Retour à la carteFacturation électronique et e-Reporting en Pologne
La Pologne mettra en œuvre la facturation électronique B2B obligatoire de manière progressive en 2026 par le biais du système national de facturation électronique (KSeF). Le 8 mai 2025, le ministère des Finances a publié le projet de schéma FA(3), qui remplacera FA(2) à partir de janvier 2026. Dans le secteur B2G, les administrations publiques reçoivent des factures électroniques depuis 2019 et l'envoi par les fournisseurs est volontaire.
Caractéristiques de la facturation électronique en Pologne
Le modèle polonais est basé sur le clearance pour le B2B : les factures structurées sont envoyées au KSeF pour validation et obtention d'un identifiant unique (KSeF ID). Dans le contexte B2G, l'échange a lieu conformément à UBL 2.1/Peppol BIS 3.0 via la plateforme publique correspondante.
Utilisation obligatoire
- B2G : À partir de 2019, les administrations publiques devront être en mesure de recevoir et de gérer des factures électroniques ; l'envoi de ces factures par les fournisseurs est facultatif.
- B2B : Obligatoire en deux phases via le KSeF :
- 1er février 2026 : gros contribuables (>200 millions PLN/an).
- 1er avril 2026 : tous les autres contribuables.
Format de la facture
- B2B (KSeF) : Facture structurée en XML conformément à FA(2) (actuel) et transition vers FA(3) (projet publié en mai 2025, applicable à partir de janvier 2026).
- B2G : UBL 2.1 et Peppol BIS 3.0.
Signature électronique
La signature électronique n'est pas obligatoire pour les factures structurées envoyées via le KSeF. Toutefois, les messages et les déclarations fiscales liés à d'autres processus peuvent nécessiter des signatures qualifiées, le cas échéant.
Archivage électronique
KSeF agit comme un référentiel et vous permet de consulter et de télécharger des factures pendant 10 ans. En outre, les contribuables doivent conserver la documentation conformément aux règles comptables et fiscales ; la période minimale générale est de 5 ans.
Formalités administratives requises
- Enregistrement et configuration des informations d'identification pour l'accès à KSeF (API ou application pour les contribuables).
- Adaptation des systèmes d'émission/réception au système FA(3) et à l'API KSeF 2.0.
- Procédures internes pour les opérations de secours (mode hors ligne) et la gestion des accusés de réception.
Contrôle fiscal
KSeF valide chaque facture et émet des accusés de réception (attribution de l'ID KSeF et de l'horodatage, rejet, indisponibilité). Le contrôle continu améliore la traçabilité et réduit les risques d'erreurs et de fraudes.
Prochaines dates en Pologne
Système national de facturation électronique - KSeF
KSeF est la plateforme centrale pour l'envoi et la réception de factures structurées. Les entreprises envoient leurs factures au KSeF, qui leur attribue un identifiant KSeF et met les documents à disposition pour consultation/téléchargement (original ou PDF). Comprend des accusés de réception automatiques, des rejets ou l'indisponibilité du système.
FA(3) et KSeF 2.0 : étapes et calendrier
- 8 mai 2025 : projet du schéma FA(3).
- Juin 2025 : documentation KSeF 2.0 (schéma FA(3), API mise à jour, calendrier des tests).
- 30 septembre 2025 : ouverture de l'environnement de test de l'API KSeF 2.0.
- Novembre 2025 : version test de l'application KSeF 2.0 pour les contribuables.
- Janvier 2026 : entrée en vigueur du schéma FA(3) (remplace FA(2)).
- 1er février et 1er avril 2026 : début échelonné de l'utilisation obligatoire B2B.
Changements réglementaires annoncés
- Utilisation volontaire du mode hors ligne jusqu'à la fin de 2026.
- Possibilité optionnelle d'émettre des factures B2C via KSeF.
- Inclusion de pièces jointes aux factures dans le KSeF, sans restrictions sectorielles.
- Les factures de faible valeur (≤450 PLN par facture ou ≤10 000 PLN/mois) peuvent continuer à être émises sous la forme actuelle jusqu'au 30 septembre 2026.
- Report au 31 juillet 2026 de l'obligation de fournir le numéro KSeF dans les paiements (y compris le paiement fractionné) et des sanctions en cas de non-respect.
- Nouveau règlement (remplace celui du 27/12/2021) qui couvrira les codes QR, l'accès en deux étapes et les processus de certification interne.
- Délai de grâce : pas d'amende pour les erreurs formelles jusqu'à la fin de l'année 2026.
- Introduction du « mode offline24 » pour émettre la facture le jour suivant dans des cas spécifiques.
Prochaines dates en Pologne
Rapports SAF-T en Pologne (KAS)
Les fichiers SAF-T (JPK) sont envoyés en XML à l'autorité fiscale KAS. JPK_VAT et, progressivement à partir de 2025, JPK_CIT sont obligatoires. Ces deux documents doivent être signés à l'aide d'une signature électronique qualifiée et conservés pendant cinq ans.
JPK_VAT
- Obligatoire pour toutes les entreprises à partir du 1er octobre 2018.
- Il remplace les déclarations telles que VAT-7, VAT-7K, VAT-27, VAT-ZT, VAT-ZZ et VAT-ZD.
- Envoyé avant le 25 de chaque mois.
- Deux modalités : JPK_V7M (mensuel) et JPK_V7K (trimestriel).
JPK_CIT (nouveau)
- Cela découle de la division en deux de JPK_KR : JPK_KR_PD (registres comptables selon PIT/CIT) et JPK_ST_KR (immobilisations corporelles et incorporelles).
- Obligatoire sur une base annuelle, mise en œuvre progressive à partir du 1er janvier 2025.
- À partir du 31/12/2024 : entités dont les revenus sont supérieurs à 50 millions d'euros et groupes fiscaux (PGK).
- À partir du 31/12/2025 : les autres contribuables CIT et PIT sont obligés d'appliquer JPK_VAT.
- À partir du 31/12/2026 : tous les autres contribuables CIT et PIT, quelle que soit leur taille.
Autres fichiers JPK sur demande (audit)
JPK_FA, JPK_FA_RR, JPK_MAG, JPK_KR, JPK_WB, JPK_EWB, JPK_PKPiR, entre autres, doivent pouvoir être générés et soumis électroniquement lorsque l'autorité l'exige.
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Foire Aux Questions
Voici quelques-unes des questions les plus fréquemment posées sur le système de facturation électronique en Pologne.
Quand l'obligation de facturation électronique B2B commence-t-elle en Pologne ?
En deux phases : Le 1er février 2026 pour les gros contribuables (> 200 millions PLN/an) et le 1er avril 2026 pour les autres.
Quel schéma technique sera utilisé pour les factures B2B ?
Le schéma FA(3) (dont le projet a été publié en mai 2025) remplacera FA(2) à partir de janvier 2026.
La signature électronique est-elle obligatoire dans le KSeF ?
Pour les factures structurées envoyées au KSeF, la signature n'est pas obligatoire. Une signature qualifiée peut être requise pour d'autres rapports (par exemple SAF-T).
Pendant combien de temps les factures seront-elles disponibles sur KSeF ?
Le KSeF conserve les factures pendant 10 ans ; en outre, le contribuable doit conserver ses propres registres conformément à la réglementation (minimum général de 5 ans).
Qu'est-ce que le mode hors ligne et le mode offline24 ?
Le mode hors ligne vous permet d'émettre en cas d'urgence sans connexion directe au KSeF ; le mode offline24 vous permet d'émettre la facture le jour suivant dans des cas spécifiques. Son utilisation volontaire sera possible jusqu'à la fin de l'année 2026.
Quelles sont les obligations SAF-T applicables en Pologne ?
JPK_VAT est mensuel (ou trimestriel dans JPK_V7K) et JPK_CIT sera annuel à partir de 2025, avec une mise en œuvre progressive en fonction de la taille du contribuable. Ces deux documents sont soumis en format XML, signés et conservés pendant au moins cinq ans.
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