Voltar ao mapaFatura eletrónica e e-Reporting na Polónia
A Polónia implementará a faturação eletrónica B2B obrigatória numa base faseada em 2026 através do Sistema Nacional de Faturação Eletrónica (KSeF). No dia 8 de maio de 2025, o Ministério das Finanças publicou o projeto de regime FA(3), que substituirá o FA(2) a partir de janeiro de 2026. No B2G, as administrações públicas recebem faturas eletrónicas desde 2019 e a sua apresentação pelos fornecedores é voluntária.
Caraterísticas da faturação eletrónica na Polónia
O modelo polaco baseia-se em clearance para B2B: as faturas estruturadas são enviadas ao KSeF para validação e obtenção de um identificador único (KSeF ID). No contexto B2G, a troca é efetuada em conformidade com a UBL 2.1/Peppol BIS 3.0 através da plataforma pública relevante.
Obrigatoriedade
- B2G: Desde 2019, as administrações públicas devem poder receber e gerir faturas eletrónicas, cujo envio pelos fornecedores é voluntário.
- B2B: Obrigatório em duas fases através do KSeF:
- 1 de fevereiro de 2026: grandes contribuintes (>200 milhões de PLN/ano).
- 1 de abril de 2026: todos os outros contribuintes.
Formato da fatura
- B2B (KSeF): Fatura estruturada em XML de acordo com a FA(2) (vigente) e transição para FA(3) (projeto publicado em maio de 2025, aplicável a partir de janeiro de 2026).
- B2G: UBL 2.1 e Peppol BIS 3.0.
Assinatura eletrónica
A assinatura eletrónica não é obrigatória para as faturas estruturadas enviadas através do KSeF. No entanto, as mensagens e declarações fiscais associadas a outros processos podem exigir assinaturas qualificadas, segundo o caso.
Armazenamento
O KSeF funciona como um repositório e permite consultar e transferir faturas durante 10 anos. Além disso, os contribuintes devem conservar a documentação em conformidade com a regulamentação contabilística e fiscal. O período mínimo geral é de 5 anos.
Procedimentos administrativos requeridos
- Registo e configuração de credenciais de acesso ao KSeF (API ou aplicação do contribuinte).
- Adaptação dos sistemas de emissão/receção ao regime FA(3) e à API KSeF 2.0.
- Procedimentos internos para o funcionamento em caso de contingência (modo offline) e gestão dos avisos de receção.
Controlo fiscal
O KSeF valida cada fatura e emite confirmações (atribuição de ID KSeF e carimbo de data/hora, rejeição, indisponibilidade). O controlo contínuo melhora a rastreabilidade e reduz os riscos de erros e fraudes.
Próximas datas em Polónia
Sistema Nacional de Faturação Eletrónica – KSeF
O KSeF é a plataforma central de envio e receção de faturas estruturadas. As empresas enviam as suas faturas para o KSeF, que atribui uma ID KSeF e disponibiliza os documentos para consulta/transferência (original ou PDF). Inclui avisos automáticos de receção, rejeição ou indisponibilidade do sistema.
FA(3) e KSeF 2.0: etapas e calendário
- 8 de maio de 2025: projeto de regime FA(3).
- Junho de 2025: documentação do KSeF 2.0 (esquema FA(3), API atualizada, calendário de testes).
- 30 de setembro de 2025: abertura do ambiente de teste da API KSeF 2.0.
- Novembro de 2025: versão de teste da aplicação KSeF 2.0 para contribuintes.
- Janeiro de 2026: entrada em vigor do regime FA(3) (substitui o FA(2)).
- 1 de fevereiro e 1 de abril de 2026: início escalonado da obrigatoriedade B2B.
Alterações regulamentares anunciadas
- Utilização voluntária do modo offline até ao final de 2026.
- Possibilidade opcional de emitir faturas B2C através do KSeF.
- Inclusão de anexos nas faturas no KSeF, sem restrições setoriais.
- As faturas de baixo valor (≤450 PLN por fatura ou ≤10 000 PLN/mês) poderão continuar a ser emitidas na forma atual até 30 de setembro de 2026.
- Diferimento até 31 de julho de 2026 da obrigação de fornecer o número KSeF nos pagamentos (incluindo o pagamento fracionado) e das sanções por incumprimento.
- Novo regulamento (substitui 27/12/2021) que abrangerá os códigos QR, o acesso em duas fases e os processos de certificação interna.
- Período de carência: sem coimas por erros formais até ao final de 2026.
- Introdução do "modo offline24" para emitir a fatura no dia seguinte em casos específicos.
Próximas datas em Polónia
Relatórios SAF-T na Polónia (KAS)
Os ficheiros SAF-T (JPK) são enviados em XML para a autoridade fiscal KAS. São obrigatórios o JPK_VAT e, gradualmente desde 2025, o JPK_CIT. Ambos devem ser assinados com assinatura eletrónica qualificada e conservados durante 5 anos.
JPK_VAT
- Obrigatório para todas as empresas desde 1 de outubro de 2018.
- Substitui declarações como VAT-7, VAT-7K, VAT-27, VAT-ZT, VAT-ZZ e VAT-ZD.
- Envio até ao dia 25 de cada mês.
- Duas modalidades: JPK_V7M (mensal) e JPK_V7K (trimestral).
JPK_CIT (novo)
- Resulta da divisão da JPK_KR em duas: JPK_KR_PD (livros-razão PIT/CIT) e JPK_ST_KR (ativos fixos e intangíveis).
- Obrigatório numa base anual, aplicação faseada a partir de 1 de janeiro de 2025.
- Desde 31/12/2024: entidades com receitas > 50 milhões de euros e grupos fiscais (PGK).
- Desde 31/12/2025: outros contribuintes de IRC e IRS obrigados ao JPK_VAT.
- A partir de 31/12/2026: todos os outros contribuintes de IRC e IRS, independentemente da sua dimensão.
Outros ficheiros JPK a pedido (auditoria)
Os ficheiros JPK_FA, JPK_FA_RR, JPK_MAG, JPK_KR, JPK_WB, JPK_EWB, JPK_PKPiR, entre outros, devem poder ser gerados e apresentados eletronicamente quando tal for exigido pela autoridade.
Próximas datas em Polónia
Consultar as perguntas mais frequentes
Em seguida, apresentamos algumas das perguntas mais frequentes sobre o sistema de faturação eletrónica na Polónia.
Quando começa a obrigação de faturação eletrónica B2B na Polónia?
Em duas fases: 1 de fevereiro de 2026 para os grandes contribuintes (>200 milhões de PLN/ano) e 1 de abril de 2026 para os restantes.
Que esquema técnico será utilizado para as faturas B2B?
O regime FA(3) (publicado em projeto em maio de 2025) substituirá o FA(2) a partir de janeiro de 2026.
É obrigatória a assinatura eletrónica no KSeF?
Para as faturas estruturadas enviadas para o KSeF, a assinatura não é obrigatória. A assinatura qualificada pode ser exigida noutros relatórios (por exemplo, SAF-T).
Durante quanto tempo estarão as faturas disponíveis no KSeF?
O KSeF conserva as faturas durante 10 anos. Além disso, o contribuinte deve conservar os seus próprios registos em conformidade com a regulamentação (mínimo geral de 5 anos).
O que é o modo offline e o modo offline24?
O modo offline permite emitir em contingência sem ligação direta ao KSeF. O modo offline24 permite emitir a fatura no dia seguinte em casos específicos. A sua utilização voluntária será possível até ao final de 2026.
Que obrigações SAF-T são aplicáveis na Polónia?
O JPK_VAT é mensal (ou trimestral no caso do JPK_V7K) e o JPK_CIT é anual desde 2025, com uma implementação gradual por dimensão do contribuinte. Ambos são apresentados em XML, assinados e conservados durante um período mínimo de 5 anos.
Próximas datas em Polónia
Conteúdo Relacionado
WebinarUma plataforma. Infinitas soluções.
Contacte os nossos especialistas e esclareça todas as suas dúvidas sobre como adaptar o seu negócio a qualquer sistema de EDI, fatura eletrónica e reporting fiscal no mundo.
Soluções SaaS de desenvolvimento próprio
Serviço de apoio ao cliente internacional
Garantia de 99,9% de disponibilidade
Serviços geridos
Certificações e normas internacionais
Manutenção de fluxos de integração
Vamos conversar?
