Beheer de elektronische handtekening van documenten op een veilige en wettelijk geldige manier
Digitaliseer elke goedkeuringsstroom van documenten met elektronische handtekening. Bepaal wie, wanneer en hoe ondertekent. Oplossing compatibel met alle soorten elektronische handtekeningen, ondersteund door de vertrouwensdienstverlener EDICOM.
Beheer de elektronische handtekening van documenten op een veilige en wettelijk geldige manier
EDICOMSignADoc: Elektronische handtekeningen met volledige controle over uw documenten
Ontwerp goedkeuringsstromen met elektronische handtekeningen die zijn aangepast aan de processen van uw bedrijf.
Digitaliseer uw goedkeuringsprocessen voor documenten met een veilige, wettelijke en perfect geïntegreerde oplossing. Met EDICOMSignADoc kunt u stromen met meerdere stappen definiëren, specifieke voorwaarden vaststellen en verschillende soorten elektronische handtekeningen toepassen, afhankelijk van het type document of het risiconiveau.
Elektronische handtekening met wettelijke geldigheid
Pas verschillende soorten elektronische handtekeningen toe, afhankelijk van het beveiligingsniveau dat elk document vereist. EDICOMSignADoc is geïntegreerd met de vertrouwensdiensten van EDICOM.
Elektronische handtekeningstromen op maat
Bepaal de stappen, deelnemers en voorwaarden van elke handtekeningstroom. Configureer alles van individuele goedkeuringen tot complexe processen met gezamenlijke of hoofdelijke handtekeningen, afhankelijk van de behoeften van uw bedrijf.
Directe integratie met uw systemen
Integreer EDICOMSignADoc met uw beheeroplossingen (ERP, CRM, DMS) en werk zonder uw gebruikelijke omgevingen te verlaten. Ons technisch team past de implementatie aan om een veilige en ononderbroken ervaring te garanderen.
Configureer elektronische handtekeningen en authenticatiemethoden met het beveiligingsniveau dat u nodig hebt
Onderteken documenten direct. Snel, eenvoudig, intuïtief.
EDICOMSignADoc past zich aan de kriticiteit van elke goedkeuringsstroom aan. Van interne documenten met een laag risico tot kritieke contracten met derden, u kunt precies het beveiligingsniveau toepassen dat uw processen vereisen. Als vertrouwensserviceprovider garandeert EDICOM de wettelijke geldigheid van elke handtekening, door verschillende soorten elektronische handtekeningen en veilige authenticatiemethoden te combineren.
Eenvoudige elektronische handtekening: toegepast door middel van niet-gekwalificeerde elektronische certificaten. Garandeert de integriteit van het document en de vertrouwelijkheid van de transactie. Aanbevolen voor interne validaties met een geringe juridische impact.
Geavanceerde elektronische handtekening: maakt gebruik van gekwalificeerde certificaten om de ondertekenaar te authenticeren. Garandeert de identiteit, integriteit en vertrouwelijkheid. Geschikt voor het ondertekenen van commerciële overeenkomsten of juridische documenten met derden.
Gekwalificeerde elektronische handtekening: wordt uitgevoerd met gekwalificeerde certificaten en door middel van veilige devices voor het aanmaken van handtekeningen. Garandeert integriteit, authenticiteit, vertrouwelijkheid en onweerlegbaarheid. Dit is het hoogste niveau van rechtszekerheid.
Tweefactorauthenticatie
EDICOMSignADoc maakt het mogelijk om authenticatiemethoden zoals OTP of het verzenden van codes via sms toe te voegen om de veiligheid van de toegang en de handtekening te versterken. Deze extra beveiligingslaag is vooral nuttig in goedkeuringsstromen waar de identiteit van de gebruiker moet worden geverifieerd voordat het document wordt gevalideerd.
- OTP (One-Time Password): tijdelijke code gegenereerd door apps zoals Google Authenticator.
- SMS: verzending van een verificatiecode naar de mobiele telefoon van de ondertekenaar.
Ontwerp volledig op maat gemaakte elektronische ondertekeningsstromen
Creëer eenvoudige of complexe processen zonder de controle te verliezen.
EDICOMSignADoc maakt het mogelijk om stromen te ontwerpen die zijn aangepast aan de realiteit van uw bedrijf, van eenvoudige individuele goedkeuringsprocessen tot complexe schema's met meerdere stappen, voorwaarden en beveiligingsniveaus. Dit alles vanuit een gecentraliseerde, veilige en volledig geïntegreerde omgeving.
Configureer de afzenders en definieer de stappen
Selecteer de gebruikers die een goedkeuringsstroom kunnen starten. Stel de nodige stappen vast en wijs verantwoordelijken, authenticatieniveaus en het vereiste type handtekening voor elke stap toe.
Kies het type elektronische handtekening per stap
Pas het type handtekening aan de logica van uw bedrijf aan door te kiezen tussen een gezamenlijke handtekening, waarbij alle ondertekenaars moeten ondertekenen om de stroom voort te zetten, of een hoofdelijke handtekening, waarbij het voldoende is dat een bepaald aantal ondertekenaars het document valideert om het proces voort te zetten.
Pas voorwaardelijke regels toe
Pas de workflows aan met specifieke voorwaarden. Activeer bijvoorbeeld een extra handtekening als het bedrag van het contract een bepaalde drempel overschrijdt of als het document naar een specifieke afdeling is gericht.
Vertrouw op EDICOM's ervaring en kennis voor uw wereldwijde EDI- en e-facturatieprojecten.
Neem contact met ons op voor meer informatie
Landen met actieve projecten
Klanten wereldwijd.
Miljoen transacties beheerd door het EDICOM-communicatienetwerk.
Directe integratie met uw beheersystemen
Onderteken documenten zonder uw ERP-, CRM- of documentbeheersysteem te verlaten.
Met EDICOMSignADoc kunt u goedkeuringsstromen rechtstreeks vanuit uw ERP-, CRM- of documentbeheersysteem beheren, zonder uw gebruikelijke systemen te verlaten. De oplossing past zich aan elke technologische omgeving aan en garandeert een veilige, stabiele en ononderbroken integratie.
Ons team van consultants zorgt voor het hele proces en integreert de oplossing op maat van uw infrastructuur. Wij garanderen volledige interoperabiliteit, zodat uw elektronische ondertekeningsprocessen soepel en continu verlopen, ongeacht de technische complexiteit van uw systemen.
ERP's: SAP, Microsoft Dynamics, Oracle, Sage, Infor, Netsuite, JD Edwards, Epicor...
CRM's: Salesforce, HubSpot, Zoho CRM, Microsoft Dynamics 365 Sales, Oracle CX, SAP Sales Cloud...
Documentbeheersystemen: SharePoint, OpenText, Alfresco, ServiceNow, DocuWare, IBM FileNet...
HR: Workday, SuccessFactors, Talentia, Oracle HCM, Cornerstone, SAGE HR, BambooHR, Cegid Talentsoft...
Elektronisch bewijs met wettelijke geldigheid, gegenereerd door de vertrouwensdienstverlener EDICOM
Telkens wanneer een document wordt verzonden, bekeken, goedgekeurd of afgewezen, genereert EDICOM, als vertrouwensdienstverlener, elektronisch bewijs dat aan die gebeurtenis is gekoppeld. Dit bewijs wordt geregistreerd met een elektronisch tijdstempel en digitaal ondertekend, waardoor de integriteit, authenticiteit en traceerbaarheid ervan worden gegarandeerd.
Alle bewijzen die tijdens het goedkeuringsproces worden gegenereerd, worden gebundeld in een door EDICOM ondertekend bewijsrapport, dat als wettelijk bewijs kan worden gebruikt in geval van audits, verzoeken of geschillen. Dit rapport biedt volledig inzicht in wat er met elk document is gebeurd en geeft de afzender volledige controle over het proces.
Bewijskracht
Het bewijsrapport vormt een geldig elektronisch bewijs voor derden, versterkt met een handtekening en tijdstempel van een erkende vertrouwensdienstverlener.
Volledige traceerbaarheid
Elke gebeurtenis wordt sequentieel en gedetailleerd geregistreerd, waardoor de volledige geschiedenis van acties met betrekking tot het document nauwkeurig kan worden gereconstrueerd.
Gecertificeerd vertrouwen
De bewijzen zijn ondertekend en verzegeld door EDICOM, een entiteit die erkend is als vertrouwensdienstverlener, in overeenstemming met de Europese eIDAS-verordening en andere internationale regelgeving.
Volledige controle over de status van uw documenten
EDICOMSignADoc bevat een geavanceerde beheeromgeving waarmee u elk document tijdens de goedkeuringscyclus kunt volgen. Bekijk in realtime of een document is geopend, ondertekend, afgewezen of nog in behandeling is bij een gebruiker. Stel tijdslimieten in, activeer automatische herinneringen, annuleer actieve stromen of forceer het opnieuw verzenden wanneer dat nodig is.
Real-time volgen
Bekijk onmiddellijk de status van al uw documenten: wie ze heeft ontvangen, of ze zijn geopend, ondertekend of afgewezen. Reageer onmiddellijk op eventuele incidenten in het proces.
Traceerbaarheid met bewijskracht
Elke uitgevoerde actie wordt geregistreerd in een bewijsrapport dat wordt gegenereerd door EDICOM als vertrouwensdienstverlener. Dit document ondersteunt de juridische geldigheid van de hele stroom.
Gecertificeerde veiligheid
EDICOMSignADoc wordt ondersteund door een infrastructuur die voldoet aan internationale normen zoals ISO 27001, ISAE 3402 en TIER II, wat de integriteit en bescherming van de informatie garandeert.
Versterkte authenticatie
Het bevat dubbele authenticatiesystemen zoals OTP of SMS om ervoor te zorgen dat alleen geautoriseerde gebruikers toegang hebben tot de documenten, deze kunnen bekijken of ondertekenen.
Geavanceerd gebruikersbeheer
Definieer specifieke rollen zoals afzender, supervisor of beheerder. Bepaal welke gebruikers toestemming hebben om stromen te verzenden, goed te keuren of te beheren volgens uw interne beleid.
Controle van deadlines en vervaldata
Stel deadlines in voor ondertekening, activeer automatische waarschuwingen en detecteer eenvoudig welke documenten hun goedkeuringsdeadline hebben overschreden, zodat u tijdig beslissingen kunt nemen.
Gebruiksscenario's per afdeling
Pas elektronische handtekeningen toe met traceerbaarheid en veiligheid in alle afdelingen.
EDICOMSignADoc past zich aan elke functionele afdeling van uw organisatie aan en maakt het mogelijk om het ondertekenen en goedkeuren van interne documenten of documenten met derden 100% digitaal en legaal te automatiseren.
Commerciële afdeling
Verkoopcontracten
Commerciële offertes
Vertrouwelijkheidsovereenkomsten (NDA's)
Commerciële voorwaarden en prijslijsten
Inkoopafdeling
Inkooporders
Contracten met leveranciers
Validatie van RFP, RFQ, RFI
Goedkeuring van SLA's
HR-afdeling
Arbeidscontracten
Geheimhoudingsovereenkomsten
Intern beleid en voorschriften
Levering van loonstroken
Financiële afdeling
Validatie van facturen
Auditrapporten
Overdracht van activa
Financieringsaanvragen
Juridische afdeling
Vennootschapscontracten
Registratie van merken en patenten
Interne regelgeving
Overdracht van volmachten en wettelijke vertegenwoordiging
Marketingafdeling
Overdracht van beeldrechten
Goedkeuring van campagnes en materialen
Dienstverleningscontracten
Veelgestelde vragen over EDICOMSignADoc
Heeft een document dat is goedgekeurd of ondertekend met EDICOMSignADoc bewijskracht?
Ja. Elke actie met betrekking tot het document wordt vastgelegd in een bewijsrapport dat is ondertekend door EDICOM als vertrouwensdienstverlener. Bovendien kunt u documenten en bewijsmateriaal bewaren in een elektronische opslagdienst voor langdurige archivering als u langdurige bewaarplicht heeft.
Wat is het bewijsrapport?
Het is een rapport dat in chronologische volgorde alle acties verzamelt die op een document zijn uitgevoerd (verzending, openen, ondertekenen, weigeren, enz.). Elke gebeurtenis wordt beveiligd met een elektronisch tijdstempel dat is uitgegeven door de PSC EDICOM en het rapport wordt ondertekend om de integriteit ervan te garanderen.
Is het bewijsrapport wettelijk geldig?
Ja. Het bevat tijdstempels en handtekeningen van de vertrouwensdienstverlener EDICOM, waardoor de volledige levenscyclus van het document als bewijs kan worden gebruikt bij audits of rechtszaken.
Is de elektronische handtekening van EDICOMSignADoc geldig bij verzoeken of rechtszaken?
Ja. De elektronische handtekeningen die door de oplossing worden gegenereerd, zijn toelaatbaar als bewijs en hun juridische geldigheid kan niet worden afgewezen omdat ze elektronisch zijn.
Welke soorten elektronische handtekeningen ondersteunt EDICOMSignADoc?
Het ondersteunt eenvoudige, geavanceerde en gekwalificeerde handtekeningen, met niet-gekwalificeerde of gekwalificeerde certificaten en, indien van toepassing, beveiligde handtekeningapparaten. Wij configureren het juiste beveiligingsniveau voor uw situatie.
Kan EDICOM certificaten uitgeven om te ondertekenen met EDICOMSignADoc?
Ja. EDICOM is een certificeringsinstantie in verschillende rechtsgebieden en kan de nodige certificaten uitgeven volgens de vereisten van het project.
Wanneer worden elektronische handtekeningen in een workflow toegepast?
Ze worden toegepast wanneer een ontvanger het document ondertekent of goedkeurt, afhankelijk van uw configuratie. Ook het bewijsrapport wordt ondertekend aan het einde van het proces.
Kan ik workflows ontwerpen met verschillende kenmerken, afhankelijk van het type document?
Ja. U kunt eenvoudige of meerlaagse workflows creëren, met voorwaardelijke regels, verschillende ondertekenaars, versterkte authenticatie en specifieke vereisten per stap.
Aan wie kan ik documenten sturen om te ondertekenen of goed te keuren?
Aan elke interne of externe ontvanger. U hoeft alleen hun e-mailadres op te geven, zodat zij veilige toegang tot het document krijgen.
Is EDICOMSignADoc veilig en betrouwbaar?
Ja. De oplossing werkt op een regelmatig gecontroleerde infrastructuur, met controles op veiligheid, continuïteit en hoge beschikbaarheid.
Over welke certificeringen beschikt EDICOM?
Onder andere ISO 27001 (informatiebeveiliging), ISO 20000 (IT-servicemanagement), ISAE 3402 (procescontroles) en TIER II (hoge beschikbaarheid).
Kan EDICOMSignADoc worden geïntegreerd met eigen of verouderde systemen?
Ja. Het is compatibel met markttoepassingen en interne ontwikkelingen, zowel in de cloud als on-premise. Wij passen de integratie aan uw omgeving aan.
Misschien bent u ook geïnteresseerd in
Eén platform. Oneindige oplossingen.
Neem contact op met onze specialisten en verhelder al uw twijfels over hoe u uw bedrijf kunt aanpassen aan elk EDI-, e-facturerings- en belastingrapportagesysteem.
Zelfontwikkelde SaaS-oplossingen
Internationale klantenservice
99,9% gegarandeerde beschikbaarheid
Beheerde diensten
Certificeringen en internationale normen
Onderhoud van integratiestromen
Meer informatie?
