EDI-Opplossingen

Niet alle bedrijven hebben dezelfde capaciteiten of hetzelfde uitwisselingsvolume, waardoor EDI geen uniforme oplossing is. In de loop der jaren zijn er verschillende soorten EDI-oplossingen ontstaan die zijn aangepast aan de omvang, sector en technologische middelen van elke organisatie. Van EDI-platforms in de cloud (SaaS) die de eigen infrastructuur minimaliseren, tot in-house oplossingen die bij de klant worden geïnstalleerd, tot hybride oplossingen zoals Web EDI voor kleine handelspartners of volledige uitbesteding via EDI-outsourcing. In dit gedeelte beschrijven we de kenmerken van elke modaliteit en in welke gevallen het raadzaam is om ze te gebruiken.

In-House EDI (interne EDI of On-Premise)

In-House EDI-oplossingen zijn de traditionele vorm, waarbij het bedrijf zijn eigen EDI-platform op zijn eigen locatie (on-premise) installeert en exploiteert. Dit houdt in dat de benodigde hardware- en software-infrastructuur op de servers van de organisatie wordt geïmplementeerd, waarbij alle componenten van een oplossing voor elektronische gegevensuitwisseling intern worden verzorgd. Met andere woorden, het bedrijf is verantwoordelijk voor het opzetten van de servers, databases, EDI-toepassingen, communicatieverbindingen, enz. om documenten met zijn handelspartners te kunnen uitwisselen.

Bij de implementatie van een in-house EDI moeten verschillende elementen in overweging worden genomen. Ten eerste is een robuuste fysieke en logische architectuur nodig: applicatieservers en databases die grote hoeveelheden transacties kunnen verwerken, met voldoende opslagruimte voor het archiveren van berichten en back-upsystemen om de continuïteit van de dienstverlening te waarborgen. Op deze infrastructuur wordt de bijbehorende EDI-software geïmplementeerd, die doorgaans het volgende omvat:

Web EDI (webportals voor EDI)

Om te begrijpen wat Web EDI is en hoe het werkt, moeten we weten dat het een oplossing is die is bedoeld voor bedrijven die een klein volume aan EDI-documenten moeten uitwisselen en die geen directe integratie met een ERP- of intern systeem hebben. Het bestaat in feite uit het gebruik van een webportaal dat door een EDI-leverancier wordt aangeboden, waarop de gebruiker elektronische berichten kan verzenden en ontvangen via online formulieren. Dat wil zeggen dat de EDI-informatie handmatig op een webpagina wordt ingevoerd in plaats van vanuit een interne applicatie te worden gegenereerd. 

Web-EDI-oplossingen worden vaak gebruikt als goedkoop alternatief voor kleine en middelgrote ondernemingen of om kleine leveranciers en klanten te verbinden die niet over een eigen geïntegreerd EDI-systeem beschikken. Een groot bedrijf kan bijvoorbeeld een EDI-portaal aanbieden aan zijn kleine leveranciers, zodat zij daar hun facturen of orderbevestigingen kunnen uploaden. Aan de kant van de leverancier hebben ze alleen een browser en internet nodig om deel te nemen aan de elektronische uitwisseling, zonder dat ze speciale software hoeven te installeren of integratieontwikkelingen hoeven uit te voeren. Dit vergemakkelijkt de digitale inclusie van alle spelers in de toeleveringsketen. 

Hoe werkt dit in de praktijk? De gebruiker van Web EDI logt in op het portaal en kan daar de EDI-documenten bekijken die zijn handelspartner hem heeft gestuurd (vertaald naar een op het scherm leesbaar formaat, meestal een formulierweergave van de inkooporder bijvoorbeeld). Om te reageren of een document te verzenden, vult de gebruiker een webformulier in met de nodige gegevens – bijvoorbeeld een factuur aanmaken door velden voor het bedrag, de omschrijving enz. in te vullen – en bij het verzenden zorgt het portaal ervoor dat die informatie wordt omgezet naar de juiste EDI-standaard en aan de ontvanger wordt bezorgd. Op dezelfde manier presenteert het portaal, wanneer het bedrijf een inkomend document ontvangt, dit op een begrijpelijke manier aan de gebruiker en kan het ook worden gedownload in pdf- of een ander formaat. 

EDI-outsourcing (beheerde EDI-diensten) 

Ten slotte is EDI-outsourcing een methode waarbij het bedrijf het beheer van zijn EDI-platform volledig uitbesteedt aan een gespecialiseerde derde partij (een EDI-dienstverlener). In tegenstelling tot SaaS EDI, waarbij voornamelijk de technologische infrastructuur wordt uitbesteed, omvat outsourcing ook de dagelijkse werking en het beheer van de oplossing. Met andere woorden, alle taken die nodig zijn om de data-integratieoplossing van de klant te configureren, te monitoren en actief te houden, worden aan de leverancier gedelegeerd. 

Met EDI-outsourcing hoeft het gebruikende bedrijf zich niet langer bezig te houden met de toegang tot het platform om iets te beheren, aangezien de professionals van de leverancier deze taken op zich nemen en zorgen voor een optimale werking van de oplossing. Dit omvat alles van de initiële configuratie (mappings, verbindingen met elke partner, uitwisselingstests) tot proactieve bewaking van het systeem (controleren of alle berichten correct worden verzonden, oplossen van communicatieproblemen, herhalingspogingen in geval van storingen, enz.), en evolutionair onderhoud (registreren van nieuwe partners of documenten, bijwerken van formaten wanneer de normen veranderen, inspelen op wettelijke veranderingen in verschillende landen, enz.). 

In de praktijk houdt EDI-outsourcing meestal in dat een robuust SaaS EDI-platform wordt gecombineerd met een toegewijd team van experts van de leverancier die aan de klantaccount is toegewezen. EDICOM biedt deze dienst bijvoorbeeld aan via EDICOM Managed Services, waarbij gespecialiseerde technici fungeren als het uitbestede "EDI-kantoor" van het contracterende bedrijf. Deze technici zijn verantwoordelijk voor het dagelijks beheer: het registreren van nieuwe gesprekspartners, het onderhouden van integratiestromen, het ondersteunen van handelspartners, 24/7 toezicht op het platform, en andere taken. Voor het gebruikende bedrijf betekent dit dat het zich kan concentreren op zijn kernactiviteiten, terwijl het de EDI-activiteiten aan specialisten toevertrouwt. Simpel gezegd wordt de leverancier een verlengstuk van de IT-afdeling van het bedrijf voor alles wat met elektronische uitwisseling te maken heeft.