Soluções EDI

Nem todas as empresas possuem as mesmas capacidades ou o mesmo volume de transmissões, por isso o EDI não é uma solução única e homogênea. Ao longo dos anos, surgiram várias modalidades de soluções EDI adaptadas ao tamanho, setor e recursos tecnológicos de cada organização. Desde plataformas EDI em nuvem (SaaS), que reduzem ao mínimo a infraestrutura própria, até soluções In-House, instaladas diretamente nas instalações do cliente; passando por esquemas híbridos, como o Web EDI, ideal para pequenos parceiros comerciais; ou ainda a terceirização completa através do Outsourcing EDI. Nesta seção, descrevemos as características de cada modalidade e em quais casos sua utilização é mais indicada.

In-House EDI (EDI interno ou On-Premise) 

As soluções In-House EDI representam a modalidade tradicional, em que a empresa instala e opera sua própria plataforma EDI em suas instalações (on-premise). Isso implica implementar toda a infraestrutura de hardware e software necessária nos servidores da organização, assumindo internamente todos os componentes de uma solução de intercâmbio eletrônico de dados. Em outras palavras, a companhia é responsável por configurar servidores, bancos de dados, aplicações EDI, conexões de comunicação etc., para poder trocar documentos com seus parceiros comerciais.

Implementar um EDI in-house requer considerar vários elementos. Em primeiro lugar, é necessária uma arquitetura física e lógica robusta: servidores de aplicações e bancos de dados capazes de processar grandes volumes de transações, com armazenamento adequado para arquivar mensagens e sistemas de backup que assegurem a continuidade do serviço. Sobre essa infraestrutura é implantado o software EDI correspondente, que tipicamente inclui:

Web EDI (Portais web para EDI)

Para entender o que é Web EDI e como funciona, precisamos saber que se trata de uma solução pensada para empresas que precisam trocar um volume reduzido de documentos EDI e que não possuem integração direta com um ERP ou sistema interno. Basicamente, consiste em utilizar um portal web fornecido por um provedor EDI, no qual o usuário pode enviar e receber mensagens eletrônicas por meio de formulários online. Ou seja, as informações EDI são inseridas manualmente em uma página web em vez de serem geradas a partir de uma aplicação interna.

As soluções Web EDI geralmente são usadas como alternativa de baixo custo para PMEs ou para conectar pequenos fornecedores e clientes que não possuem seu próprio sistema EDI integrado. Por exemplo, uma grande empresa pode oferecer um portal EDI para seus pequenos fornecedores, permitindo que eles registrem ali suas faturas ou confirmações de pedido. Do lado do fornecedor, basta ter um navegador e acesso à internet para participar do intercâmbio eletrônico, sem precisar instalar softwares especializados ou desenvolver integrações. Isso facilita a inclusão digital de todos os atores da cadeia de suprimentos.

Como funciona na prática? O usuário do Web EDI acessa o portal com login e senha, onde pode visualizar os documentos EDI enviados por seus parceiros comerciais (traduzidos para um formato legível em tela, geralmente em formulários, como uma ordem de compra). Para responder ou emitir um documento, o usuário preenche um formulário web com os dados necessários — por exemplo, cria uma fatura preenchendo os campos de valor, descrição etc. — e, ao enviar, o portal converte automaticamente essa informação para o padrão EDI apropriado e a encaminha ao destinatário. Da mesma forma, quando a empresa recebe um documento, o portal o apresenta de forma compreensível e também pode permitir o download em PDF ou outro formato.

Outsourcing EDI (Serviços EDI gerenciados) 

Por último, o Outsourcing EDI é uma modalidade em que a empresa terceiriza completamente a gestão da sua plataforma EDI para um provedor especializado (um fornecedor de serviços EDI). Diferente do SaaS EDI, que externaliza principalmente a infraestrutura tecnológica, o outsourcing também inclui a operação e a administração diária da solução. Em outras palavras, todas as tarefas necessárias para configurar, monitorar e manter ativa a solução de integração de dados do cliente são delegadas ao provedor.

Com o Outsourcing EDI, a empresa usuária não precisa mais se preocupar em acessar a plataforma para gerenciar nada, pois profissionais do provedor assumem essas responsabilidades, garantindo o funcionamento ideal da solução. Isso abrange desde a configuração inicial (mapeamentos, conexões com cada parceiro, testes de intercâmbio), até a monitorização proativa do sistema (acompanhamento para garantir que todas as mensagens sejam transmitidas corretamente, resolução de incidentes de comunicação, reenvios em caso de falhas, etc.), passando pela manutenção evolutiva (cadastro de novos parceiros ou documentos, atualização de formatos quando os padrões mudam, atendimento a alterações legais em diferentes países, etc.).

Na prática, o Outsourcing EDI geralmente combina uma plataforma SaaS EDI robusta com uma equipe dedicada de especialistas do provedor designada para a conta do cliente. Por exemplo, a EDICOM oferece esse serviço por meio do EDICOM Managed Services, em que técnicos especializados atuam como o “departamento EDI” terceirizado da empresa contratante. Esses profissionais cuidam da administração contínua: cadastro de novos interlocutores, manutenção dos fluxos de integração, suporte aos parceiros comerciais, supervisão 24x7 da plataforma, entre outras tarefas. Para a empresa usuária, isso significa poder se concentrar no core business, enquanto a operação EDI fica nas mãos de especialistas. Em termos simples, o provedor se torna uma extensão do departamento de TI da empresa em tudo o que diz respeito ao intercâmbio eletrônico de dados.