Elektronische facturering en belastingaangifte in Portugal

Momenteel is e-facturatie verplicht voor alle bedrijven die moeten factureren aan overheidsdiensten in Portugal. De regelgeving inzake e-facturatie is in april 2020 van toepassing geworden en de uitvoering is geleidelijk uitgebreid tot alle Portugese bedrijven, wat ook gevolgen heeft voor leveranciers in andere landen.

Het e-facturatiesysteem in Portugal is gedecentraliseerd. Dit betekent dat overheidsdiensten, in tegenstelling tot andere landen, de e-facturatieoplossing kunnen kiezen die het beste bij hun behoeften past, zolang ze voldoen aan de e-facturatieformaten en -normen die zijn vastgelegd in de lokale regelgeving.

eSPAP biedt een oplossing (FE-AP Portal) voor de implementatie van het elektronische model in Portugal, en biedt een communicatiekanaal voor het verzenden van facturen naar administraties en overheidsinstanties. Overheidsinstellingen en directe overheidsadministratie zullen dit platform gebruiken als kanaal om facturen van hun leveranciers te ontvangen. Andere overheidsinstanties kunnen zich op vrijwillige basis bij de eSPAP-dienst aansluiten, hoewel zij kunnen besluiten hun eigen communicatiekanalen in te voeren, afhankelijk van hun specifieke behoeften.

Het is het e-facturatieportaal van de overheid dat door eSPAP is ontwikkeld met als doel het toegangspunt te worden voor de ontvangst van elektronische facturen van de overheid.

Het biedt overheidsdiensten die zijn aangesloten op het eSPAP-platform de mogelijkheid om elektronische facturen van hun leveranciers te ontvangen en voorziet in monitoring-, validatie- en verwerkingsmechanismen in hun eigen boekhoudsystemen.

Overheidsdiensten en -instellingen hadden tot 18/04/2020 de tijd om hun informatiesystemen aan te passen aan het e-facturatiemodel. Sindsdien is de Portugese overheid klaar om elektronische facturen te ontvangen in het kader van het B2G-factuurproject.

eSPAP - Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, coördineert de implementatie van elektronische facturatie in het openbaar bestuur. Decreet 123/2018 van 20 december 2018 verleent eSPAP alle bevoegdheden om de technische en functionele vereisten voor de implementatie van e-facturatie met overheidsdiensten in Portugal te regelen.

De organisaties die verbinding moeten maken met eSPAP om elektronische facturen te ontvangen, zijn organisaties die worden beheerd door de overheid en openbare instellingen. Andere lokale overheidsinstanties kunnen ervoor kiezen om hun eigen platform te ontwikkelen, zoals ziekenhuizen, gemeentehuizen, rechtbanken, enz.

In het geval van overheidsdiensten en instellingen, die verplicht zijn om het eSPAP-platform te gebruiken, zijn er twee opties. De eerste is om facturen automatisch naar dit platform te sturen via het Web Service-protocol. Aan de andere kant is er ook de mogelijkheid om dit handmatig te doen via een portaal van eSPAP, dat meestal meer wordt gebruikt door belastingplichtigen met lage factuurvolumes. De andere administraties kunnen beslissen welk platform ze gebruiken, of het nu gaat om eSPAP of een ander systeem.

In 2026 moeten grote ondernemingen die aan Portugese overheidsinstanties leveren, gestructureerde elektronische facturen uitreiken overeenkomstig de vereisten van het wetboek voor overheidsopdrachten. Deze verplichting kan ook gelden voor buitenlandse leveranciers die als contractpartij deelnemen aan Portugese overheidsopdrachten.

Micro-ondernemingen en kmo's mogen tot en met 31 december 2026 alternatieve facturatiemethoden blijven gebruiken. Als geen nieuwe verlenging wordt goedgekeurd, moeten zij vanaf 1 januari 2027 overstappen op gestructureerde elektronische B2G-facturatie.

Nee. In Portugal bestaat nog geen algemene verplichting om gestructureerde elektronische facturen te gebruiken bij transacties tussen particuliere ondernemingen. Ondernemingen mogen facturen op papier, als PDF of in andere elektronische formaten blijven uitwisselen, mits zij aan de toepasselijke fiscale vereisten voldoen.

Hoewel elektronische B2B-facturatie niet verplicht is, moeten ondernemingen de factuurgegevens aan de Portugese belasting- en douaneautoriteit rapporteren en, indien van toepassing, voldoen aan de vereisten voor gecertificeerde software, de ATCUD, de QR-code en SAF-T PT.

Ja. Tot en met 31 december 2026 worden facturen in PDF-formaat voor alle doeleinden van de Portugese belastingwetgeving als elektronische facturen aanvaard.

De fiscale geldigheid van een PDF betekent echter niet dat dit formaat automatisch aan de vereisten voor elektronische B2G-facturatie voldoet. Ondernemingen die in het kader van overheidsopdrachten al gestructureerde facturen moeten uitreiken, moeten de formaten en kanalen gebruiken die de ontvangende instantie voorschrijft.

Vanaf 1 januari 2027 moeten elektronische facturen, als geen nieuwe verlenging wordt goedgekeurd, de authenticiteit van hun herkomst en de integriteit van hun inhoud waarborgen via mechanismen die volgens de Portugese wetgeving zijn toegestaan, zoals een gekwalificeerde elektronische handtekening, een gekwalificeerd elektronisch zegel of een systeem voor elektronische gegevensuitwisseling.

Of elektronische facturatie in Portugal verplicht is, hangt af van het soort transactie en de grootte van de onderneming. In de B2G-sector moeten grote ondernemingen gestructureerde elektronische facturen uitreiken wanneer zij overheidsinstanties factureren in het kader van overheidsopdrachten. Voor kmo's en micro-ondernemingen geldt tot en met 31 december 2026 een overgangsregeling. Voor B2B- en B2C-transacties bestaat nog geen algemene verplichting om gestructureerde elektronische facturen te gebruiken.