Terug naar de kaartElektronische facturering en belastingaangifte in Portugal
Elektronische facturering wordt in Portugal steeds belangrijker voor de modernisering van de administratieve processen in de publieke sector. De verplichte invoering ervan begon vorm te krijgen met de publicatie van wetsdecreet 111-B/2017, waarmee Richtlijn 2014/55/EU werd omgezet in het Portugese rechtskader.
Kenmerken van elektronische facturatie in Portugal
Portugal heeft vooruitgang geboekt met de implementatie van elektronische facturatie in een gecentraliseerd model dat wordt gecoördineerd door de Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública (eSPAP), dat interoperabiliteit bevordert en efficiëntie garandeert bij de uitwisseling van documenten tussen leveranciers en overheidsdiensten.
De bevoegde autoriteit in belastingzaken is de Autoridade Tributária e Aduaneira (AT), het orgaan dat verantwoordelijk is voor de controle en regulering van de naleving van de belastingwetgeving in Portugal.
Verplichting
Het gebruik van elektronische facturering is verplicht in B2G-relaties, oftewel tussen leveranciers en overheidsinstellingen. In de B2B-sector (tussen privébedrijven) is het gebruik ervan optioneel, zodat elke entiteit het kan evalueren en beslissen op basis van haar technologische en operationele behoeften.
Factuurformaat
Voor het uitreiken van facturen gericht aan openbare besturen zijn de geldige elektronische formaten:
- UBL 2.1 “CIUS-PT”
- CEFACT “CIUS-PT”
Beide schema's zijn gebaseerd op XML-taal en aangepast aan nationale specificaties om interoperabiliteit te garanderen.
Elektronische handtekening
In Portugal is de elektronische handtekening verplicht voor alle facturen die worden uitgereikt aan overheidsinstellingen. Deze vereiste is bedoeld om de authenticiteit van de herkomst en de integriteit van de inhoud van het elektronische document te garanderen, in overeenstemming met de bepalingen van de nationale wetgeving en de Europese regelgeving inzake elektronische facturering.
De handtekening moet worden aangebracht door de opsteller van de factuur met behulp van een gekwalificeerd digitaal certificaat, afgegeven door een erkende certificeringsinstantie, en in overeenstemming met Verordening (EU) nr. 910/2014 (eIDAS) betreffende elektronische identificatie en vertrouwensdiensten. Deze verordening stelt een gemeenschappelijk kader vast dat ervoor zorgt dat elektronische handtekeningen geldig zijn en erkend worden in alle EU-lidstaten.
Archivering
De Portugese wetgeving vereist dat elektronische facturen minimaal 10 jaar worden bewaard, zowel voor de uitgever als voor de ontvanger. Deze opslag moet de integriteit, authenticiteit en toegankelijkheid van de documenten in de loop van de tijd garanderen.
Vereisten
Leveranciers die facturen moeten uitreiken aan overheidsinstellingen die aangesloten zijn bij het eSPAP-portaal, zijn verplicht om zich vooraf in het systeem te registreren en verbindingstests uit te voeren om interoperabiliteit te garanderen. Anderzijds moeten leveranciers van overheidsinstellingen die niet zijn geïntegreerd in eSPAP verbinding maken met de specifieke portalen van elke entiteit, aangepast aan hun specifieke technische vereisten.
Komende data in Portugal
Elektronische belastingaangifte via SAF-T in Portugal
Portugal was een van de pioniers bij de invoering van het SAF-T-systeem (Standard Audit File for Tax), dat in 2008 werd geïntroduceerd met als doel de elektronische indiening van belasting-, boekhoud- en transportgegevens te automatiseren en centraliseren. Deze verplichting geldt voor alle bedrijven met een geregistreerde zetel of permanente vestiging in het land die onderworpen zijn aan vennootschapsbelasting (IRC) of personenbelasting (IRS) en die een georganiseerde boekhouding voeren.
De regelgeving vereist het gebruik van drie soorten elektronische bestanden in SAF-T PT formaat, elk met verschillende vereisten en periodiciteit:
SAF-T PT voor facturering
Dit bestand bevat de benodigde gegevens voor de elektronische btw-aangifte en moet voor de 5e van elke maand worden ingediend. Het bevat gedetailleerde informatie zoals de koptekst, klantgegevens, belastingtabel, uitgegeven facturen en ontvangen betalingen. De bestanden moeten opeenvolgend worden gegenereerd en het creatieproces moet de elektronische handtekening van de vorige factuur integreren, als een controle- en integriteitsmechanisme.
SAF-T PT voor elektronisch boekhouding
Het elektronische boekhoudkundige bestand verzamelt de financiële en boekhoudkundige gegevens van het bedrijf. Het wordt maandelijks of jaarlijks gepresenteerd, afhankelijk van het regime van het bedrijf, en moet elementen bevatten zoals de koptekst, het rekeningstelsel, de klant- en leverancierstabellen, de belastingtabel, boekhoudkundige bewegingen en betalingsbewijzen, indien van toepassing. Het is een belangrijk instrument voor transparantie en traceerbaarheid van economische operaties.
Rapportering van transportdocumenten
BTW-plichtigen zijn verplicht om vervoersdocumenten met betrekking tot de verplaatsing van goederen elektronisch door te geven voordat ze worden uitgevoerd. De Autoridade Tributária e Aduaneira (AT) geeft een validatiecode af die in het document moet worden opgenomen als toestemming voor de verplaatsing van goederen. Dit systeem maakt real-time controle van het goederentransport mogelijk en versterkt de strijd tegen belastingfraude.
EDICOM-oplossing voor SAF-T PT
De EDICOM-oplossing is gecertificeerd door de Portugese Belastingdienst, in overeenstemming met Portaria nº 363/2010 en 340/2013, en maakt volledige automatisering mogelijk van het genereren, verzenden en opslaan van SAF-T-bestanden.
- Gegevensvastlegging: integratie met ERP om fiscale en boekhoudkundige informatie te extraheren.
- Bestandsgeneratie: automatische structurering van gegevens in overeenstemming met het SAF-T PT formaat.
- Connectiviteit: rechtstreeks verzenden van bestanden naar de belastingdienst via een beveiligde communicatie HUB.
- Integratie en traceerbaarheid: controle van de status van verzendingen vanuit het beheersysteem.
- Opslag conform eIDAS: veilige elektronische opslag gedurende de wettelijke termijn.
- Meertalige ondersteuning: gespecialiseerde hulp bij het oplossen van technische of regelgevingsproblemen.
Met deze oplossing kunnen bedrijven op een veilige, geautomatiseerde manier voldoen aan hun belastingverplichtingen in Portugal, aangepast aan de eisen van het wettelijk kader.
Komende data in Portugal
Veelgestelde vragen over e-factureren in Portugal
Doordat bedrijven e-facturatie als het enige facturatiesysteem gebruiken, is het logisch dat er vragen en twijfels rijzen over de implementatie ervan. In deze context helpen wij u bij het oplossen van enkele van de meest voorkomende vragen over B2G e-facturatie in Portugal.
Wanneer is het verplicht om een elektronische factuur te versturen in Portugal?
Momenteel is e-facturatie verplicht voor alle bedrijven die moeten factureren aan overheidsdiensten in Portugal. De regelgeving inzake e-facturatie is in april 2020 van toepassing geworden en de uitvoering is geleidelijk uitgebreid tot alle Portugese bedrijven, wat ook gevolgen heeft voor leveranciers in andere landen.
Hoe ziet het e-facturatiesysteem in Portugal eruit?
Het e-facturatiesysteem in Portugal is gedecentraliseerd. Dit betekent dat overheidsdiensten, in tegenstelling tot andere landen, de e-facturatieoplossing kunnen kiezen die het beste bij hun behoeften past, zolang ze voldoen aan de e-facturatieformaten en -normen die zijn vastgelegd in de lokale regelgeving.
Wat is de rol van eSPAP in het e-facturatieproject in Portugal?
eSPAP biedt een oplossing (FE-AP Portal) voor de implementatie van het elektronische model in Portugal, en biedt een communicatiekanaal voor het verzenden van facturen naar administraties en overheidsinstanties. Overheidsinstellingen en directe overheidsadministratie zullen dit platform gebruiken als kanaal om facturen van hun leveranciers te ontvangen. Andere overheidsinstanties kunnen zich op vrijwillige basis bij de eSPAP-dienst aansluiten, hoewel zij kunnen besluiten hun eigen communicatiekanalen in te voeren, afhankelijk van hun specifieke behoeften.
Wat is het FE-AP Portaal?
Het is het e-facturatieportaal van de overheid dat door eSPAP is ontwikkeld met als doel het toegangspunt te worden voor de ontvangst van elektronische facturen van de overheid.
Wat zijn de belangrijkste kenmerken van de eSPAP-oplossing voor eSPAP?
Het biedt overheidsdiensten die zijn aangesloten op het eSPAP-platform de mogelijkheid om elektronische facturen van hun leveranciers te ontvangen en voorziet in monitoring-, validatie- en verwerkingsmechanismen in hun eigen boekhoudsystemen.
Zijn de Portugese administraties klaar om elektronische facturen te ontvangen?
Overheidsdiensten en -instellingen hadden tot 18/04/2020 de tijd om hun informatiesystemen aan te passen aan het e-facturatiemodel. Sindsdien is de Portugese overheid klaar om elektronische facturen te ontvangen in het kader van het B2G-factuurproject.
Wat is eSPAP?
eSPAP - Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, coördineert de implementatie van elektronische facturatie in het openbaar bestuur. Decreet 123/2018 van 20 december 2018 verleent eSPAP alle bevoegdheden om de technische en functionele vereisten voor de implementatie van e-facturatie met overheidsdiensten in Portugal te regelen.
Welke overheidsinstanties zijn verplicht om het eSPAP-platform te gebruiken?
De organisaties die verbinding moeten maken met eSPAP om elektronische facturen te ontvangen, zijn organisaties die worden beheerd door de overheid en openbare instellingen. Andere lokale overheidsinstanties kunnen ervoor kiezen om hun eigen platform te ontwikkelen, zoals ziekenhuizen, gemeentehuizen, rechtbanken, enz.
Hoe verstuur ik mijn facturen? Per e-mail, via een portaal...?
In het geval van overheidsdiensten en instellingen, die verplicht zijn om het eSPAP-platform te gebruiken, zijn er twee opties. De eerste is om facturen automatisch naar dit platform te sturen via het Web Service-protocol. Aan de andere kant is er ook de mogelijkheid om dit handmatig te doen via een portaal van eSPAP, dat meestal meer wordt gebruikt door belastingplichtigen met lage factuurvolumes. De andere administraties kunnen beslissen welk platform ze gebruiken, of het nu gaat om eSPAP of een ander systeem.
Komende data in Portugal
WebinarEén platform. Oneindige oplossingen.
Neem contact op met onze specialisten en verhelder al uw twijfels over hoe u uw bedrijf kunt aanpassen aan elk EDI-, e-facturerings- en belastingrapportagesysteem.
Zelfontwikkelde SaaS-oplossingen
Internationale klantenservice
99,9% gegarandeerde beschikbaarheid
Beheerde diensten
Certificeringen en internationale normen
Onderhoud van integratiestromen
Meer informatie?
