ainsi qu'à automatiser les processus commerciaux (commandes, factures, bons de livraison, etc.), a conduit au développement de diverses solutions EDI adaptées aux besoins de chaque organisation.
Dans ce guide, nous présenterons les différents types de solutions EDI disponibles (SaaS, Web EDI, In-House et Outsourcing), en expliquant leur fonctionnement, leurs applications et leurs avantages pour les moyennes et grandes entreprises.
L'objectif est de fournir une vision pédagogique et professionnelle afin d'aider les responsables informatiques, les profils administratifs et techniques à derterminer quelle modalité conviendrait le mieux à leur entreprise.
Les différents types de solutions EDI
Toutes les entreprises n'ont pas les mêmes capacités ou le même volume d'échange, l'EDI n'est donc pas une solution homogène. Au fil des ans, différents types de solutions EDI sont apparus, adaptés à la taille, au secteur et aux ressources technologiques de chaque organisation. Cela va des plateformes EDI basées dans le cloud (SaaS ) qui minimisent l'infrastructure interne, aux solutions In-House installées dans les locaux du client, en passant par des systèmes hybrides tels que les solutions Web EDI pour les petits partenaires commerciaux ou l'externalisation complète par le biais de « Outsourcing » de l'EDI. Dans cette rubrique, nous décrivons les caractéristiques de chaque modalité et dans quels cas il est judicieux de les utiliser.
SaaS EDI (EDI in the cloud)
Les solutions EDI SaaS(Software as a Service) sont hébergées dans le cloud et sont proposées comme un service par un prestataire spécialisé. Dans ce modèle, le logiciel EDI est implémenté dans un environnement à distance géré par le prestataire, auquel l'entreprise accède via Internet. Une connexion réseau et un navigateur web suffisent pour utiliser les applications EDI. La solution EDI intégrée de l'entreprise y est configurée et supervisée. En résumé, le prestataire héberge la plateforme EDI au sein de ses centres de données et la maintient opérationnelle pour le compte du client.
L'une des principales caractéristiques de l'EDI SaaS est l'intégration avec les systèmes internes du client. Ces plateformes Cloud se connectent généralement à l'ERP de l'entreprise ou à d'autres applications back-office, de sorte que les données circulent de manière automatisée entre l'ERP et la solution EDI. Par exemple, les commandes générées dans l'ERP sont transmises au portail EDI pour être envoyées au partenaire commercial, ou bien les factures EDI reçues sont converties au format interne pour que l'ERP puisse les traiter sans intervention manuelle. Cet échange constant et automatisé est rendu possible par des connexions sécurisées (VPN, API, etc.) ou des composants d'intégration fournis par le service cloud.
Avantages de l'EDI dans le cloud :
Modèle cloud et paiement à l'utilisation : l'un des avantages de l'EDI SaaS est qu'en tant que solution cloud, il est souvent contracté sur la base d'un abonnement ou d'un paiement lié à l'utilisation.Vous payez périodiquement en fonction du volume de transactions ou des modules utilisés. Les dépenses d'investissement sont ainsi transformées en dépenses d'exploitation prévisibles.
Aucun investissement dans une infrastructure propre : toute l'infrastructure technologique (serveurs, logiciels EDI, communications, sécurité, mises à jour) est fournie et gérée par le fournisseur. Le client n'a pas besoin d'acheter des licences, du matériel ou de s'occuper de la maintenance technique, car le prestataire prend en charge le développement de la plateforme et ses évolutions. Cette approche réduit les barrières à l'entrée et soulage l'entreprise des charges informatiques.
Évolutivité et haute disponibilité : les plateformes EDI SaaS sont généralement concues pour s'adapter facilement aux pics de volumétrie (par exemple, campagnes, croissance de l'entreprise) sans que le client n'ait à faire quoi que ce soit.
Les prestataires garantissent également des niveaux élevés de disponibilité et d'assistance 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, généralement convenus dans des contrats de niveau de service (par exemple, EDICOM offre une disponibilité garantie de 99,9 %), assurant ainsi la continuité de l'activité.
Mises à jour et conformité réglementaire : le logiciel étant centralisé, le prestataire applique des mises à jour périodiques intégrant de nouvelles fonctionnalités ou des adaptations légales (par exemple, des changements de normes ou d'exigences en matière de facturation électronique dans différents pays). Ainsi, le client dispose toujours d' une solution à jour sans avoir à gérer des projets de mise à niveau.
Ces avantages font de l'EDI en modalité SaaS l'une des options les plus populaires. Il est particulièrement intéressant pour les entreprises qui souhaitent une solution rapide à mettre en œuvre, flexible et avec de faibles coûts initiaux, ou celles qui cherchent à étendre rapidement leurs échanges électroniques à l'échelle internationale sans déployer d'infrastructure technologique dans chaque pays. Un prestataire global d'EDI en mode Cloud sera en mesure de connecter l'entreprise avec des partenaires dans le monde entier et de gérer plusieurs normes (EDIFACT, X12, UBL, XML...) à partir d'une seule plateforme. En bref, l'EDI en mode SaaS permet une intégration complète des flux EDI avec les systèmes de l'entreprise, en tirant parti des avantages du Cloud en termes de simplicité, de sécurité et de performance.
EDI In-House (EDI interne ou On-Premise)
Les solutions EDI In-House constituent le modèle traditionnel, dans lequel l'entreprise installe et exploite sa propre plateforme EDI en interne (on-premise). Il s'agit de mettre en place l'infrastructure matérielle et logicielle nécessaire sur les serveurs de l'organisation. Toutes les composantes d'une solution d'échange de données informatisées sont ainsi intégrées au sein de l'entreprise. En d'autres termes, l'entreprise est responsable de la mise en place des serveurs, des bases de données, des applications EDI, des connexions de communication, etc. afin de pouvoir échanger des documents avec ses partenaires commerciaux.La mise en œuvre de solutions EDI In House nécessite la prise en compte de plusieurs éléments essentiels.
Tout d'abord, une architecture physique et logique robuste est indispensable: des serveurs applicatifs et des bases de données capables de traiter d'important volume de transactions. Il faut également prévoir un espace de stockage adéquat pour l'archivage des messages et des systèmes de sauvegarde pour assurer la continuité du service. Cette infrastructure est complétée par le déploiement du logiciel EDI approprié, qui comprend généralement les éléments suivants :
Un logiciel client de messagerie EDI B2B pour suivre le statut des documents envoyés/reçus et gérer les paramètres opérationnels (utilisateurs, certificats numériques, alertes, etc.).
Une plateforme d’intégration d'applications qui orchestre la connexion entre la plateforme EDI et les systèmes internes (par exemple, l’intégration automatique d'une commande EDI dans l'ERP, ou l'extraction d'une facture de l'ERP pour la transformer en EDI).
Les outils de conversion et de mapping des données, chargés de convertir les documents entre le format interne de l'entreprise et les différentes normes EDI requises (EDIFACT, XML, ANSI X12, etc.). Ainsi, par exemple, un bon de livraison généré dans l'ERP sera converti à la norme EDIFACT pour être envoyé au client, ou encore un bon de commande au format X12 sera converti au format natif de l'ERP.
Les services de communication EDI sont nécessaires pour envoyer et recevoir des messages en utilisant des protocoles spécifiques (par exemple, connectivité AS2, SFTP, OFTP ou connexion à des réseaux VAN sous contrat). Ces composants gèrent la sécurité et l'acheminement des données entre l'entreprise et ses partenaires.
Au-delà de l'infrastructure technique, une solution interne aboutie nécessite le déploiement d'une équipe dédiée. Les transactions EDI sont souvent critiques pour l'entreprise, qui doit donc disposer de professionnels de l'informatique chargés de la maintenance continue de la plateforme, du dépannage, de la prise en compte des besoins en matière de nouveaux mappings ou de nouveaux partenaires.
Avantages et réflexions sur l'EDI In-House :
Contrôle total : l'entreprise dispose d’un contrôle total sur sa plateforme EDI, car elle est gérée au sein de sa propre infrastructure. Elle peut personnaliser ses processus, définir ses priorités et conserver ses données en interne si sa politique de sécurité ou les réglementations de son secteur d'activité l'exigent.
Indépendance vis-à-vis des prestataires : contrairement au SaaS, il n'y a pas de dépendance à l'égard d'un tiers pour le fonctionnement quotidien (bien qu'une assistance puisse être requise de la part du fabricant du logiciel EDI). Cette méthode permet d'éviter les coûts d'abonnement récurrents, même si cela implique de prendre en charge les coûts de licence, de personnel et de maintenance de manière autonome.
Coûts initiaux et opérationnels élevés : le déploiement sur site implique des investissements importants en matière de serveurs, de logiciels, de sécurité, de certifications et de formation du personnel. Il génère également des coûts permanents d'assistance, de mise à niveau et d'évolutivité. Ce modèle est généralement viable pour les grandes entreprises dont les ressources et le volume sont suffisants pour justifier un tel investissement.
Complexité technique : un environnement EDI local intègre de multiples composants technologiques qui doivent fonctionner de manière coordonnée. La gestion des intégrations avec plusieurs partenaires, les différentes normes et les différents protocoles de communication augmentent la complexité. Par exemple, l'ajout d'un nouveau partenaire commercial peut impliquer le développement de mappings de conversion supplémentaires et la configuration de nouvelles communications, autant de tâches qui incombent à l'équipe interne.
Ce mode de fonctionnement EDI est en voie de disparition, du fait des contraintes et limites qu’il implique. Une entreprise peut opter pour ce type de solution EDI pour des raisons de sécurité physique d'accès à ses données, voire de contrôle des serveurs où les données sont stockées et traitées. Cependant, avec la technologie actuelle et les mesures de sécurité qu'un prestataire EDI SaaS spécialisé est capable de mettre en place, les avantages comparatifs de l’EDI In-house sont de moins en moins pertinents. Aujourd'hui, tous les processus qui ne passent pas par une solution SaaS augmentent les coûts et la complexité dans un contexte EDI.
Web EDI (portails Web pour l'EDI)
Pour comprendre le fonctionnement d'une solution Web EDI, il faut rappeler qu'il s'agit d'une solution conçue pour les entreprises ayant un faible volume de documents EDI à échanger et qui ne disposent pas d'une intégration directe avec un ERP ou un système interne. Cette solution consiste essentiellement à utiliser un portail web fourni par un prestataire EDI, dans lequel l'utilisateur peut envoyer et recevoir des messages électroniques par le biais de formulaires en ligne. En d'autres termes, les informations EDI sont saisies manuellement dans une page web plutôt que d'être générées à partir d'une application interne.
Les solutions Web EDI sont souvent utilisées comme une alternative peu coûteuse pour les PME ou pour relier les petits fournisseurs ou clients ne disposant pas de leur propre système EDI intégré. Une grande entreprise peut offrir un portail EDI à ses petits fournisseurs afin qu'ils puissent y télécharger leurs factures ou leurs confirmations de commande. Du côté des fournisseurs, il leur suffit d'un navigateur et un accès à l'internet pour participer à l'échange électronique, sans avoir à installer de logiciel spécialisé ou à développer des solutions d'intégration. Cela facilite l'inclusion numérique de tous les acteurs de la chaîne d'approvisionnement.
Quel est le fonctionnement de ce type de portail ?
L'utilisateur de la solution Web EDI se connecte au portail et peut y consulter les documents EDI qui lui sont envoyés par son partenaire commercial (traduits dans un format lisible, en général, une représentation sous forme de formulaire est disponible).
De la même manière, pour répondre ou émettre un document, l'utilisateur remplit un formulaire web avec les données nécessaires. Par exemple, il crée une facture en remplissant les champs relatifs au montant, aux articles, etc. Lors de l'envoi, le portail se charge de convertir ces informations dans le format EDI approprié et de les transmettre au destinataire. Lorsque l'entreprise reçoit un document, le portail le présente à l'utilisateur sous une forme lisible et peut également permettre de télécharger le document au format PDF.
Caractéristiques et utilisations des solutions Web EDI :
Simplicité de mise en œuvre : aucun projet d'intégration ou d'installation de système complexe n'est nécessaire. En inscrivant les utilisateurs sur la plateforme web, il est possible de procéder immédiatement à l'échange de messages EDI. Les solutions Web EDI constituent une porte d'entrée dans le monde de l'EDI pour les entreprises novices ou celles qui disposent de peu de ressources technologiques.
Investissement minimal : il s'agit généralement d'un service avec un abonnement peu coûteux, voire gratuit pour certains utilisateurs (il arrive que de grandes entreprises proposent l'utilisation gratuite d’un portail à leurs fournisseurs afin d'en assurer l'adoption). Pas d'investissement dans du matériel ou dans des licences.
Fonctionnement manuel : l'inconvénient est que ce type de solution n'est pas automatisé avec les systèmes internes de l'entreprise utilisatrice. Chaque document nécessite la saisie ou l'extraction manuelle de données par un utilisateur. Cette méthode n'est donc pas envisageable lorsque le volume de transactions augmente, car elle peut entraîner des retards et des erreurs de saisie. Les solutions Web EDI sont donc recommandées pour des flux de transactions faibles ou occasionnels.
Fonctionnalités limitées : Les portails Web EDI permettent souvent des transactions de base (envoi/réception de commandes, d'avis d'expédition, de factures, etc. Cependant, de nombreuses solutions EDI intégrées offrent de plus amples fonctionnalités telles que des modèles préconstitués , des catalogues de produits, des validations de champs et une traçabilité des échanges (confirmation que le destinataire a ouvert ou accepté le document, par exemple).
En résumé, les solutions Web EDI constituent la solution idéale pour intégrer rapidement et à moindre coût des partenaires commerciaux de petite taille dans les échanges EDI. Il peut également s'avérer utile dans les premières phases d'un projet pilote d'EDI. Toutefois, lorsqu'une entreprise augmente son volume de transactions ou recherche une efficacité maximale, elle migre souvent vers une intégration EDI automatisée (soit via SaaS, soit via une implémentation interne). En effet, il est essentiel d'éviter la ressaisie manuelle des données pour obtenir de plus grands bénéfices en matière d'automatisation.
Outsourcing EDI (Services EDI infogérés)
Enfin, l'externalisation de l'EDI est une modalité dans laquelle l'entreprise sous-traite complètement la gestion de sa plateforme EDI à un tiers spécialisé (un prestataire de services EDI). Contrairement à l'EDI SaaS, qui externalise principalement l'infrastructure technologique, l'externalisation comprend également l'exploitation et l'administration quotidienne de la solution. En d'autres termes, le prestataire se voit déléguer toutes les tâches nécessaires à la configuration, au suivi et à la maintenance de la solution d'intégration de données du client.
Avec l'externalisation, l'entreprise utilisatrice n'a plus besoin d' accéder à la plateforme pour assurer la gestion des flux, puisque les équipes du prestataire se chargent de ces tâches, assurant ainsi le fonctionnement optimal de la solution. Cette gestion va de la configuration initiale (mappings, connexions avec chaque partenaire, tests d'échanges), à la surveillance proactive du système (contrôle de la bonne transmission des messages, résolution des incidents de communication, relance en cas de panne, etc.), en passant par la maintenance évolutive (enregistrement de nouveaux partenaires ou documents, mise à jour des formats en cas de changement de normes, prise en compte des changements légaux dans les différents pays, etc.).
En pratique, l'externalisation de l'EDI consiste généralement à combiner une plateforme EDI SaaS robuste avec une équipe d'experts mise à disposition par le prestataire et affectée au compte du client. Par exemple, EDICOM offre ce type de service via sa modalité EDICOM Managed Services. Dans ce cadre, des techniciens spécialisés jouent le rôle de « service EDI » externalisé pour l'entreprise contractante. Ces techniciens sont chargés de la gestion quotidienne : enregistrement de nouveaux partenaires, maintenance des flux d'intégration, assistance aux partenaires commerciaux, supervision de la plateforme 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, entre autres tâches. Pour l'entreprise utilisatrice, cette formule permet à ses équipes de se concentrer sur les activités stratégiques tout en confiant les opérations d'EDI à des spécialistes. En d'autres termes, le prestataire devient une extension du service informatique de l'entreprise la gestion des échanges EDI.
Avantages de l’Outsourcing EDI :
Une équipe de spécialistes dédiée : le prestataire affecte une équipe spécialisée en matière d'EDI, de standards et de protocoles, ce qui garantit une gestion optimale. Il en résulte souvent des taux d'erreur plus faibles, une résolution plus rapide des incidents et une adoption plus rapide des améliorations apportées à la plateforme.
Économies de temps et de ressources : l'entreprise n'a pas besoin de disposer d'une grande équipe EDI en interne ni de la former en permanence ; elle peut réduire ses coûts d'exploitation en évitant la gestion du personnel interne 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 pour ces fonctions. De plus, les coûts d'infrastructure sont évités, car l'externalisation s'appuie généralement sur la solution cloud du prestataire (solution SaaS).
Un service global et une supervision continue : le prestataire s'engage sur des niveaux de service (disponibilité, temps de réponse) par le biais d'accords de niveau de service (SLA) et supervise en permanence la plateforme. Par exemple, si une transaction n'arrive pas à destination, l'équipe du prestataire le détecte et intervient avant même que le client n'ait à se manifester. Il en résulte une meilleure performance et fiabilité des échanges EDI avec l’ensemble des partenaires commerciaux.
Évolutivité opérationnelle : le prestataire dispose de procédures et de matériel permettant d’absorber d’éventuelles évolutions de l’activité (par exemple, en activant rapidement des mappings EDI prédéfinis pour certains documents ou en se connectant à des partenaires que le prestataire a déjà intégrés pour d'autres clients). L'ajout de nouveaux partenaires commerciaux ou l'augmentation de la volumétrie des messages peuvent être assurés sans difficultés. L'entreprise contractante peut se développer sans se soucier de savoir si son équipe EDI interne sera en mesure de répondre à l’évolution de la demande.
En résumé, l’Outsourcing EDI est une excellente option pour les grandes et moyennes entreprises qui souhaitent bénéficier des avantages de l'EDI sans consacrer des ressources internes à sa gestion. Elle est particulièrement utile dans les environnements complexes avec de nombreux partenaires internationaux, des standards variés ou une conformité réglementaire stricte. Dans ces contextes, la présence d'un partenaire spécialisé constitue un véritable atout. En déléguant les opérations EDI, l'entreprise s'assure de la continuité du service (le prestataire dispose généralement d'un personnel spécialisé et d'une infrastructure performante) et a la certitude que ses communications B2B sont confiées à des professionnels. En conséquence, l'entreprise peut se concentrer sur ses activités principales - ventes, logistique, service à la clientèle. Elle sait que l'automatisation liée à l'EDI qui soutient ses processus métiers fonctionne de manière optimale et que la gestion est assurée par une équipe de spécialistes dédiée.
Comparaison des différents types de solutions EDI
Le tableau comparatif suivant présente les principaux avantages et inconvénients des différents types de solutions EDI: Saas EDI (EDI dans le cloud), In-House EDI, Web EDI et Outsourcing EDI.
| SaaS EDI | In-House EDI | Web EDI | Outsourcing EDI | |
|---|---|---|---|---|
| Traitement des données | Automatisé | Automatisé | Semi Automatisé | Automatisé |
| Intégration avec l'ERP | Oui | Oui | Non | Oui |
| Volume de documents | Moyen à élevé | Moyen à élevé | Limité | Moyen à élevé |
| Gestion du service | Client | Client | Client | Prestataire |
| Facturation électronique | Oui | Oui | Oui | Oui |
| Localisation de l'infrastructure technologique | Datacenter du prestataire | Infrastructures du client | Datacenter du prestataire | Datacenter du prestataire |
Success story : ASICS et l'automatisation des processus grâce à l'EDI
La success story d'ASICS démontre clairement les bénéfices apportés par la mise en place d’une solution EDI. La société a entrepris un projet de transformation numérique avec EDICOM afin d’automatiser son cycle Order-to-Cash et d’accélérer l'intégration de nouveaux retailers dans son réseau de distribution.
Découvrez le Business Case ASICS relaté en quatre épisodes.
Conclusions
Nous avons exploré les principaux types de solutions EDI : SaaS, Web EDI, In-House et Outsourcing - en comprenant leurs caractéristiques et leurs applications. Chaque approche offre des avantages particuliers en fonction du contexte. Il n'existe pas de solution universelle ; le choix dépendra de la taille de l'entreprise, de son volume de transactions, de ses capacités informatiques, de son budget et de sa stratégie commerciale.
Pour les responsables informatiques ou administratifs qui découvrent cette technologie, il est important d'évaluer les options d'un point de vue à la fois technique et opérationnel. Des considérations telles que l'intégration avec les systèmes ERP, les exigences de conformité légale (par exemple, la facturation électronique obligatoire dans certains pays), l'évolutivité future et le niveau d'assistance souhaité doivent entrer en ligne de compte lors de la définition d’un projet EDI.
Dans tous les cas, l'adoption de l'EDI est un pas vers l'automatisation des processus métier et la transformation numérique de l'entreprise. Les solutions décrites ici permettent d'éliminer les tâches manuelles, d'accélérer le flux d'informations et d'établir des relations commerciales plus efficaces et plus sûres avec les clients, les fournisseurs et les partenaires logistiques. Elles contribuent également au développement durable en réduisant la consommation de papier et en améliorant la traçabilité des opérations.
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