Soluciones EDI

No todas las empresas tienen las mismas capacidades ni volumen de intercambio, por lo que el EDI no es una solución homogonea. A lo largo de los años han surgido varias modalidades de soluciones EDI adaptadas al tamaño, sector y recursos tecnológicos de cada organización. Desde plataformas EDI en la nube (SaaS) que minimizan la infraestructura propia, hasta soluciones In-House instaladas en las instalaciones del cliente, pasando por esquemas híbridos como el Web EDI para pequeños socios comerciales o la externalización completa mediante Outsourcing EDI. En esta sección describimos las características de cada modalidad y en qué casos conviene utilizarlas.

In-House EDI (EDI interno o On-Premise) 

Las soluciones In-House EDI son la modalidad tradicional, donde la empresa instala y opera su propia plataforma EDI en sus instalaciones (on-premise). Esto implica desplegar la infraestructura hardware y software necesaria en los servidores de la organización, asumiendo internamente todos los componentes de una solución de intercambio electrónico de datos. En otras palabras, la compañía es responsable de montar los servidores, bases de datos, aplicaciones EDI, conexiones de comunicación, etc., para poder intercambiar documentos con sus partners comerciales. 

Implementar un EDI in-house requiere considerar varios elementos. En primer lugar, es necesaria una arquitectura física y lógica robusta: servidores de aplicaciones y bases de datos capaces de procesar grandes volúmenes de transacciones, con almacenamiento adecuado para archivar mensajes y sistemas de respaldo para asegurar la continuidad del servicio. Sobre esta infraestructura se despliega el software EDI correspondiente, que típicamente incluye: 

Web EDI (Portales web para EDI)

Para entender qué es Web EDI y cómo funciona, debemos saber que es una solución pensada para aquellas empresas que necesitan intercambiar un volumen reducido de documentos EDI y que no cuentan con una integración directa con un ERP o sistema interno. Consiste básicamente en utilizar un portal web proporcionado por un proveedor EDI, en el cual el usuario puede enviar y recibir mensajes electrónicos a través de formularios en línea. Es decir, la información EDI se introduce manualmente en una página web en lugar de generarse desde una aplicación interna. 

Las soluciones Web EDI suelen emplearse como alternativa de bajo coste para pymes o para conectar a pequeños proveedores y clientes que no tienen su propio sistema EDI integrado. Por ejemplo, una gran empresa puede ofrecer un portal EDI a sus pequeños proveedores para que estos carguen allí sus facturas o confirmaciones de pedido. Del lado del proveedor, simplemente necesitan un navegador e Internet para participar en el intercambio electrónico, sin instalar software especializado ni realizar desarrollos de integración. Esto facilita la inclusión digital de todos los actores de la cadena de suministro. 

¿Cómo funciona en la práctica? El usuario del Web EDI inicia sesión en el portal y allí puede visualizar los documentos EDI que su partner comercial le ha enviado (traducidos a un formato legible en pantalla, típicamente una vista tipo formulario de la orden de compra, por ejemplo). Asimismo, para responder o emitir un documento, el usuario rellena un formulario web con los datos necesarios –por ejemplo, crea una factura completando campos de importe, concepto, etc.– y al enviarlo, el portal se encarga de convertir esa información al estándar EDI apropiado y entregarla al destinatario. Del mismo modo, cuando la empresa recibe un documento entrante, el portal lo presenta al usuario de forma entendible y también puede permitir la descarga en PDF u otro formato. 

Outsourcing EDI (Servicios EDI gestionados)

Por último, el Outsourcing EDI es una modalidad en la que la empresa externaliza por completo la gestión de su plataforma EDI en un tercero especializado (un proveedor de servicios EDI). A diferencia de SaaS EDI, que principalmente externaliza la infraestructura tecnológica, el outsourcing incluye también la operación y administración diaria de la solución. En otras palabras, se delega en el proveedor todas las tareas requeridas para configurar, monitorear y mantener activa la solución de integración de datos del cliente. 

Con el Outsourcing EDI, la empresa usuaria ya no tiene que ocuparse de acceder a la plataforma para gestionar nada, pues serán profesionales del proveedor quienes asuman esas labores asegurando el óptimo funcionamiento de la solución. Esto abarca desde la configuración inicial (mapeos, conexiones con cada partner, pruebas de intercambio), hasta la vigilancia proactiva del sistema (monitorización de que todos los mensajes se transmiten correctamente, resolución de incidencias de comunicación, reintentos en caso de fallos, etc.), pasando por el mantenimiento evolutivo (dar de alta nuevos socios o documentos, actualizar formatos cuando cambian los estándares, atender cambios legales en distintos países, etc.). 

En la práctica, Outsourcing EDI suele implicar combinar una plataforma SaaS EDI robusta con un equipo dedicado de expertos del proveedor asignado a la cuenta del cliente. Por ejemplo, EDICOM ofrece este servicio mediante EDICOM Managed Services, donde técnicos especializados actúan como la “oficina EDI” externalizada de la empresa contratante. Estos técnicos se encargan de la administración continua: alta de nuevos interlocutores, mantenimiento de flujos de integración, soporte a los partners comerciales, supervisión 24x7 de la plataforma, entre otras tareas. Para la empresa usuaria, esto significa que puede enfocarse en su negocio principal mientras confía la operación EDI en manos de especialistas. En palabras simples, el proveedor se convierte en una extensión del departamento de IT de la empresa en todo lo relativo al intercambio electrónico.