Fatura eletrónica e declaração de impostos em Portugal

Atualmente, a fatura eletrónica é obrigatória para todas as empresas que tenham de faturar junto das administrações do setor público de Portugal. A aplicação da normativa de fatura eletrónica começou em abril de 2020 e a implementação foi-se alargando de forma gradual a todas as empresas portuguesas, afetando também os fornecedores de outros países.

O sistema de fatura eletrónica em Portugal é descentralizado. Isso quer dizer que, ao contrário de outros países, as administrações públicas podem escolher a solução de faturação eletrónica que melhor se adapta às suas necessidades, sempre que cumpram os formatos de fatura eletrónica e os padrões estabelecidos pela normativa local.

A eSPAP disponibiliza uma solução (Portal FE-AP) para a implementação do modelo eletrónico em Portugal, habilitando um canal de comunicação para o envio das faturas para administrações e organismos públicos. Os institutos públicos e a administração direta do governo utilizarão esta plataforma como canal de receção das faturas dos seus fornecedores. Outros organismos públicos poderão aderir ao serviço eSPAP de forma voluntária, embora possam decidir implementar os seus próprios canais de comunicação em função das suas necessidades particulares.

É o portal de faturação eletrónica na Administração Pública desenvolvido pela eSPAP com o objetivo de se converter no ponto de entrada para a receção de faturas eletrónicas da Administração Pública.

Oferece às administrações públicas conectadas à plataforma da eSPAP a possibilidade de receber faturas eletrónicas dos seus fornecedores e disponibiliza mecanismos de monitorização, validação e processamento nos seus próprios sistemas contabilísticos.

As administrações e os institutos públicos tinham como prazo 18/04/2020 para adaptar os seus sistemas de informação ao modelo de fatura eletrónica. Desde então, a administração pública portuguesa está preparada para a receção de faturas eletrónicas, em conformidade com o projeto de fatura B2G.

A eSPAP - Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública - coordena a implementação da Fatura Eletrónica na Administração Pública. O Decreto 123/2018 de 20 de dezembro outorga à eSPAP todas as competências para regular os requisitos técnicos e funcionais da implementação da fatura eletrónica junto das administrações públicas em Portugal.

As organizações obrigadas a conectar-se à eSPAP para receber faturas eletrónicas são as entidades geridas pelo governo e os institutos públicos. Outros organismos públicos locais podem optar por desenvolver a sua própria plataforma, como hospitais, câmaras municipais, comarcas, etc.

No caso das administrações e institutos públicos, que estão obrigados a utilizar a plataforma eSPAP, há duas opções. A primeira é enviar as faturas para esta plataforma de forma automática, através do protocolo Web Service. Por outro lado, também existe a possibilidade de o fazer manualmente através de um portal facultado pela eSPAP, normalmente mais utilizado por contribuintes com volumes baixos de faturas. As restantes administrações podem decidir que plataforma utilizar, se a eSPAP ou qualquer outro sistema.

Durante 2026, as grandes empresas que atuam como fornecedoras das administrações públicas portuguesas devem emitir faturas eletrónicas estruturadas em conformidade com os requisitos do Código dos Contratos Públicos. Esta obrigação também pode abranger fornecedores estrangeiros que participem como cocontratantes em contratos públicos portugueses.

As microempresas e as PME podem continuar a utilizar mecanismos de faturação alternativos até 31 de dezembro de 2026. Se não for aprovada uma nova prorrogação, terão de se adaptar à fatura eletrónica B2G estruturada a partir de 1 de janeiro de 2027.

Não. Em Portugal ainda não existe uma obrigação geral de utilizar fatura eletrónica estruturada nas operações entre empresas privadas. As empresas podem continuar a trocar faturas em papel, PDF ou noutros formatos eletrónicos, desde que cumpram os requisitos fiscais aplicáveis.

Embora a fatura eletrónica B2B não seja obrigatória, as empresas devem comunicar os dados das faturas à Autoridade Tributária e Aduaneira e cumprir, quando aplicável, as obrigações relativas ao software certificado, ao ATCUD, ao código QR e ao SAF-T PT.

Sim. Até 31 de dezembro de 2026, as faturas em formato PDF são aceites como faturas eletrónicas para todos os efeitos previstos na legislação fiscal portuguesa.

Contudo, a validade fiscal do PDF não significa que este formato cumpra automaticamente os requisitos da fatura eletrónica B2G. As empresas que já estejam obrigadas a emitir faturas estruturadas no âmbito de contratos públicos devem utilizar os formatos e canais exigidos pela entidade destinatária.

A partir de 1 de janeiro de 2027, se não for aprovada uma nova prorrogação, as faturas eletrónicas terão de garantir a autenticidade da sua origem e a integridade do seu conteúdo através de mecanismos admitidos pela legislação portuguesa, como uma assinatura eletrónica qualificada, um selo eletrónico qualificado ou um sistema de intercâmbio eletrónico de dados.

A obrigatoriedade da fatura eletrónica em Portugal depende do tipo de operação e da dimensão da empresa. No âmbito B2G, as grandes empresas devem emitir faturas eletrónicas estruturadas quando faturam às administrações públicas no contexto de contratos públicos. As PME e as microempresas beneficiam de um regime transitório até 31 de dezembro de 2026. Nas operações B2B e B2C ainda não existe uma obrigação geral de utilizar fatura eletrónica estruturada.