Elektronische facturatie en e-Reporting in Spanje

Verplichting

Sinds 2015 is het verplicht om elektronische facturen uit te reiken bij transacties met de overheid in Spanje. Deze verplichting is vastgelegd in wet 25/2013 en vereist dat alle facturen aan de publieke sector in elektronisch formaat en met een digitale handtekening worden verzonden.

Vanaf 2018 werd deze verplichting uitgebreid naar onderaannemers en aannemers die met de overheid werken, die ook elektronisch moeten factureren wanneer het factuurbedrag hoger is dan 5.000 euro.

Factuurformaat

Het verplichte elektronische standaardformaat voor facturen aan overheidsinstanties is Facturae. 
Facturae is een gestructureerd XML-formaat dat door de Spaanse overheid is gedefinieerd en dat alle verplichte velden van een factuur bevat en automatische verwerking mogelijk maakt. Leveranciers moeten hun facturen in dit formaat opstellen om door de overheid te worden geaccepteerd. Het algemene platform voor de ontvangst van facturen van de overheid is FACe, dat fungeert als gemeenschappelijk toegangspunt voor Facturae-facturen die naar een overheidsinstantie worden verzonden.

Elektronische handtekening

Alle B2G-facturen moeten voorzien zijn van een geavanceerde elektronische handtekening (XAdES) die in de XML van Facturae zelf is ingebed.

Dit garandeert de authenticiteit van de herkomst en de integriteit van de inhoud van de factuur. In Spanje is het wettelijk verplicht dat elektronische facturen aan de overheid digitaal worden ondertekend; het gebruik van een digitaal certificaat om te ondertekenen is dus verplicht. De handtekening in XAdES-formaat (XML Advanced Electronic Signature) voldoet aan de Europese norm en wordt gebruikt door Facturae.

Archivering

B2G-factuurverzenders moeten elektronische facturen gedurende een wettelijke minimumperiode van 5 jaar bewaren. Gedurende die periode moeten de facturen in een veilig, integraal en toegankelijk elektronisch formaat worden bewaard voor mogelijke inspecties of audits.

Werking

1. Uitgifte en validatie: Extractie van de gegevens uit het ERP-systeem van de leverancier voor omzetting naar het XML-schema – Facturae, zoals gedefinieerd door de belastingdienst, en toepassing van verschillende mechanismen voor gegevensvalidatie om te controleren of de benodigde informatie aanwezig is.
2. Elektronische handtekening: Er worden de wettelijk vastgestelde mechanismen voor elektronische handtekeningen toegepast, die de integriteit en authenticiteit van de elektronische factuur waarborgen. Het gaat om de geavanceerde elektronische handtekening op basis van een certificaat (XAdES).
3. Verzending naar PGEFe: Nadat de factuur is gevalideerd, wordt deze verzonden naar PGEFe (Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas, algemeen toegangspunt voor elektronische facturen) dat door overheidsinstanties is ingesteld, of naar FACe voor instanties die zijn aangesloten bij het algemeen toegangspunt voor elektronische facturen van de centrale overheidsadministratie.
4. Elektronische archivering: Elektronisch archief in XML-formaat - Facturae van de originele factuur met hoge veiligheids- en toegankelijkheidseisen gedurende de 5 jaar die de Spaanse wetgeving voorschrijft.

Wat is het SII en wanneer is het in werking getreden?

Het SII is een telematisch systeem dat door de AEAT is ontwikkeld voor het elektronisch beheer van de btw-registers, waarbij de digitale verstrekking van factuurregisters via het elektronische hoofdkantoor van de belastingdienst binnen zeer korte termijnen verplicht is. Het is op 1 juli 2017 in werking getreden.

Voor wie geldt het SII AEAT - Onmiddellijke verstrekking van informatie in Spanje?

Het SII is verplicht voor een specifieke groep belastingplichtigen die door de belastingdienst is vastgesteld:

• Grote ondernemingen: ondernemingen met een jaaromzet van meer dan € 6.010.121,04, die een aanzienlijk deel van de in Spanje geïnde btw vertegenwoordigen.
• Bedrijvengroepen voor btw-doeleinden: entiteiten die hun belastingaangifte op geconsolideerde basis indienen en die de registers van al hun transacties elektronisch moeten indienen.
• Belastingplichtigen die zijn ingeschreven in het REDEME-stelsel (stelsel voor maandelijkse teruggaaf van btw): bedrijven die maandelijks om teruggaaf van btw verzoeken, wat een grondige en voortdurende controle van hun transacties vereist.

Naast deze verplichte groepen biedt de regelgeving de mogelijkheid dat elk bedrijf of elke beroepsbeoefenaar vrijwillig gebruik kan maken van het SII.

Wat is VeriFactu?

De VeriFactu-methode houdt in dat factuurregistraties onmiddellijk, veilig en automatisch naar het elektronische hoofdkantoor van de AEAT worden verzonden, waardoor latere wijzigingen worden voorkomen. Deze maatregel versterkt het vertrouwen in en de transparantie van het systeem en maakt effectief fiscaal toezicht mogelijk.

Anderzijds moet worden verduidelijkt dat een SIF (Sistema Informático de Facturación, computergestuurd factureringssysteem) een programma of platform is dat de vereisten van de regelgeving implementeert en de veiligheid van de factuurregistraties garandeert. Het kan in basis- of geavanceerde modus werken, waarbij VeriFactu een van de mogelijkheden is. 

Voor wie geldt de VeriFactu-verordening en wat zijn de implementatietermijnen?

De VeriFactu-verordening geldt voor de overgrote meerderheid van bedrijven en professionals in Spanje, met als enige uitzondering degenen die al verplicht zijn hun btw-administratie in te dienen via het Suministro Inmediato de Información (SII, systeem voor onmiddellijke informatieverstrekking).

Na de publicatie van Koninklijk Besluit-wet 15/2025 is er een gefaseerd implementatieschema vastgesteld om de aanpassing te vergemakkelijken:

• Belastingplichtigen voor de vennootschapsbelasting moeten hun aangepaste factureringssystemen vóór 1 januari 2027 klaar hebben.
• Zelfstandigen en andere belastingplichtigen krijgen extra tijd en moeten vanaf 1 juli 2027 aan de regelgeving voldoen.

Wat is TicketBAI en waarom is het opgezet?

TicketBAI is een gezamenlijk systeem dat is ingevoerd door de regionale belastingdiensten van Álava, Bizkaia en Gipuzkoa, samen met de Baskische regering, met als doel de gegenereerde facturen en kassabonnen elektronisch te controleren, hun authenticiteit te garanderen en manipulatie of het omzeilen van het belastingcircuit te voorkomen.

Elke factuur of kassabon moet worden gegenereerd met behulp van gecertificeerde software (met officiële registratie) die een TBAI-identificatiecode en een QR-code bevat, en wordt automatisch naar de betreffende regionale belastingdienst gestuurd.

Het systeem richt zich met name op transacties met eindklanten (vooral contante betalingen), waardoor een strengere controle op de werkelijke inkomsten mogelijk is.

Wat is LROE in het Batuz-systeem (Bizkaia)?

In Bizkaia wordt de invoering van TicketBAI aangevuld met het LROE (Libro Registro de Operaciones Económicas, register van economische transacties) binnen het Batuz-systeem. Dit houdt in dat belastingplichtigen niet alleen elektronische facturen moeten uitgeven die voldoen aan de TicketBAI-vereisten, maar ook een gestructureerd en volledig register van al hun economische transacties moeten indienen.

Dit elektronische register wordt ingediend via de formulieren 140 (voor zelfstandigen) en 240 (voor bedrijven) en geeft de regionale belastingdienst gedetailleerde en actuele informatie over de activiteiten van elke belastingplichtige. Hierdoor vergemakkelijkt het LROE het automatisch genereren van conceptaangiften voor btw, vennootschapsbelasting en inkomstenbelasting, waardoor de administratieve lasten worden verminderd en de naleving van de belastingwetgeving wordt vereenvoudigd.