Soluzioni EDI

La standardizzazione dei sistemi EDI consente connessioni affidabili con qualsiasi partner.

I sistemi di scambio elettronico di dati (EDI – Electronic Data Interchange) sono diventati lo standard di comunicazione B2B più utilizzato per l'integrazione dei sistemi informativi tra aziende. La loro capacità di connettersi automaticamente con diversi partner, insieme all'automazione dei processi aziendali (ordini, fatture, bolle di consegna, ecc.), ha spinto lo sviluppo di diverse soluzioni EDI, personalizzate in base alle esigenze di ciascuna organizzazione.

In questa guida presenteremo le diverse Soluzioni EDI disponibili (SaaS, Web EDI, In-House e Outsourcing), ne spiegano il funzionamento, le applicazioni e i vantaggi per le medie e grandi imprese. L'obiettivo è fornire una prospettiva formativa e professionale, aiutando responsabili IT, amministratori e professionisti tecnici a comprendere meglio quale modalità sia più adatta alla propria azienda.

Tipi di soluzioni EDI

Non tutte le aziende hanno le stesse capacità o volumi di scambio, quindi l'EDI non è una soluzione universale. Nel corso degli anni, sono emerse diverse tipologie di soluzioni EDI, personalizzate in base alle dimensioni, al settore e alle risorse tecnologiche di ciascuna organizzazione. Queste spaziano dalle piattaforme EDI basate su cloud (SaaS) che riducono al minimo l'infrastruttura proprietaria, alle soluzioni In-House installate presso la sede del cliente, fino a schemi ibridi come il Web EDI per piccoli partner commerciali o l'outsourcing completo tramite EDI Outsourcing. In questa sezione, descriviamo le caratteristiche di ciascuna tipologia e quando utilizzarle.

SaaS EDI (EDI cloud)

Le soluzioni SaaS EDI (Software as a Service) operano nel cloud, offerte come servizio da un provider specializzato. In questo modello, il software EDI viene distribuito in un ambiente remoto gestito dal provider, a cui l'azienda accede tramite Internet. Tutto ciò che serve è una connessione Internet e un browser web per utilizzare gli strumenti di scambio elettronico di dati, che consentono all'azienda di configurare e monitorare la propria soluzione EDI integrata. In sostanza, il provider ospita la piattaforma EDI nei propri data center e la mantiene operativa per il cliente.

Una caratteristica fondamentale del SaaS EDI è l'integrazione con i sistemi interni del cliente. Queste piattaforme cloud tipicamente si collegano all'ERP o ad altre applicazioni di gestione aziendale, consentendo il flusso automatico dei dati tra l'ERP e la soluzione EDI. Ad esempio, gli ordini generati nell'ERP vengono trasmessi al portale EDI per l'invio al partner commerciale e le fatture EDI ricevute vengono convertite in un formato interno per l'elaborazione da parte dell'ERP senza intervento manuale. Questo scambio costante e automatizzato è reso possibile tramite connessioni sicure (VPN, API, ecc.) o componenti di integrazione forniti dal servizio cloud.

Vantaggi dell'EDI nel cloud

Modello basato su cloud e pay-per-use: Uno dei vantaggi del cloud EDI è che, in quanto soluzione cloud, viene in genere stipulato in abbonamento o con pagamento a consumo, con pagamenti periodici in base al volume di transazioni o moduli utilizzati. Questo fa sì che le spese operative siano prevedibili.
Senza investimenti in infrastrutture proprie: Tutta l'infrastruttura tecnologica (server, software EDI, comunicazioni, sicurezza, aggiornamenti) è fornita e gestita dal provider. Il cliente non deve acquistare licenze, hardware o gestire la manutenzione tecnica, poiché il provider si occupa dello sviluppo della piattaforma e delle sue evoluzioni. Questo riduce le barriere all'ingresso e libera l'azienda dagli oneri IT.
Scalabilità e alta disponibilità: Le piattaforme EDI SaaS sono in genere progettate per adattarsi facilmente ai picchi di volume (ad esempio, campagne, crescita aziendale) senza alcun intervento da parte del cliente. Inoltre, i provider garantiscono elevati livelli di disponibilità e supporto 24 ore su 24, 7 giorni su 7, generalmente concordati nei contratti SLA (ad esempio, EDICOM offre una disponibilità garantita del 99,9%), assicurando la continuità delle operazioni aziendali.
Aggiornamenti e conformità normativa: Poiché il software è centralizzato, il fornitore applica aggiornamenti periodici che incorporano nuove funzionalità o adeguamenti normativi (ad esempio, modifiche agli standard o ai requisiti di fatturazione elettronica nei diversi Paesi). Ciò garantisce che il cliente operi sempre con una soluzione aggiornata, senza dover gestire progetti di upgrade.

Grazie a questi vantaggi, l'EDI cloud è oggi una delle opzioni più diffuse. È particolarmente interessante per le aziende che cercano una soluzione agile, flessibile e con un basso costo iniziale, o per coloro che desiderano espandere rapidamente il proprio scambio elettronico a livello internazionale senza dover implementare infrastrutture tecnologiche in ogni paese. Un fornitore globale di EDI cloud sarà in grado di connettere l'azienda con partner in tutto il mondo e gestire più standard (EDIFACT, X12, UBL, XML, ecc.) da un'unica piattaforma. In breve, l'EDI SaaS offre la piena integrazione dei flussi EDI con i sistemi aziendali, sfruttando i vantaggi del cloud in termini di semplicità, sicurezza e prestazioni.

EDI In-House (EDI interno o On-Premise)

Le soluzioni EDI In-House rappresentano l'approccio tradizionale, in cui l'azienda installa e gestisce la propria piattaforma EDI presso la propria sede (on-premise). Ciò comporta l'implementazione dell'infrastruttura hardware e software necessaria sui server dell'organizzazione, assumendo internamente tutti i componenti di una soluzione di scambio elettronico di dati. In altre parole, l'azienda è responsabile della configurazione di server, database, applicazioni EDI, connessioni di comunicazione, ecc., per lo scambio di documenti con i propri partner commerciali.

L'implementazione di una soluzione EDI in-house richiede la considerazione di diversi elementi. In primo luogo, è necessaria un'architettura fisica e logica robusta: server applicativi e database in grado di elaborare grandi volumi di transazioni, con spazio di archiviazione adeguato per i messaggi e sistemi di backup per garantire la continuità del servizio. Su questa infrastruttura viene implementato il software EDI corrispondente, che in genere include:

Un client di messaggistica EDI B2B per monitorare lo stato dei documenti inviati/ricevuti e gestire gli aspetti operativi (utenti, certificati digitali, avvisi, ecc.).

Un integratore di applicazioni che orchestra la connessione tra la piattaforma EDI e i sistemi interni (ad esempio, inserendo automaticamente un ordine EDI nell'ERP o estraendo una fattura dall'ERP per trasformarla in EDI).

Gli strumenti di traduzione e mappatura dei dati sono responsabili della conversione dei documenti tra il formato interno dell'azienda e i vari standard EDI richiesti (EDIFACT, XML, ANSI X12, ecc.). Ciò garantisce, ad esempio, che una bolla di consegna generata nell'ERP venga convertita nello standard EDIFACT per l'invio al cliente, oppure che un ordine di acquisto in formato X12 venga trasformato nel formato compreso dall'ERP.

Servizi di comunicazione EDI, necessari per inviare e ricevere messaggi utilizzando protocolli specifici (ad esempio, connettività AS2, SFTP, OFTP o connessione a reti VAN contrattuali). Questi componenti gestiscono la sicurezza e l'instradamento dei dati tra l'azienda e i suoi partner.

Oltre all'infrastruttura tecnica, una soluzione interna di successo richiede un team dedicato di professionisti. Le transazioni EDI sono spesso critiche per l'azienda, quindi le aziende devono disporre di professionisti IT responsabili della manutenzione continua della piattaforma, della risoluzione dei problemi, della risposta a nuove mappature o richieste dei partner, tra le altre attività.

Vantaggi e considerazioni dell'EDI interno:

Controllo totale: L'azienda ha il controllo completo sulla propria piattaforma EDI, poiché risiede all'interno della propria infrastruttura. Può personalizzare i processi, definire le priorità e gestire i dati internamente, se richiesto dalle proprie policy di sicurezza o dalle normative di settore.
Indipendenza del fornitore: A differenza delle soluzioni di tipo SaaS, non ci si affida a terze parti per le operazioni quotidiane (anche se potrebbe essere necessario il supporto del fornitore del software EDI). Questo evita dover pagare dei canoni ricorrenti al provider, sebbene significhi farsi carico personalmente dei costi di licenza, personale e manutenzione.
Costi iniziali e operativi elevati: L'implementazione on-premise comporta un investimento significativo in server, software, sicurezza, certificazioni e formazione del personale. Genera inoltre costi continui per supporto, aggiornamenti e scalabilità. Questo modello è in genere praticabile per le grandi aziende con risorse e volumi sufficienti a giustificare l'investimento.
Complessità tecnica: Un ambiente EDI on-premise incorpora molteplici componenti tecnologici che devono funzionare in armonia. La gestione delle integrazioni con più partner, standard diversi e protocolli eterogenei aumenta la complessità. Ad esempio, l'inserimento di un nuovo partner commerciale può comportare lo sviluppo di mappe di traduzione aggiuntive e l'impostazione di nuove comunicazioni, tutte attività di responsabilità di un team interno.

La conclusione è che questo modello operativo EDI è in declino, e ha perfettamente senso. Il motivo principale per operare in questo modo potrebbe essere la volontà di un'azienda di stabilire misure di sicurezza fisica per l'accesso ai propri dati e persino di controllare i server in cui i dati vengono archiviati ed elaborati. Tuttavia, con la tecnologia attuale e le misure di sicurezza implementate da un provider EDI prestigioso, comprese le sue strutture, i server e i protocolli di comunicazione, questa motivazione da sola perde ogni significato. Attualmente, qualsiasi soluzione diversa da una soluzione SaaS aumenta i costi e la complessità nel contesto dello scambio elettronico di dati.

Web EDI (portali Web per EDI)

Per capire cos'è il Web EDI e come funziona, dobbiamo sapere che si tratta di una soluzione progettata per le aziende che hanno bisogno di scambiare un piccolo volume di documenti EDI e non dispongono di un'integrazione diretta con un ERP o un sistema interno. Consiste essenzialmente nell'utilizzo di un portale web fornito da un provider EDI, dove gli utenti possono inviare e ricevere messaggi elettronici tramite moduli online. In altre parole, le informazioni EDI vengono inserite manualmente su una pagina web anziché essere generate da un'applicazione interna.

Le soluzioni Web EDI sono spesso utilizzate come alternativa economica per le PMI o per mettere in contatto piccoli fornitori e clienti che non dispongono di un proprio sistema EDI integrato. Ad esempio, una grande azienda può offrire un portale EDI ai propri piccoli fornitori in modo che possano caricare fatture o conferme d'ordine. Dal lato fornitore, è sufficiente un browser e un accesso a Internet per partecipare allo scambio elettronico, senza dover installare software specializzato o sviluppare integrazioni. Questo facilita l'inclusione digitale di tutti gli attori della supply chain.

Come funziona in pratica? L'utente Web EDI accede al portale e può visualizzare i documenti EDI inviati dal partner commerciale (tradotti in un formato leggibile PDF, in genere una visualizzazione simile a un modulo di un ordine di acquisto, ad esempio). Analogamente, per rispondere o emettere un documento, l'utente compila un modulo web con i dati necessari, ad esempio creando una fattura compilando campi come importo, concetto, ecc.; al momento dell'invio, il portale converte tali informazioni nello standard EDI appropriato e le invia al destinatario. Analogamente, quando l'azienda riceve un documento in entrata, il portale lo presenta all'utente in un formato comprensibile e può anche consentirne il download in PDF o in altri formati.

Caratteristiche e utilizzi del Web EDI:

Implementazione semplice: Non richiede progetti di integrazione o installazioni complesse di sistema. Registrando gli utenti sulla piattaforma web, possono iniziare a scambiare documenti. È un punto di accesso al mondo EDI per le aziende alle prime armi o con risorse tecnologiche limitate.
Investimento minimo: In genere viene offerto come servizio in abbonamento a basso costo, o addirittura gratuito per alcuni utenti (a volte, le grandi aziende offrono il portale gratuitamente ai propri fornitori per garantirne l'adozione). Non è necessario investire in hardware o licenze costosi.
Funzionamento manuale: Lo svantaggio è che non è automatizzato con i sistemi interni dell'azienda utente. Ogni documento richiede l'inserimento o l'estrazione manuale dei dati da parte di un utente. Questo lo rende impraticabile quando i volumi delle transazioni aumentano, poiché potrebbe causare ritardi ed errori di battitura. Pertanto, il Web EDI è consigliato per flussi di transazioni bassi o occasionali.
Funzionalità limitata: I portali in genere consentono transazioni di base (ordini di spedizione/ricezione, avvisi di spedizione, fatture, ecc.), ma potrebbero non disporre di funzionalità di integrazione avanzate. Tuttavia, molti portali Web EDI offrono alcune funzionalità utili, come modelli precaricati, cataloghi di prodotti, convalide dei campi e tracciabilità di base (ad esempio, conferma che il destinatario ha aperto o accettato il documento).

In breve, il Web EDI è la soluzione ideale per includere in modo rapido ed economico partner commerciali di piccole dimensioni o occasionali nelle transazioni elettroniche. Può essere utile anche nelle fasi iniziali di un progetto pilota EDI. Tuttavia, man mano che un'azienda aumenta il volume degli scambi o cerca una maggiore efficienza, spesso migra verso l'integrazione EDI automatizzata (sia tramite SaaS che tramite un'implementazione interna), poiché evitare il reinserimento manuale dei dati sarà fondamentale per ottenere maggiori vantaggi in termini di automazione.

EDI in Outsourcing (Servizi EDI gestiti)

Infine, l'EDI in Outsourcing è una modalità in cui l'azienda esternalizza completamente la gestione della propria piattaforma EDI a una terza parte specializzata (un provider di servizi EDI). A differenza dell'EDI in modalità SaaS, che esternalizza principalmente l'infrastruttura tecnologica, l'outsourcing include anche la gestione e l'amministrazione quotidiana della soluzione. In altre parole, tutte le attività necessarie per configurare, monitorare e mantenere la soluzione di integrazione dati del cliente vengono delegate al fornitore.

Con l'EDI in Outsourcing, l'azienda utilizzatrice non deve più preoccuparsi di accedere alla piattaforma per gestire alcunché, dato che saranno i tecnici del provider ad occuparsi di queste attività, garantendo le prestazioni ottimali della soluzione. Queste attività spaziano dalla configurazione iniziale (mapping, connessioni con ciascun partner, test di scambio) al monitoraggio proattivo del sistema (controllo della corretta trasmissione di tutti i messaggi, risoluzione dei problemi di comunicazione, ripetizione dell'invio in caso di errori, ecc.), fino alla manutenzione continua (onboarding di nuovi partner o documenti, aggiornamento dei formati in caso di modifiche degli standard, gestione delle modifiche legislative nei diversi Paesi, ecc.).

In pratica, l’EDI in Outsourcing prevede in genere la combinazione di una solida piattaforma SaaS EDI affiancato da un team dedicato di esperti del provider assegnati alla gestione dell'account. Ad esempio, EDICOM offre questo servizio tramite EDICOM Managed Services, dove tecnici specializzati fungono da "ufficio EDI" esternalizzato dell'azienda cliente. Questi tecnici sono responsabili dell'amministrazione continua della piattafoma: registrazione di nuovi contatti, gestione dei flussi di integrazione, supporto ai partner commerciali, monitoraggio 24 ore su 24 e 7 giorni su 7 della piattaforma, tra le altre attività. Per l'azienda utilizzatrice, ciò significa che può concentrarsi sul proprio core business affidando la gestione EDI a specialisti. In parole povere, il fornitore diventa un'estensione del reparto IT aziendale per tutte le questioni relative allo scambio elettronico.

Vantaggi dell'EDI in Outsourcing

Specialisti dedicati: Il fornitore si avvale di personale con una vasta esperienza in EDI, standard e protocolli, garantendo una gestione professionale. Questo si traduce in genere in minori tassi di errore, una più rapida risoluzione dei problemi e una rapida adozione dei miglioramenti della piattaforma.
Risparmio di tempo e risorse: L'azienda non ha bisogno di avere un ampio team EDI interno né di formarlo costantemente; può ridurre i costi operativi non dovendo mantenere personale 24 ore su 24, 7 giorni su 7 per queste funzioni. Inoltre, si evitano le spese infrastrutturali, poiché l'outsourcing si basa in genere sul cloud del provider (soluzione SaaS).
Servizio completo e monitoraggio continuo: Il fornitore si impegna a garantire i livelli di servizio (disponibilità, tempi di risposta) tramite SLA e monitora costantemente la piattaforma. Ad esempio, se una transazione non raggiunge la destinazione, il team del provider lo rileva e interviene prima ancora che il cliente debba intervenire. Questo garantisce scambi affidabili con tutti i partner commerciali.
Scalabilità operativa: L'onboarding di nuovi partner commerciali o l'aumento del volume di messaggi è più semplice, poiché il fornitore dispone di procedure e team per gestire questo carico di lavoro crescente (ad esempio, attivando rapidamente mappe EDI predefinite per determinati documenti o collegandosi con i principali retailers, che il provider con buone probabilità avrà già gestito progetti di integrazione con altri clienti). L'azienda cliente può crescere senza preoccuparsi se il suo team EDI interno sarà sufficiente.

In breve, l'EDI in Outsourcing è un'opzione eccellente per le aziende di medie e grandi dimensioni che desiderano sfruttare i vantaggi dell'EDI senza distogliere le proprie risorse dalla sua gestione. È particolarmente utile in ambienti complessi con molti partner internazionali, molteplici standard o una rigorosa conformità normativa, dove avere un partner esperto fa la differenza. Esternalizzando le operazioni EDI, l'azienda garantisce la continuità del servizio (il provider spesso dispone di personale e infrastrutture ridondanti) e ha la tranquillità che le sue comunicazioni B2B critiche siano nelle mani di professionisti. Di conseguenza, l'azienda può concentrarsi sulla sua value chain principale (vendite, logistica, servizio clienti), sapendo che l'automazione EDI alla base di questi processi funziona in modo ottimale ed è supportata da un team dedicato.

Confronto tra diversi tipi di soluzioni EDI

Nella seguente tabella comparativa possiamo osservare le differenze tra i diversi tipi di Soluzioni EDI: Saas EDI (cloud EDI), EDI interno, Web EDI e Outsourcing EDI.

	SaaS EDI	In-House EDI	Web EDI	Outsourcing EDI
Elaborazione dei dati	Automatizzato	Automatizzato	Automatizzato	Automatizzato
Integrazione con ERP	Sì	Sì	No	Sì
Volume dei documenti	Medio-Alto	Medio-Alto	Basso-Medio	Medio-Alto
Gestioni dei servizi	Cliente	Cliente	Cliente	Provider
Fattura eletronica	Sì	Sì	Sì	Sì
Localizzazione dell'herdware	CED del provider	Sede del cliente	CED del provider	CED del provider

Caso di successo: ASICS e l'automazione dei processi tramite EDI

Il caso di successo di ASICS dimostra chiaramente i vantaggi di una soluzione EDI ben implementata. L'azienda ha avviato un progetto di trasformazione digitale con EDICOM per automatizzare il ciclo order-to-cash e accelerare l'integrazione di nuovi retailers nella propria rete di distribuzione.

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Conclusioni

Abbiamo esplorato le principali modalità di Soluzioni EDI per le aziende – dal SaaS al Web EDI agli schemi In-House e ai servizi in Full Outsourcing – comprendendone le caratteristiche e le applicazioni. Ogni approccio offre vantaggi specifici a seconda del contesto. Non esiste una soluzione "universale"; la scelta dipenderà dalle dimensioni dell'azienda, dal volume delle transazioni, dalle capacità IT, dal budget e dalla strategia aziendale.

Per i responsabili IT o amministrativi che si avvicinano a questa tecnologia, è importante valutare le opzioni sia dal punto di vista tecnico che operativo. Considerazioni come l'integrazione con i sistemi ERP, i requisiti di compliance legale (ad esempio, la fatturazione elettronica obbligatoria in alcuni paesi), la futura scalabilità e il livello di supporto desiderato dovrebbero essere tutti presi in considerazione quando si definisce la roadmap EDI dell'organizzazione.

In ogni caso, l'adozione dell'EDI rappresenta un passo avanti verso l'automazione dei processi aziendali e il raggiungimento della trasformazione digitale. Le soluzioni qui descritte eliminano le attività manuali, accelerano il flusso di informazioni e stabiliscono relazioni commerciali più efficienti e sicure con clienti, fornitori e partner logistici. Contribuiscono inoltre alla sostenibilità riducendo il consumo di carta e migliorando la tracciabilità delle transazioni.